87号令背景下的高校采购档案管理研究

梁梅

【摘 要】本文分析了在87号令颁布后采购档案工作存在需要注意和完善的地方，旨在更好地学习87号令对采购档案的新要求，更好地服务好高校采购工作。

【关键词】高校；采购档案；研究

2017年下半年财政部颁布了《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部87号令），对采购档案管理提出了多次强调和要求，其中第78条对采购人、采购代理机构“未妥善保存采购文件的”的情形给出了清晰的处罚措施。在《中华人民共和国政府采购法实施条例》中也要求建立采购人建立政府采购内控制度，档案管理无疑是内控制度中重要的一环。所以目前对高校政府采购檔案管理的规范化、制度化管理显得尤其重要，加之高校政府采购项目多、专业性强、金额较大，档案管理中资料的完整性要体现出采购项目实施过程中公开、公平、公正、诚实信用原则。

一、87号令背景下采购档案管理存在的问题

（一）档案管理人员对财政部87号令的学习不够

87号令较之前适用的财政部18号令出现了很大变化，特别是在招标采购中采购人的资格审查由采购人自己完成，且采购人、采购代理机构不得将投标人的注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等规模条件作为资格要求或者评审因素，也不得将除进口货物以外的生产厂家授权、承诺、证明、背书等作为资格条件，对投标人实行差别待遇或者歧视待遇。这就要求我们采购档案工作中对资格审查材料归档要全面，除了要有采购人的资格设置条件外，还得要将资格审查评审情况进行认真收集。财政部94号令《政府采购质疑与投诉办法》自2018年3月1日起实施，潜在供应商的质疑与投诉越来越多，完善的归档资料对处理质疑与投诉显得尤其重要。

（二）强化高校政府采购内控制度的调整与完善

随着2017年10月1日87号令的实施，政府采购归档资料进一步明确，如第14条邀请招标过程中的随机抽取专家，提出“随机抽取供应商时，应当有不少于两名采购工作人员在场监督，并形成书面记录，随采购文件一并存档”，这就要求我们的归档内容进一步细化和明确，档案管理应体现整个采购过程的各环节，做到无遗漏。另在采购内控制度中要体现出不相容职务分离和授权审批情况，项目实施的每一步应该体现出这两个原则。档案管理的登记统计、收集、归档、材料交接等均应有记录。特别是档案的统计和利用一直是我们原来制订制度时的薄弱环节，无论是处理质疑与投诉、后期同类项目的采购、资产配置标准的制订均需利用历史档案，这在我们内控制度中也应得以体现和详尽说明。

（三）对采购档案的真实性、完整性、安全保障应有明晰要求

采购的真实、完整应有完善资料体现，如挂网、开标、评标、定标、发出中标通知书、签订合同、退还投标保证金等均应有完整资料体现，档案的真实完整缺一不可，包括资格审查人员、专家委员会评委签名等缺一不可。另档案的安全保障也尤其重要，电子招标的电子资料，评标现场活动全程录音录像资料等妥善放置在防磁柜中，防止资料损坏与丢失，高校必须配置必要的电子采购档案存储硬件设备、环境，从物理层面保障电子档案的安全性。

（四）队伍建设保障程度低，档案人员专业性较差

高校兼职档案管理人员多，人员流动大，工作调整无工作交接，往往没有做到上不清下不接，许多资料在人员更新中流失与损毁。对档案管理人员没有定期培训制度和继续教育体系，特别是采购工作政策调整大，采购方式变化多样，导致归档范围和资料收集重点难以准确与明晰，加之还涉及到资料的利用，对档案管理人员要求更高，如何提高对采购档案的认知程度，保证第一时间可从档案中查询出所需资料显得尤其重要。

