基于内部控制的公立医院固定资产管理的岗位风险分析

许 峰 骆希青 殷鹏宇

[文章编号] 1672-8270(2018)08-0115-05 [中图分类号] R-05 [文献标识码] A

2012年《关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知(试行)》出台，随后《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》等一系列制度相继出台，在现行的行政事业单位内部控制政策的背景下，公立医院作为行政事业单位逐步开展了内部控制体系建设。本研究将重点分析固定资产从投资立项与预算流程到固定资产处置工作的循环工作的工作风险及岗位风险，进而论证公立医院固定资产循环的相关岗位开展内部控制工作及风险管理的重要性[1-2]。

1 医院固定资产管理风险分析

风险识别与分析是内部控制管理的基础也是关键，流程的梳理是风险识别与分析的基础，为此，从流程中对风险及对应流程所涉及到的岗位进行分析，以识别风险。固定资产管理主要分为固定资产投资立项与预算管理、固定资产采购流程、固定资产入账及计提折旧、固定资产维护保养和更新改造以及固定资产盘点核对和固定资产处置等多个环节。

1.1 固定资产投资立项与预算流程

固定资产投资立项与预算审批是固定资产循环的第一步，起着至关重要的作用，其大致流程主要包括：①资产使用部门提出固定资产购置申请，对应的资产管理部门组织实施资产投资的相关可行性论证，再根据论证结果形成资产购置计划；②资产管理部门根据论证后的资产购置计划，编制年度资产购置预算；③预算管理办公室审核资产购置预算，并逐级上报审批。

在该流程中，主要涉及到的岗位包括资产管理岗位和预算管理岗位，在论证环节的过程中，立项不充分会导致资金的浪费，设备采购重复，投资回报或测算设备回收期不准确，超出资产编配标准等较高风险。在预算编制的环节中，预算编制的不合理会导致资产的预算与计划不符，预算经费来源不足，及因预算执行编制不精细导致的后续执行层面的不便捷。在预算批准的环节中，预算审批的不合理或者超越权限等行为导致资产的违规购置。

然而。从岗位角度分析，造成该环节存在风险的岗位同样涉及到资产管理岗位和预算管理岗位。该环节中，资产管理岗位存在的风险包括不熟悉资产投资论证的相关流程，不熟悉预算编制的相关要求，责任心不强。财务部门预算管理岗位存在的风险包括不熟悉资产投资论证的相关流程，不熟悉预算编制及审批的相关要求，责任心不强。

1.2 固定资产采购流程

固定资产采购流程主要包括：①资产管理部门填写采购申请单，财务部门复核，领导逐级批准采购申请；②采购管理部门根据资产性质区分采购渠道；③部门根据上述申请下来的采购材料组织采购活动。

在该流程中，主要可以概括为采购申请环节、采购渠道选择环节和自主采购3个环节，并按主要环节依此对风险进行分析。

(1)采购申请环节。采购申请不合理及其后果主要包括：①申请采购的资产未列入年度预算，导致无预算支出；②采购申请人申请时制定供应商或变相指定供应商，导致收受回扣行为，由此引发违规或腐败风险；③超出上级规定的资产编配标准，导致违规风险。

(2)采购渠道选择环节。存在的风险及引发的后果主要包括：①纳入国家卫计委、省级或地区、市级集中采购目录的大型医疗设备，未通过集中采购机构采购，因而导致违规；②未纳入集中采购目录，但单批次采购金额超过省级卫生行政部门确定的限额标准的资产，未通过集中采购机构采购，也会存在违规风险。

(3)自主采购环节。不合理行为及引发的后果包括：①采购方式不当，未公开招标或者采购过程不够公平公正，进而导致固定资产采购的性价比不是最佳，存在舞弊、资产流失等风险；②采购供应商选择不当，采购的固定资产供应商及产品不符合国家有关规定和科室需求，存在舞弊、违规等风险；③招投标组织过程不科学，存在舞弊、资产流失的风险；④制定招标文件和评价投标文件未由不相关的个人或者部门来完成，存在舞弊、收受采购回扣等现象；⑤合同签订不严谨，资产的数量、质量、规格、款项支付方式、期限、违规责任及争议解决方法等不够明确或合理，存在固定资产采购不顺畅及医院权益受损。

