VED分类法和Excel工作表制订药品采购计划应用探讨

尹 希，张仕利，于秋影

（四川省眉山市人民医院，四川 眉山 620020）

药品供应是医院医疗活动的重要环节，做好药品采购工作是保障临床用药的基础[1－2]。在医院施行信息化管理后，现有医院信息管理系统（HIS）中有一些计划管理模块，但参考数据一般仅以库房存量和库房领用量为标准，不能真实反映药品院内存量和使用情况[3－4]；或者药库管理人员在日常工作中仅凭经验或印象制订采购计划，缺乏科学的数据支持和计算方法，容易造成药品积压或短缺。目前，医院药学从药房调剂向临床药学发展，加上“药品零加成”等政策的影响，药品计划管理必须利用科学手段变得更加准确和高效。鉴于Excel软件安装方便、使用普遍，且在药品经济学、不良反应统计等药学相关领域已被广泛应用[5－8]，笔者结合多年工作经验并不断创新和改进，制订出以我院HIS系统为基础，利用VED分类法和Excel工作表制订药品采购计划，实现药品计划与统计管理相结合的方法，现报道如下。

1 器材与数据来源

1.1 器材

计算机：安装 Window 2000／XP／7或以上系统，以及Microsoft Office 2000及以上版本软件；HIS（重庆中联公司研发）。数据来源于本院2015年4月至2017年7月的药品销售及库存统计。

1.2 数据处理方法

1.2.1 建立药品采购计划基础表格

根据VED分类法将药品分类并确定基础库存天数：VED（vital essential desirable）分类原则[9－10]利用药品药理作用、医保类型、药物经济学等因素将急（抢）救药品、毒麻药品等不可短缺的归为极其重要的V类（vital），确保其存量，降低成本因素考虑；治疗效果明显，各科室常用的药品归为必要的E类（essential），缩短其储存周期，控制库存总量；其余自费药品、辅助用药、有同类药品且价格较贵，短暂缺药不影响效果的归为一般可取的D类（desirable），药品以销代采，维持“零库存”。通过VED分类法将本院药品目录分类；再根据本院地理位置、供应商备货时间等因素，确认每种分类药品在库房存量预计使用天数(即基础库存天数)。详见表1。

创建药品基础数据表：从HIS中导出药品基础数据表格，项目包括药品编码、名称、规格、生产厂家、库存单位、成本价格、供应商等信息。再添加每种药品的VED分类和基础库存天数，完成后命名为“基础数据表格”，以下简称“基础表”。

表1 VED分类及基础库存天数表

1.2.2 原始数据来源及处理

从HIS导出当前药品库存数量表：包括药品编码、库存数量等信息。将库存数量表复制粘贴到基础表的Sheet2，并将 Sheet2更名为“库存数量”，然后利用VLOOKUP功能，在基础表库存数量格中输入公式VLOOKUP（A3，库存数量！A：I，6，FALSE）按回车，元格右下角出现“＋”状，双击“＋”状或向下拖至所有的药品才完毕。

从HIS导出上月药品使用数量：包括药品编码、使用数量等信息（注意使用单位必须与库存单位一致），计算出每种药品日平均使用量，日平均使用量＝使用数量／使用天数。将使用数量表复制粘贴到基础表的Sheet3，并将 Sheet3更名为“使用数量”，然后利用VLOOKUP功能，在基础表日平均使用数量格中输入公式 VLOOKUP（A3，使用数量！A：G，7，FALSE） 按回车，该单元格右下角出现“＋”状，双击“＋”状或向下拖至所有的药品才完毕。表格中出现“＃N／A”，意思是未查到内容，代表该品种上月未使用，用“0”将“＃N ／A”全部替换。

1.2.3 制订当月采购计划

在完成原始数据采集的基础表中，本月采购计划格编写公式为“计划数量＝日使用量＊（当月天数＋基础库存天数）／库存数量”，最后形成的表格即为药品采购计划表。以2017年7月为例，如图1。计划结果中小于“0”的数值全部用“0”替换，即得出本月采购计划表，计划数量可根据药品实际包装调节。发送计划前可隐藏库存数量、使用量等，再利用Excel筛选功能筛选出供应商，再分别发送，即完成当月药品计划的制订和发送。

1.2.4 计划完成情况

图1 2017年7月药品采购计划表

图2 2017年7月10日药品计划完成情况

从HIS导出执行计划起至今的药品入库数量，包括药品编码、入库数量等信息。将入库数量表复制粘贴到基础表的Sheet4，并将Sheet4更名为“入库数量表”，再用VLOOKUP功能查找药品入库量，公式 VLOOKUP（A3，入库数量表！A：G，4，FALSE）。以 2017年 7月 10日入库量为例（图2），将计划数量与入库量进行对比，对未完成计划药品及时催促、调货，超计划配送药品及时退货，从而保障按时按量采购药品。

表2 药品周转率数据对比

1.2.5 注意事项

使用VLOOKUP功能时，要保证每种药品每个品规的唯一编码，且每次从HIS中导出的数据均包含此编码。如无编码，可用药品名称作为参照，但要保证不同规格、不同厂家的药品名称有所不同。

2 效果检验与功能拓展

医院从2016年5月开始使用VED分类和Excel电子表格制订药品采购计划，该方法实施前后的药品周转率对比结果见表2。可见，实施该方法后药品周转率明显提高，可有效地减少部分药品存量过大占据医院流动资金，甚至过期失效的浪费；也可解决部分药品漏报少报计划，短期内频繁购买导致的临时缺药、反复入库耗占人力成本等问题。

3 讨论

传统方法建立的药品计划存在一些问题，如同一药品月计划不足，1个计划周期内需要多次购买、增加工作量，未及时发现计划中未送到药品，缺药时才通知供应商，价格低廉的基础药品、抢救药品等容易断货缺药等问题[11－12]。利用库存量和上月使用量相结合的方式生成采购月计划并执行，可让采购计划更准确，除特殊疫情或季节性变化情况外，月计划几乎无增补；可以及时查看药品计划和到货情况，保障临床急救、抢救用药和基础用药的供应，从而节约人力成本，提高药品周转率。

随着国家对药品采购和使用中廉政防控的深入[13]，药品采购计划的制订是重要的风险防控点，利用本方法还可及时发现当月销量急骤上升或下降的药品，分析原因调整计划或上报上级。用Excel工作表制作计划，可让所有数据有据可查，避免制作药品计划的人员人为积压库存或抵制竞争品种，让医院药品采购更透明公开、廉政、和谐[14]。

此方法也存在一些局限性，如国家出台了《在公立医疗机构药品采购中推行“两票制”的实施意见（试行）》，多省份开始试点或执行[15]。实行“两票制”后，医院药品构架会发生一些变化，部分药品供应周期也会变化[16]，因此需要调整药品分类、基础库存天数等适应“两票制”政策，故该方法还需要考虑医院发展、患者数量变化，以及节假日备货等情况。

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