我国地质资料向“单轨制”转型前景及面临问题分析

齐钒宇，李晓蕾，商云涛

(1.中国地质调查局发展研究中心，北京 100037；2.全国地质资料馆，北京 100037)

地质资料具有档案属性，是一种特殊的专业类科技档案[1]。目前，我国地质资料在汇交、管理等业务工作采用档案领域相关理论和标准。2016年国家档案局开始部署在有条件的部门开展电子档案单套制(即电子设备生成的档案仅以电子方式保存)、单轨制(即不再生成纸质档案)管理试点[2]。相对于以往地质资料“双轨制”，“单轨制”理论研究及实践相对匮乏，要完成地质资料“双轨制”向“单轨制”的转型尚需时日。本文基于地质资料业务领域，探讨地质资料向“单轨制”转型的前景及面临的问题。

1 我国地质资料运行的“双轨制”模式

随着计算机技术和信息技术的发展，我国地质资料已经历了由纸质资料为主，到纸电并行的阶段。截至目前，我国地质资料运行使用“双轨制”模式，即地质资料在验收、汇交、管理和服务的运行过程中，纸质资料和电子资料同步随业务流程运转。地质资料运行过程中，纸质资料和电子资料处于同等地位，均需经历接收、验收等业务工作流程，最终归档是纸质资料和电子资料两份保存，备份是多份纸质资料和电子资料同时备份。

2 “双轨制”模式存在的问题和不足

1) 造成资源浪费。随着计算机的普及，绝大部分地质资料原生形态就是数字化的，将这些生而数字化的地质资料打印成多份纸质地质资料，再进行汇交、验收、归档、备份等地质资料业务环节，大量的纸张被浪费使用。在提倡环境保护和节约的当今，地质资料“双轨制”的弊端就在于地质资料业务工作流程中大量环节需要的打印成册，这样造成了资源的浪费。

2) 纸介质的局限性。地质工作原始记录和成果是一个多维度多形式的信息复合体，包括相互关联的报告、文献、表格、数据和数据库、图形等。纸介质资料更像是一个压缩版，将多维度立体的过程记录和成果，简单的压制成一个传统的纸介质资料，失去了地质资料原本的特性，也失去了地质资料间的关联关系。同时，根据全国地质资料服务统计，电子地质资料已占据地质资料服务的绝对地位，纸质地质资料在服务过程中的比例逐年减少，这也说明了纸质地质资料在服务过程的作用逐渐变小。

3) 增加工作量及成本。地质资料“双轨制”运行意味着每份文件从制作、评审、传输、验收到归档、备份等环节，都是需要电子和纸质两个版本同时存在并运转。相对于传统纸质文件运行模式，双轨运行增加了电子版本的办理及管理的工作量。同时，也降低了工作效率[3]。

4) 纸质资料保存要求高，不利于长期保存。作为纸质档案，其保存过程需要很苛刻的保存条件。我国历史上很早就有档案记录，目前能保存的时间久的档案材料均是非纸质的，而纸质档案保存下来的也就一二百年，可见纸质资料保存时间短的特性。其次，纸质资料保存过程中对温度、湿度要求也较高，常温下保存时间短。此外，地质资料中图件在喷墨且无覆膜的情况下，保存周期与保存状况也十分堪忧，需要定期进行更加复杂和昂贵的纸质地质资料修复工作。

5) 纸质资料占用资源高。对于地质资料馆而言，两套并存，无疑将大量增加了库房占用量。而对纸质资料库房的投入，不仅仅是排架，防水、防潮、防火、防虫等投入量也是巨大的。长此以往，随着地质资料汇交量逐年增长，排架和库房均随之增长，无疑会造成库房使用的紧张，不仅增加地质资料管理部门的经济负担，也不利于地质资料的长期可持续发展[4]。

3 国外“单轨制”研究进展

目前，国外“单轨制”理论研究和技术实践均取得实质性进展，具有代表性的是澳大利亚数字连续性政策和美国生命周期理论。

3.1 澳大利亚数字连续性政策

2011年7月，澳大利亚政府为提髙政府工作效率发布了《政府数字转型政策》(The Government’s Digital Transition Policy)，旨在敦促澳大利亚政府机构转向以数字化形式进行文件管理，要求2015年后原生形态是电子形式的文件将只以电子形式移交至国家档案馆。这意味着政府机构的绝大部分文件将以数字形式创建、保存和管理，不再形成新的纸质文件，以实现澳大利亚政府机构文档管理的全面电子化[5-6]。

对于档案与地质资料管理的单轨制，其理论基础就是数字连续体理论，其要点为信息要有价值；信息要以数字化形式保存；信息、系统及业务过程要能互操作。

澳大利亚第一个行动计划出台于2011年。2015年发布最新的《数字连续性2020》，它的顶层设计更加充分，且政策不断更新，显现了由信息管理转向信息治理乃至政府治理的趋向，政策框架更加完善，增加原则与案例研究两大维度。

目前，在澳大利亚联邦档案馆的指导下，澳大利亚联邦法院、澳大利亚地球科学公司、澳大利亚渔业管理局等多家政府机构和公司基于数字连续体理论，实现了业务档案全流程“单轨制”运转。

3.2 美国生命周期理论

美国档案领域更加遵循文件生命周期管理理论，与数字连续性背后的文件连续体理念有相异之处，没有提出数字连续性战略与计划。美国档案领域更加强调前端控制与全程管理，在数字基础设施、无纸办公、数字保存、开发与利用等方面发布了一系列战略、计划与规范，旨在建立国家信息资源全流程创新生态系统。总的来说，美国相关政策覆盖了从数字形成、流通、管理、保存到处置、开发及利用的全生命周期流程，其目标与数字连续性保障信息的长久可用是一致的[7]。