该流程中，涉及到的关键岗位包括：资产管理部门工作人员和采购经办人员。涉及到的两个岗位人员可能存在的问题是采购的相关管理规定掌握不清晰、职业道德感及责任感不强。

1.3 固定资产入账及计提折旧流程

资产部门组织固定资产的验收，验收完毕后资产部门将会负责资产的台账登记，将相关的验收证明送至财务部门，财务部门登记固定资产，应付资产挂账或进行结算，然后资产管理部门将资产移交至资产使用部门，最后根据固定资产资金来源、类别和用途对资产进行计提折旧。

将该流程的环节划分为验收环节、入账或结算环节、移交环节和计提折旧环节四个部分。然而，这些环节涉及到的常见风险及其后果大致如下：①验收环节，验收不及时会导致资产使用科室未能及时使用，影响医疗工作；②验收不认真会导致质量资产质量、规格不符合要求，影响医疗工作；③未认真履行验收手续，验收报告未签字盖章等导致财务记账依据不充分，从而导致违规。在入账或结算环节过程中，入账不及时会导致资产信息不准确；④入账金额或者科目的错误，导致会计账面资产信息不准确；⑤结算方式或者结算对象错误时，会导致工作效率的降低或者出现违规风险；⑥已付款但未盖章或盖“收讫”章，也可能会导致发票的多次报销。

在移交环节中，不合理的移交主要包含：①未指定资产使用部门资产保管人，导致资产后续保管不当；②资产保管人对自身的职责和分工不明，导致资产后续保管维护不当。

在计提折旧的环节中，最常见的风险包括：①应计提折旧的资产未计提折旧，导致会计资产信息及医疗成本信息不准；②未根据资产资金来源、类别和用途选择正确的折旧方法，导致医疗成本分摊不准。

在该流程中涉及到的关键岗位包括验收岗、出纳岗、资金会计岗和复核岗。

(1)验收岗的风险包括：①由于未能熟练掌握资产验收相关知识技能导致的风险产生；②由于职业道德感及责任心不强导致的风险发生。

(2)出纳岗的风险包括：①未熟练掌握付款结算相关管理规定和技能；②责任心不强。

(3)资产会计岗的风险包括：①未能熟练掌握资产入账、折旧相关会计规定和知识导致风险；②责任心不强导致风险的产生。

(4)复核环节中，复核岗出现的较为常见的风险多是由于责任心不强所导致。

1.4 固定资产维修保养或更新改造流程

该流程主要包括申请环节、批准环节、保养环节、验收结算环节以及账务处理5个环节。首先由资产部门根据资产的实际情况及使用需求，向资产管理部门提出维修或者更新改造申请，资产管理部门组织维护保养或更新改造论证，论证后形成报告，根据审批权限提请批准，批准完成后，相关资产部门组织实施维护保养或者更新改造，维护保养、更新改造完成后，资产管理部门牵头组织验收结算，最后由财务部门根据验收报告，进行维护保养或者更新改造费用账务处理。该流程的5个环节过程中涉及到的风险如下。

(1)申请环节。涉及到的风险包括：①由于年度预算不符，缺乏经费来源，导致无预算支出，引发风险；②更新改造未经论证或者论证不足，导致资金浪费或者经费来源不足造成风险。

(2)批准环节。批准程序不合规主要会造成两方面风险：①造成维修保养经费开支随意，容易存在违规；②操作时存在紧急或临时维修保养未按照待定程序审批，导致维修保养不及时，易造成医疗不良事件。

(3)保养环节。主要风险来自于维护保养不合理，会影响设备正常使用，导致医疗不良事件发生，这种风险导致的后果相对严重。

(4)验收结算环节。涉及到的风险相对较多，主要体现在：①验收不认真，会影响设备的正常使用，导致医疗不良事件发生；②验收报告不完整，导致款项支出无依据或者未达到预期的收益，资金使用效益得不到保障；③结算金额或者科目错误，则会导致会计账面资产信息不准确；④结算支付方式或者对象(卡号、公司名称、账号、开户行等)错误，会影响工作效率或者导致违规风险；⑤已经结算但发票漏盖章，可能会导致发票的多次报销。

