医院人事电子档案管理的SWOT分析

2018-01-30李晶王秋蓉

中国卫生标准管理 2018年17期

李晶王秋蓉

电子档案是传统档案数字化的结果，同时也是办公自动化后产生的电子文件；它是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录[1]。随着医疗改革的不断深化以及信息数字化的快速发展，加强医院人事档案管理现代化和信息化建设刻不容缓。

SWOT（Strengths Weakness Opportunity Threats）分析法，即态势分析法，主要是在分析与研究对象密切相关的内部优势、劣势及外部机遇、威胁的基础上，根据问题，制定发展战略以及应对策略。文章采用SWOT分析法对医院人事电子档案管理进行分析，认清内外部形势，明确发展方向，从而制定科学的发展规划。

1 医院人事电子档案管理的SWOT分析

1.1 内部优势（strength）

1.1.1 有利于医院人力资源的绩效管理人事档案可以为医院的人事工作提供重要的依据，如绩效考核、职称晋升、选拔任用等。然而高效率的绩效管理需要大量的档案记录作为依据，这就需要人力资源管理部门利用现代化的信息管理手段，即人事电子档案系统，对员工的工作业绩、能力等进行综合评定，以保证人事工作的科学化、合理化[2]。

1.1.2 有利于医院人力资源的合理配置人事电子档案对医院人力资源的合理配置及开发也起到了较大的激励作用。人力资源是动态的，它随着时间的推移或者内外环境的变化，自然会发生岗位的变化、人员的流动以及优胜劣汰等现象。因此，应用人事电子档案可以对人员信息进行动态跟踪，快速地预测人力资源需求，从而达到人力资源最佳配置的目的。

1.2 内部劣势（weakness）

1.2.1 医院人事电子档案管理的意识和制度不健全首先，医院对医院人事电子档案管理的重视尚不足，较少组织档案方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不足。其次，部分医院虽然建立了档案管理的相关制度，但实际运行效果尚不够理想，部分员工的档案意识较为淡薄[3]。此外，由于国家对人事电子档案管理的范畴及标准还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求[4]。

1.2.2 医院人事电子档案管理的安全问题在档案资料电子化转换的过程中，通常会涉及很多复杂的环节，而每一个环节中的疏失，都极有可能引发电子档案信息的安全风险。可以说，电子档案的安全风险，自始至终都伴随着档案数字化建设的全过程[5]。特别是人事电子档案，如果发生安全问题，将会引发严重的个人隐私泄露，导致严重的不良后果。

1.2.3 医院人事电子档案的信息完整性问题医院人事电子档案的信息完整性问题主要表现在某些电子档案的文本结构、基本内容及背景信息等方面不够完整，导致无法阐明档案信息的意义和价值，影响了人事档案的信息完整性。导致人事电子档案信息不完整的原因可能是由于原始档案先天存在残缺；或是在翻拍、扫描等档案电子化的过程中，人为疏忽大意，从而产生扫描错误和漏扫漏拍等问题[6]。

1.3 外部机遇（opportunity）

1.3.1 政策导向 2013年10月，在全国数字档案馆（室）建设推进会上，国家档案局局长杨冬权明确指出，要积极倡导和开展档案数字化各项工作，促进我国档案事业“数字崛起”，从而实现档案强国的伟大目标。自此，从国家层面对电子档案管理予以了高度的重视。此外，作为医院信息化建设的主要决策人，医院领导层面也逐渐了解到医院人事电子档案建设的重要性，从而加大了推动医院电子档案建设的力度。

1.3.2 医院对人事电子档案的需求旺盛随着医院管理向科学化、信息化、数字化发展，医院各层面对电子档案信息的需求日益增强，迫切需要快速、及时、准确、系统地提供翔实、丰富的档案信息，这为医院实行电子档案管理创建了良好的外部环境和机遇[7]。

1.3.3 信息技术的飞速发展信息技术的飞速发展也为医院实行人事电子档案管理创建了良好的外部环境。安装正版杀毒软件并及时更新，防火墙的设置以及操作系统及其应用软件的安全使用等手段为医院电子档案的网络安全提供了技术保障。此外，计算机、扫描仪、刻录仪等设备的使用，也大大改善了档案文件的存储载体，也为医院电子档案的应用奠定了坚实的基础[8]。

1.4 外部挑战（threat）

1.4.1 网络安全人事电子档案的网络安全是指在网络环境下，能够确保电子档案的保密性、完整性和可用性。保密性是指人事电子档案在传输和访问的过程中，即使被截取，电子档案的信息也不会泄露；完整性是指人事电子档案的数据、结构、背景信息等内容在网络环境下进行传输和利用时，不会发生篡改或者恶意删除；可用性是指用户在网络环境下可以对被授权的电子档案进行合法访问，并获取相应的电子档案信息[9]。

1.4.2 档案-计算机复合型人才缺乏目前，医院的档案管理人员一般都是从临床或护理岗位转岗的年龄较大的人员，较少有档案专业人员，因此，他们对信息技术知识重视尚不足，学习内容也局限于专业核心课程，导致其知识面较为狭隘，计算机技术基础较为薄弱，不能较好的适应社会信息化及知识经济背景下的后现代档案工作[10]。 “档案-计算机”复合型人才的匮乏，将严重阻碍我国档案信息化进程，不利于医院电子档案管理的长远发展。

2 医院人事电子档案管理的对策

2.1 加强医院档案管理意识，优化人事电子档案管理制度

医院电子档案管理是一个系统化的工程，只有从思想上重视，制度上落实，科学上规范，才能管理好医院的电子档案管理工作。因此，加强全体员工档案管理的意识，提高其对档案管理工作重要性的认识就显得尤为紧迫和重要。医院应该将档案管理工作视为医院发展的重要内容来抓，促使医院领导者、管理者以及员工树立档案管理重要性的意识，从而主动地融入到医院电子档案管理的工作上来，全力以赴地支持档案管理工作。此外，不断优化医院电子档案管理制度，完善档案归档的管理制度，建立健全档案材料、文件传递、登记管理的制度，以确保档案材料的完整性。同时，实行医院人事电子档案的动态管理模式，一旦发现材料文件的遗漏、缺失，要及时地查找补救[11]。

2.2 加强医院人事电子档案管理的风险控制，保护档案信息安全

医院人事电子档案的安全风险控制是一项综合性课题，它既要注重技术因素，又要从安全管理的角度出发，加强人为因素管理，从而增强电子档案的安全防控工作。首先，应加强档案管理人员的风险意识。在日常工作中，强化电子档案管理的风险教育，让工作人员充分认识到各类风险因素的特点及其后果，从而积极采取有效的应对措施。其次，重视医院人事电子档案管理风险防控的系统设计。在严格管理和确保安全的基础上，有计划、分步骤地推进医院人事电子档案管理的风险防控工作。最后，形成医院人事电子档案管理的风险监控体系。在硬件方面，要建立自动化的防火系统和计算机技术防范系统；在软件方面，进行实时监控，并对计算机病毒库进行定时的更新，以阻止各类非法访问及网络攻击等行为[12]。

2.3 培养复合型人才，加强医院人事电子档案管理工作的人才队伍建设

建立强有力的医院人事电子档案管理工作的人才队伍，不断提高业务水平，以适应时代的需要。应采取以下措施：设置专职人员，并保持相对稳定；加强业务培训，为管理人员创造学习条件，加大对信息科学以及信息技术应用方面的继续教育。此外，建议我国档案专业高等教育实现院校联合培养，增强档案专业学生的动手操作能力，为医院档案管理的发展培养复合型人才。