美国NASA在1998年为数字保存和长期利用开启ERA项目的研究，美国国会图书馆在2000年启动国家数字信息基础设施和保存项目，旨在为未来保存数字内容做好理论与技术基础。2012年，美国总统奥巴马签署文件管理指令，要求联邦政府在2019年12月31日之前实现无纸办公，保证以电子形式管理所有永久保存的文件，本质上就是数字连续性所要求的以数字形式形成、管理、保存与利用信息。

4 “双轨制”模式向电子文件“单轨制”的转变前景

从社会和技术发展的角度来看，地质资料“双轨制”模式向“单轨制”模式转变是必然的。

1) 经济角度。纸质地质资料业务流转过程复杂，期间需要多次、多份打印地质资料，还需运输、异地备份等大量费用支出。此外，纸质地质资料在利用、存储、查询、统计、服务等方面需要耗费大量人力、物力和财力，增加了工作强度和经济成本。

2) 技术发展角度。纸质地质资料是纸张、印章和签字的结合，有极强的安全性和凭证性，这也是目前档案“双轨制”无法转型成“单轨制”的重要原因之一。但随着科学技术的发展，电子文件在可信仓储、长期保存等技术方面有着突飞猛进的进展，这也为地质资料“单轨制”铺平了道路。随着人工智能技术的发展，批量检查和验收电子资料的时代可期，这也将使地质资料“单轨制”转型成为必然。

3) 可持续发展角度。地质资料“单轨制”让地质资料走上可持续发展的道路。目前，库房紧张是各专业、各级档案馆均面临的问题。绝大部分档案馆中资料均是永久保存的，这也导致了库房只进不出。各个档案馆只能通过年年增加排架、租用库房等形式来解决这一问题，但却无法根治。地质资料“单轨制”将有效解决资料库房紧张这一问题，让地质资料发展走上可持续发展的道路。

4) 社会发展角度。时代在发展，社会在进步。人类历史上记录档案的载体很多，从远古结绳记事、甲骨、青铜器、简牍、缣帛、纸张[8]，到当代的数字化记录载体，档案记录载体随着社会发展而改变。当今社会，是信息技术高速发展的时代，也是档案载体改变的重要转折点。

5 我国地质资料实行“单轨制”面临问题

5.1 完善的顶层设计和政策法规体系

无论是地质资料还是档案，想要推进“单轨制”，势必先要学习澳大利亚国家档案馆，开展顶层设计的编写。完成顶层设计后，相应的政策法规将是“单轨制”必不可少的支撑。澳大利亚构建了完备的法规体系，包括法律法规、标准和指南等，用以推动数字转型政策的实施。首先，法律法规对电子文件证据效力予以认可，对相关主体的权利、义务进行规范；其次，指南工具则为机构科学地实施数字转型提供策略；最后，标准体系为机构具体操作提供基准，保证国家文件、档案信息资源的一致性和互通性。在我国现阶段的地质资料管理体制中，全国地质资料馆有带动省级馆藏机构业务工作的任务。省级馆藏机构业务工作水平参差不齐，需要完善的顶层设计和相应的政策法规做基础，指导其向“单轨制”的业务转型。

5.2 长期保存技术与可信数字仓储

与纸质资料一样，电子资料也面临着长期保存的问题。长期保存是电子文件进入档案管理阶段后的主要管理目的，对于地质资料馆藏机构，保存电子文件信息的期限通常是永久保存，所以长期保存技术对地质资料“单轨制”的实现起着至关重要的作用。地质资料长期保存需要关注技术变化的影响，包括新介质、载体及数据格式等。

可信数字仓储(Trustworthy Digital Repository，简称TDR)是负责数字资源长期、可靠的管理和维护的机构组织，它按照普遍接受的协议和标准设计完整的运行系统，制定切实可行的政策和实施方案，并且有持续的财政支持和规范的评价系统，能够为资源提供者和用户长期负责。数字档案馆本身是运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统，应当将其定位为适用于电子文件长期保存的可信数字仓储，它既是实体概念，也是系统概念[9-10]。

地质资料“单轨制”另一个技术难点是如何保证电子地质资料的可信度，换而言之，要确保电子地质资料在保存过程中未经过修改，是可信赖的数字资源。数字信息的特性决定了其存在的短暂性，长期保存难度较大，传统资源的保存方法难以应用于数字资源，并且随着数字信息的指数级增长，没有任何一个机构能够独自承担保存责任，需要众多机构、组织和个人共同参与。如何建立可靠安全的长期保存与可信数字仓储制度，是地质资料“单轨制”实现的重要技术保障。

6 结 语

综上所述，我们可以看出，“单轨制”是地质资料发展的方向，并已在世界上部分发达国家开展了相应的研究试点工作。我国档案界在“单轨制”问题上起步较晚，缺少明确的“单轨制”的研究和规划目标。相对于国外的档案界，我们需要更加认真的学习其理念及技术，确保我国档案界可以由“双轨双套制”向“单轨单套制”转型，节约社会成本，提高档案利用效率。如今是地质资料发展的转折时期，加强“单轨制”的研究及工作部署有益于地质资料未来的发展。在社会高速发展的今天，档案载体介质的升级势在必行，我们要与时俱进，不断创新，不能局限在守旧的档案保管思路中，争取在“单轨制”方面政策、技术走在世界前列。