让医院档案管理紧跟“互联网+”步伐

文/蔡旻

“互联网+”时代来临，促进档案管理工作充分适应新时代发展要求，档案信息化、现代化管理是新时代要求之必然。

医院档案是医院珍贵的文化宝藏。它是医院历史进程中的原始记录和权威凭证，它从不同角度，全面、客观地反映了医院在各个不同历史时期、不同背景条件下所发生的事件、参与的活动、取得的成绩等，是历史的见证，为医院的改革发展、领导决策、医疗技术水平的提高以及医院的各项工作均提供了大量、准确的参考资料。因此，顺利开展档案管理工作，对医院的未来发展有着非常重要的意义。

进入“互联网+”时代，信息不断发展，对医院档案管理工作提出了更高的要求。如何对传统档案管理模式进行调整，推进档案的现代化、信息化管理，成为医院档案管理建设需要考虑的重要课题。

档案管理工作不足之处

现阶段下，我国医院档案管理工作存在诸多不足。首先，档案意识薄弱，档案管理机制不够完善。长期以来，医院人员对档案管理的意识相对薄弱，档案工作无法直接为医院创造经济效益，档案工作通常被认为是辅助性工作、是档案管理部门的工作等因素，导致了档案部门出现资金、物力、人力等投入较少的问题时有发生。在以往的档案管理工作开展的过程中，档案管理工作的开展缺乏一个科学有效的整体机制，相关档案信息资料在管理和控制上缺乏良好的规范性和有序性，相关管理部门的职责设置不够明确清晰，管理上也缺乏集中控制。这种机制上的不完善，进而造成了档案管理工作的开展秩序受到影响，管理状态存在一定的混乱现象影响了档案资料本身的真实性和价值，影响了档案管理工作自身的价值和实际作用的发挥。

其次，缺乏专业培训，档案管理人才匮乏。一家医院的档案管理工作也不是仅靠档案室人员就能顺利完成的，而目前的档案培训通常只针对档案室工作人员，对下一级档案管理人员的素质培养以及档案知识的培训往往被忽略，这也导致档案管理人员思想陈旧、管理知识落后，从而使得档案室在档案收集过程中存在诸多困难，原始资料的缺失也对医院档案全面性、规范性造成影响。

再次，硬件设施不全，档案管理平台建设不完善。目前各档案管理系统建设程度不一，多集中于传统的人工收集整理方法上，仅增加电子化搜索功能，信息收集的便捷性很低，同时，许多医院内部的硬件设施不全，严重影响了档案信息化管理工作的开展。

另外，数据整合不够，档案编研工作重视度不足。“互联网+”时代背景下，档案资料数量呈爆炸性增长，海量的数据资料，进行查阅时速度慢、效率低，而且不利于一些规律性的数据形成，对档案编制研究的重视度不足，如此就造成档案利用率偏低，导致无法充分发挥档案的价值。

助推档案管理现代化之策

针对以上医院档案管理存在的问题，笔者提出如下建议。

一是加强档案重要性宣传，提高认识，充分发挥档案管理的作用。事实上，受到各种因素的影响以及制约，医院档案管理工作实际上并没有充分发挥自身的价值，一些部门只有在需要档案的时候才想起档案工作。因此，明确档案工作的重要性，使医院各个层面人员充分认识档案工作与医院管理的密切关系，促进全员档案意识格局的形成，打开依法管档、科学管档的局面具有十分重要的意义。要加强医院内部对档案管理工作的管理意识，科学、系统地完成医院档案资源的管理工作，完成档案管理工作的开发利用，并充分利用现代化的技术手段，做好每一项工作。同时要加大对医院档案管理的实际投入，不断改善档案工作的环境，利用先进的科学技术，实现现代化的档案管理。

二是完善档案管理制度，实现档案一体化管理。首先，不断完善档案管理制度，在上级主管单位、院领导及档案部门负责人的指导下，明确档案的收集、整理、归档、利用等工作流程、方法和注意事项，并形成相应的规章制度，就档案管理工作环节的方方面面进行严格要求，让档案管理相关的工作人员在对档案管理的过程中能够有章可循。

三是设立档案管理三级网络，加强档案管理队伍建设。建立由分管院长统一领导、办公室主任或副主任负责、各科室负责人和专兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式，形成统一机构、统一领导、统一制度、统一管理的模式，对于贯彻政策精神、组织督促各职能部门的档案收集管理、保证档案安全及完整性方面都有着极大的便利，也为医院档案的开发利用提供了可靠依据。同时，档案管理人员的综合素质是档案管理效能有效提升的关键因素。因此，除了档案室工作人员专业知识素养的培训之外，档案网络化结构图内管理人员均应不定期参加档案专业知识培训，尤其是一些年龄相对较大的人员，让其全面认识到当前档案管理工作中信息化技术运用的重要性。开展网络化档案培训，运用医院现有在线培训系统增加档案相关知识培训，同时，根据档案管理工作的具体安排情况，针对性地设置档案管理技术培训工作，加入实践培训内容，从而让档案管理人员能够及时有效地掌控好档案管理效率。在开展档案管理技术培训的同时制定相关考核制度，对保证档案管理培训工作质量是非常关键的。

四是完善基础设施，优化档案管理信息平台。一方面随着现代化水平的不断提高，医院档案室档案基础设施的配备也应不断提高，如档案库房的管理系统、密集架、去湿设备等；另一方面要引进现代化计算机管理设备，用于各项档案业务的储存、阅读、检索、分析，从而能够节省大量时间及人力，提高工作效率，大量节省档案的保存空间，便于信息的保存，增加保密度。同时，可引入或与数据公司合作，设计优化档案管理信息平台，强化档案数据库建设，完成对各类档案信息的总结和归纳，将其纳入信息化管理范畴。此外，采用电子档案的形式对文件进行管理，可以使文件的准确性、完整性以及真实性得到更加长期有效的保证，对于医院自身的发展也有着重要的意义。

五大策略助推档案管理现代化

1 加强档案重要性宣传，提高认识，充分发挥档案管理的作用。

2 完善档案管理制度，实现档案一体化管理。

3 设立档案管理三级网络，加强档案管理队伍建设。

4 完善基础设施，优化档案管理信息平台。

5 运用大数据，积极开展档案编研工作。

此外，推进档案管理系统与办公自动化系统的接轨工作也尤为重要，通过有效的接轨方式让办公自动化过程中生成的电子文件信息直接转化为数字档案，大幅度提高档案管理工作的效率。当然，提高医院档案管理安全性措施也应十分重视，包括加强档案系统验证的严密性及信息的全面备份及监督工作。医院要加强计算机管理，完善办公软件，以便更好地为档案管理工作服务，使保存档案信息更加方便简单。档案部门可以应用一些增强网络信息安全的技术，比如防火墙技术、访问控制、入侵检测技术、数据加密、信息备份与恢复技术等。同时，也可以使用一些网络产品，比如DG图文档加密、VPN系统等产品，增加档案的保密程度。

五是运用大数据，积极开展档案编研工作。大数据时代，高效联通的数据传输为档案编研工作提供了更好的发展平台，对档案进行分类整理，对信息资源进行高度整合，提升档案管理工作的效率，让档案的价值得到充分发挥。

总之，医院档案管理工作的现代化发展，需要在先进的信息化技术和相关设备的基础上，通过创新管理理念、规范管理工作流程、加强档案管理人员综合素质等措施共同实现，以充分发挥档案管理工作的价值，促进医院各项工作的进一步提高。