(5)账务处理环节。账务处理的不正确导致的后果：①维修保养费用区分资本性支出和费用性支出不准确，导致资产信息和成本信息不准确；②维修保养费用账务处理期间不正确，影响医疗成本分摊的准确性。

该过程中涉及到风险岗位主要有资产管理员和财务处的资产核算岗位。①资产管理员：资产管理员的岗位风险主要来源于两个方面，一是未熟练掌握固定资产维护保养或更关心改造论证、验收等规章制度和业务流程，二是资产管理员责任心不强导致工作中风险的产生；②财务处的资产核算岗位风险主要来源于两个方面，一是未熟练掌握固定资产维护保养或更新改造结算费用账务处理相关规定和操作，二是责任心不足导致工作不用心造成风险。

1.5 固定资产盘点核对流程

固定资产盘点核对的主要流程为：①由财务部门编制资产盘点计划，召开任务布置会，对资产盘点参与部门(财务部门、管理部门、资产使用部门)职责任务、盘点时限、盘点资产范围、盘点方式方法等予以明确；②组织实施盘点，根据盘点资产实物情况编制《固定资产盘点情况报告表》，报告表由财务、资产管理、资产使用部门分别签字认可，根据《固定资产盘点情况报告表》与财务账面、资产台账及盘盈资产进行评估，盘盈、盘亏资产查找原因并提出处理意见，形成资产盘点报告，根据相关审批权限报上级审批；③根据审批报告，填制《资产增(减)报告单》进行账务处理，调整库存台账及会计账目。

该流程涉及到的环节包括盘点计划环节、盘点环节、盘点差异报告环节以及盘点差异账务处理4个环节。

(1)盘点计划环节。涉及到的风险主要是由盘点计划不科学引起：①盘点计划未被所有参加盘点的人所周知，导致盘点工作的不顺畅；②盘点计划中，一些对盘点产生影响的特殊事项未被充分考虑并采取应对措施，导致盘点工作不顺畅；③盘点工作只由保管资产的一个部门负责，容易产生舞弊风险。

(2)盘点环节。盘点错误只要涉及两方面风险：①盘点资产范围不广，有的资产未纳入盘点范围，导致盘点资产结果不准确；②《固定资产盘点情况报告表》填写错误或者未经多方参与复核，最终导致资产盘点的结果不准确。

(3)盘点差异报告环节。盘点差异报告错误主要会导致四方面风险：①盘点数据与账面数据核对错误，导致资产信息不准确；②盘盈资产评估不准确，导致资产信息不准确；③盘亏资产原因查找不认真或未按照规定处理，导致医院资产流失；④盘点报告未经审批，导致资产差异处理随意，存在舞弊风险。

(4)盘点差异账务处理环节。在该流程中涉及到的关键岗位包括：财务处监盘人员、管理科室资产核算岗位、使用科室资产管理员以及财务处资产核算岗位。这些岗位中容易导致行为风险出现的岗位风险包括：未熟练掌握资产盘点相关管理规定、未熟练掌握资产盘点相关业务流程及责任心不强。

1.6 固定资产处置流程

处置流程为：资产使用部门根据资产使用情况提交处置申请，资产管理部门组织技术鉴定并提出鉴定意见→按照资产处置规定的权限，将鉴定意见及处置申请向上报批→资产管理部门及资产使用部门按照批准的处置意见实施资产处置，填制《资产增(减)报告单》→财务部门根据处置结果及《资产增(减)报告单》进行账务处理。

将流程概括为处置鉴定环节、处置批准环节、处置环节及处置账务处理4个环节。各项环节中涉及到的风险包括在转让、置换或报废资产时未组织资产评估，导致国有资产流失并存在舞弊风险。