二、87号令背景下提高采购管理水平的对策

（一）加强档案人员对财政部87号令的学习

组织档案人员强化87号令的学习，重点领悟87号令政策的理解与运用，如87号令多处提到了档案管理，第45条指出“采购人可以在评标前说明项目背景和采购需求，说明应当提交书面材料，并随采购文件一并存档。”这对我们的归档工作提出了新的要求，该项目在什么条件下实施，项目背景和采购需求尤其重要，因为我们总是根据采购需求来确定投标企业资质要求和技术参数，根据项目背景来看实施的可操作性，这对我们是否可买到性价比高的适合需求的产品起着关键作用。第49条指出“采购人或者采购代理机构应当将变更、重新组建评标委员会的情况予以记录，并随采购文件一并存档。”是因为现在招标一旦挂网若因供应商质疑，我们在核实质疑后可能对项目进行澄清或变更，而这些澄清或变更资料同样是我们采购档案应当保存的重要依据，充分反应了我们的采购工作一定是在市场监督下阳光操作。第74条指出“采购人可以邀请参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与验收。参与验收的投标人或者第三方机构的意见作为验收书的参考资料一并存档。”所以若其他潜在供应商要求验收或者采购人要求其他供应商参与验收，我们在收集采购档案时一定要有齐全的验收报告，上面有要求参与验收供应商的认可意见，否则就是无效验收。故采购档案的归档范围在87号令出台后随着采购要求和特点的变化出现了新的规范，我们要组织档案人员及时学习来适应变化的政策。

（二）进一步调整完善政府采购内控制度

我们要严格授权审批制度和不相容职务分离的原则，调整完善高校政府采购内控制度，建立资料移交、收集、建档立卷、电子档案管理、查借阅制度、保密制度、销毁保管等制度，旨在更好地抓住档案管理的关键环节，堵住漏洞。如采购档案什么时候移交，什么时候组卷，查阅时应注意什么样的保密制度等等都是我们在制度中应落实的。科学编制采购档案的分类检索方式、目录。

（三）对采购档案的真实性、完整性、安全保障应有明确要求

采购工作从项目背景分析、需求论证、立项、挂网公示、开标、评标、中标公示、发出中标通知书、签订合同、退还投标保证金、履约验收等每个环节均应保证资料的真实性和完整性，如项目需求的资质要求和技术参数怎样来的，相关责任人是谁，注重采购档案的保密，避免商业机密泄漏，配齐相应的安全保管设施设备，如保密碎纸机的配置，档案借阅的审批流程的确定，复制档案应注意相关事项做出明确规定。

（四）强化采购档案人员队伍建设

素质提升人员是关键，首先要有一支专职的档案管理队伍，注重队伍中人员的设置无环节漏洞，保证每个环节均有专人负责，形成事事有人管，件件档案有人抓的良好局面；二是注重档案人员档案专业知识和其他相关知识的培训，如档案管理人员若对采购相关业务不熟悉不了解是管不好采购档案的，许多环节一定是在熟悉采购流程和采购原则的基础上管理的，业务不熟悉的话我们甚至对归档范围都不清楚，该存的档案游离于归档之外，所以一名优秀的档案人员应该是档案管理与业务管理两手抓；三是加强档案管理人员的继续教育和相关业务培训。如财政部87号令出来后，新的政策和规范对我们的采购档案管理工作会有新的要求，在此之下我们应该怎样做，政采项目变化多，特别是高校参数复杂，行业特殊，如何做到采购的高效和规范，档案管理也尤其重要；四是加强对档案管理人员档案利用意识的培养。档案归根到底是为了利用，所以应树立利用意识，让更多的部门在不断的档案利用中纠正错误，更好地做好服务。五是加强档案管理人员的协调和沟通意识和方法的培养。档案管理工作是多部门工作的总结，既是起点也是终点，按不相容职务分离原则档案管理工作是多部门在参与，所以档案管理人员应注重和多部门的协调和沟通，提高这方面的意识和能力。

总之，在87号令颁布的背景下，我们应学习规范，调整制度，更好地为高校采购工作服好务！

【参考文献】

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[3]. 田太福；高校仪器设备档案管理的探讨[J]；中国现代教育装备；2010年07期.