事业单位档案管理工作的优化方法初探

李玉超

摘 要：档案管理工作是事业单位工作的重要组成部分，是保障事业单位工作有序开展的重要保障措施。档案管理工作的有效开展，会对事业单位各项工作的有序开展产生重要影响。在新的发展时期，必须要结合实际，对事业单位档案管理工作方法进行优化，只有这样，才能够更好的顺应时代发展潮流，提高事业单位档案管理工作质量。在本文中，主要是对新时期事业单位档案管理工作中所存在的问题及优化办法进行了研究，这对于提高事业单位档案管理工作质量具有积极借鉴意义。

关键词：事业单位；档案；信息化

在事业单位中，档案管理工作是重要的一环，档案管理工作和事业单位的有效运作有着紧密的联系。因此，推动档案管理工作的健康发展，对于事业单位的持续健康发展有着积极的现实意义。在事业单位档案管理工作的发展过程中，必须要紧密结合时代发展特征，不断的创新管理理念，优化管理方法，只有这样才能够更好的适应新时期社会发展要求。

1 事业单位档案管理工作优化的必要性

1.1 顺应信息化发展要求

随着信息化技术及多媒体技术的不断发展，加强信息化发展，成为事业单位档案管理工作未来发展的必然趋势。加强事业单位档案管理工作技术的优化和创新，能够更好的提高生產力，促进事业单位的有效发展。档案管理工作作为人力资源管理工作的重要组成部分，信息化发展水平在某种程度上能够反映出该事业单位在人力资管理工作的水平。因此，加强事业单位档案管理工作的优化是必要的。

1.2 能够促进档案管理工作效率的提升

事业单位的档案管理工作内容主要是对该事业单位发展过程中，所存在的历史数据、资料信息进行全方位的搜集及整理。在社会不断发展过程中，部分事业单位的业务量达到了一定的峰值，在这个时候，档案管理部门所需要整理的历史数据、信息资料业务量是非常多的，如果说继续采用传统的管理办法，会对档案管理工作质量造成一定影响。在这样的情况下，引入新的信息技术和管理办法，能够促进档案管理工作的效率提升。

2 新时期事业单位档案管理工作所存在的问题

2.1 档案管理理念的缺乏

就目前来讲，很多的事业单位还缺乏正确的档案管理理念，导致档案管理工作处于低效率，甚至是错误的工作当中。事业单位的上层领导对于档案管理工作不重视，档案管理工作人员缺乏正确的档案管理工作认识，这些因素的存在都对档案管理工作造成了负面影响。在实际的工作当中，很多的管理人员将档案管理工作重点放在档案保管方面，认为档案管理的主要目标就是保证档案完整，对于档案搜集及整理工作不重视。档案管理理念的缺乏不仅仅会对档案管理工作的有效开展造成不利影响，同时，还会对档案管理工作人员的工作积极性造成不利影响。因此，树立正确的档案管理理念是事业单位档案管理工作的重要前提。

2.2 各类档案管理工作人才的缺乏

就目前来说，我国大多数的事业单位中都存在档案管理人才缺乏的问题，在实际工作过程中，部分工作人员甚至没有接受过专业的档案管理工作培训；在部分事业单位中，档案管理工作主要是由单位中部分即将退休的老同志兼职，或者是由其他部门的工作人员代替等，这些问题的存在都表明事业单位对于档案管理工作的不重视，这也是档案管理工作不能够高效运行的重要影响因素。由于专业人才的缺乏，很多事业单位在档案管理工作方面会出现很多的人为失误，一些简单的档案管理工作无法有效开展，档案管理工作的信息化建设也将会受到很大的负面影响。

2.3 档案管理信息化程度不足

随着信息化技术的不断发展，加强信息化建设已经成为事业单位档案管理工作的必然发展趋势。就事业单位档案管理工作本身来讲，其会涉及到大量的历史资料、数据，各类档案的技术信息量是非常庞大的，只有将信息技术有效的应用，才能够推动档案管理工作的有效发展。但是，部分事业单位在实际发展过程中，仍然采用传统管理办法，对于档案管理工作的投入有限，无法实现信息化建设要求，严重阻碍了档案管理工作信息化发展。另外，事业单位在档案管理工作方面的培训投入较小，导致档案管理部门工作人员对于信息技术的了解存在严重不足，不能够有效运用相关的软件和硬件，这也是信息化技术无法在档案管理工作中得到有效运用的重要影响因素。

3 优化事业单位档案管理工作的办法

3.1 加强对事业单位档案管理工作的重视

加强对事业单位档案管理工作的重视、树立正确的档案管理工作理念是保证档案管理工作高效、健康开展的重要方法。事业单位上层领导必须要充分的认识到档案管理工作的重要性，为档案管理工作部门制定科学的管理理念，并且监督落实。单位内部可以成立专门的监管小组对单位内部的档案管理工作进行监督指导，采取不定期或定期检查的方式保证档案管理工作的正确运作。除此之外，在工作过程中，还应当积极的宣传档案管理工作重要性，使档案管理工作人员对于档案管理工作本身有一个正确的认识，提高工作积极性，活跃工作人员的创新思维，从而能够为事业单位档案管理工作发展做出积极

贡献。

3.2 促进档案管理工作人员专业素质的提升

根据前文分析可知，档案管理工作人员专业素质缺乏是阻碍事业单位档案管理工作发展的重要原因，事业单位上层领导往往会忽视档案管理部门的重要性，导致档案管理部门缺乏足够的专业人才，因此，事业单位必须要充分的认识到档案管理工作的重要性，积极的引进专业人才，从而能够提高档案管理工作水平。在开展人员招聘时，应当选择对口的高素质人才，从而能够缺乏档案管理工作在开展过程有足够的专业人才进行领导，减少人为事故的发生。

3.3 促进档案管理工作信息化水平的提升

随着信息化技术的不断发展，各类信息技术被应用于人们生活当中的各个领域，信息储存平台不断扩大、信息传递速度不断提升、信息共享程度不断提升，这些都为社会的发展提供了强大动力。因此，加强事业单位档案管理工作的信息化建设是当下必须要关注的重要问题。事业单位可以将数字化技术融入到档案管理工作当中，通过运用数字化技术，事业单位可以更好的对各类档案资料进行搜集及整理，更加有效的提升档案管理工作效率和专区恶性。通过加强数字化技术的运用，可以减少事业单位在档案管理工作方面的人力投入，减少信息误差，以及事业单位在档案管理工作过程中，纸质资料搜占据的空间成本和管理成本。

4 结语

总的来讲，要想促进事业单位档案管理工作的发展，不断的优化管理办法，必须要结合事业单位发展实际，深度剖析档案管理工作流程，分析当下档案管理工作过程中所存在的问题，并对这些问题进行总结、分析，以此为基础来制定各类优化措施。其次是在档案管理工作当中积极引入最新的信息化技术，满足事业单位的发展要求，提高事业单位档案管理工作效率。

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