(1)处置鉴定环节。若对资产的处置条件控制的松懈或有误，则容易造成固定资产处置的盲目性和唯利性。

(2)处置审批环节。若处置意见为按照相关规定进行报批或者超越权限审批，则存在违规风险。

(3)处置环节。由于处置不合理造成的风险主要有：①处置的资产未纳入处置计划，导致资产流失或者违规；②转让、置换、报废收益未由财务部门统一收缴，进而导致舞弊风险；③转让、置换、报废收益按规定留用的部分未纳入医院预算统一安排，存在违规风险。

(4)处置账务处理环节。当财务处理错误时，导致的风险包括：①账务处理不及时进而导致资产信息不准确；②账务处理错误导致资产信息不准确并存在违规风险。

该流程涉及到的岗位主要包括管理科室资产处置岗位和财务处资产审核岗位。管理科室资产处置岗位主要涉及岗位风险包括：①未熟练掌握资产处置的相关规定；②责任心或者职业道德感不强。财务处资产核算岗位存在的风险除了未熟练掌握资产处置账务处理相关规定、责任心不强外，还包括未能熟练掌握财务处理软件相关操作造成的风险。

2 医院固定资产管理风险控制

风险控制是指企业根据风险识别和风险分析的结果，结合自身的风险承受度和风险偏好，确定风险管理策略，制定风险解决方案，进而把风险控制在风险承受度之内。风险应对策略的方式主要包括完全风险规避、风险转移和降低风险。从固定资产的管理角度分析，风险应对的具体措施主要包括以下3种。

2.1 建立健全资产内部管理制度

无论是资产还是固定资产，其管理制度均应该明确几个方面的内容：①按照“谁使用、谁保管、谁负责”的原则明确资产的使用和保管责任；②明确资产的配置、使用及处置的工作流程；③明确对外投资的管理需要及对资产管理的动态需求、检查责任等；④建议结合内部控制流程梳理情况，对于现有制度规定与实际不符的相关规定进一步沟通研讨，并根据研讨意见修订完善其他相关制度[3—5]。

2.2 合理设置岗位提高对岗位人员的要求

资产业务在设置工作岗位时，应该在保证遵循内部控制原则的基础上，对各岗位工作人员的综合素质应提出更高的要求，明确各岗位的职能权限，合理设置资产管理岗位，确保不相容岗位的相互分离。其中，固定资产涉及到的不相容岗位包括资产的配置和使用，资产的使用和资产处置的决策、执行、监督等[6-8]。

2.3 资产信息化系统应及时跟进

信息化的建设是实现内部控制工作流程化、常态化的良好条件，建议医院信息化系统建设要跟进，该建议不仅局限于固定资产管理的层面上，信息化建设要全面开展。信息化建设的优势体现在内部控制信息化固化了业务流程，“机控”的精准程度要远远高于“人控”，减少了人为因素的影响，提高了经济活动信息的准确性、及时性和相关性，同时为单位创造了信息交互共享的平台，“阳光是最好的防腐剂”，内部信息的公开是最有效的控制方法。

信息化下的完善需要归口部门的配合，医院应该至少从开发、运行维护及安全管理三方面来完善单位信息系统的管理，同时加强信息系统建设的统筹规划，设置信息化系统的相关岗位，负责日常的信息系统开发、运行和维护等工作，完善相关岗位人员的配备[9-11]。

3 结语

资产是行政事业单位正常履行职能和开展业务活动的物质基础，如何管理好区域内医院的固定资产，充分利用现有资产，调剂合理使用和再利用现有闲置资产，提高固定资产使用的利用率，合理规避风险，应对风险是公立医院在内部控制的大环境下应该思考的问题。岗位风险是产生行为风险的主体，所以在分析岗位风险时，应从流程入手，从各流程中的各个环节进行梳理，然后分析其中的行为风险，最后将这些行为风险归结为岗位风险。识别岗位风险后，应采取相应的应对办法，如制定岗职，明确分工等，将固定资产管理的内部控制工作切实的落地，是控制固定资产管理风险的合理途径[12—15]。