“五常法”在高职档案管理中的应用研究

摘 要：如今，档案管理已经成为高校管理工作的重中之重，但是受到传统档案管理模式的限制，高职档案管理中还存在很多弊端。在新形势下，如果将“五常法”广泛应用于高职档案管理中，不仅可以提高高职档案管理效率和水平，还可以提高档案的利用率。但是，高职院校需要注意的一点就是必须结合实际情况应用“五常法”，发挥出“五常法”的作用，实现高职档案管理目标。

关键词：“五常法”；高职档案管理；应用；研究

高职院校在发展的过程中不仅要关注技术和经济力量，还需要加大档案管理方面的精力投入。高职档案管理直接关系到院校日常事务的进展效率和质量。“五常法”在高职档案管理中的应用可以有效解决传统档案管理模式中存在的问题，提高档案管理效率，推动高职院校的发展。

一、 “五常法”内涵分析

“五常法”实际上是从日本起源的，后来传到中国香港，并被命名为“五常法”。“五常法”包括多个方面，主要包括以下环节：一是信息收集，二是存放，三是清除，四是回收，五是应用。“五常法”中的常组织实际上就是对档案管理事务进行详细划分。常整顿实际上就是要定期对档案信息进行标注，并加强档案管理。常清洁实际上就是档案管理人员要经常打扫档案室，保证档案室的干净整洁。常规范实际上就是档案管理人员要经常调试档案室的管理设备，加大档案管理重要性的推广力度。常自律实际上就是要求档案管理人员要明确自身的责任，增强责任心，不定期对自身的工作进行总结分析，规范自己的行为。

二、 高职档案管理中应用“五常法”的必要性分析

“五常法”屬于新型档案管理模式。1990年香港一位专家提出了“五常法”，随后“五常法”被广泛应用于档案管理中。随着教育事业的快速发展，高职院校不断扩招，高职院校学生人数不断增多，档案数量也在不断增多，在一定程度上加大了档案管理的难度。在新形势下，高职院校要想提高自身的竞争力就必须加强内部档案管理，这也是高职院校可持续发展的基本要求。“五常法”在档案管理中的应用可以提高档案管理效率，实现档案管理的科学化、合理化，规范档案管理流程，提高资源的利用率，节省人力和物力。

三、 高职档案管理中存在的问题分析

（一） 缺乏档案管理意识

人的思想指导行动。由于高职院校人数较多，内部人员流动性比较大，导致高职院校在很长一段时间内都没有认识到加强档案管理的重要性，档案管理意识比较淡薄。高职院校把更多精力投入到以下环节：一是招生，二是学校形象的树立，三是专业科目的设置，四是人员培养，五是教学方案的制定等等。在新形势下，高职院校依旧把档案管理当作辅助管理项目，导致档案管理人员缺乏责任心，档案管理目标和方向不明确，档案管理缺乏制度和体系做保障，而且档案的利用率比较低，档案管理过于形式化，档案无法发挥出实质性的作用。

（二） 档案管理模式单一

也正是因为高职院校没有认识到开展档案管理的重要性，导致高职院校一直在沿用传统的档案管理模式，档案管理模式和手段非常单一，根本就无法满足档案管理需求。除此之外，高职院校档案管理流程也比较混乱，档案管理人员依旧在手工装订档案，浪费时间，浪费资源。虽然计算机技术发展速度非常快，但是很多高职院校并没有把计算机技术应用于档案管理中，这必定会降低档案的利用率。纸质版档案的保存和查找难度都比较大，很多档案甚至丢失或者残缺，这对于学校或者个人来说都是巨大的损失，不利于高职院校的发展。

（三） 缺乏专业的档案管理人员

在传统的档案管理模式下，档案管理人员的职责比较重，往往是一个人需要承担多项职务。高职院校不会设置专门的档案管理部门，更不会设置专门的档案管理人员，这样就导致档案管理人员压力比较大，无法把全部精力投入到档案管理工作中，档案管理过于形式化。即便是高职院校设置了专门的档案管理人员，但是部分档案管理人员的年纪比较大，接受新事物的能力比较低，无法熟练操作计算机，档案管理效率依旧比较低下。高职院校档案管理部门没有过多的管理权限，也无法参与到院校决策活动中，缺乏权威性。

四、 “五常法”在高职档案管理中的应用对策

（一） 常组织

“五常法”下的常组织实际上就是对高职院校档案管理事务进行详细划分，具体体现在以下几个方面：一是办公区域，二是借阅区域。办公区域包括以下设施：一是电脑，二是文件柜，三是办公桌等等。办公区域就是档案管理人员日常工作的地方。借阅区域包括以下设施：一是桌椅，二是书架，三是照明设备。借阅区域必须每天打扫，并对书籍进行整理，分类，摆放整齐。档案管理人员要对不同类别的书籍进行标识，方便后续管理工作的开展。

（二） 常整顿

“五常法”下的常整顿实际上就是对于档案进行分类处理。高职院校档案的类型有：一是行政，二是教学，三是科研，四是党群等等。档案的形式包括：一是声像，二是实物，三是文件。对于比较重要的档案，档案管理人员必须录入计算机内，对档案进行完整保存。对于纸质版档案而言，如果档案管理人员发现档案出现破损或者缺失的情况就必须及时进行修复，尽最大努力还原档案的原貌，保证档案的完整性。

（三） 常清理

“五常法”下的常清理实际上就是要保证档案的干净，整洁。首先，档案管理人员必须做好档案的防尘工作，定期对档案摆放区域进行除尘打扫，档案清理也必须严格按照流程进行。档案清理包括以下环节：一是开窗透风，二是防尘防潮，三是地板清扫等等。

（四） 常规范

“五常法”下的常规范实际上就是要严格规范档案管理人员的行为，加强档案管理人员培训，丰富档案管理人员的实践经验，提高档案管理人员接受新事物的能力，进而提高档案管理人员的专业性，明确档案管理人员的职责，提高档案管理人员工作的热情和积极性，进而提高高职院校档案管理水平，实现档案管理目标。

（五） 常自律

“五常法”下的常自律实际上就是要求档案管理人员要严格要求自己，以良好的心态对待自己的本职工作，不骄不躁，脚踏实地，增强档案管理意识，为高职院校师生提供服务。高职院校也要在档案管理人员内部完善奖励机制，提高档案管理人员工作的热情和积极性，让档案管理人员能够全身心地投入到本职工作中。

五、 提高高职档案管理水平的建议

要想提高高职院校档案管理水平，高职院校必须认识到开展档案管理工作的重要性，设置专门的档案管理部门，健全档案管理制度，完善档案管理体系，加大档案管理方面的资金投入，为档案管理工作提供保障。

六、 结语

既然档案管理是高职院校管理工作中不可或缺的部分，高职院校就必须认识到开展档案管理工作的重要性，合理应用“五常法”，结合内部实际情况制定档案管理方案，实现档案有效管理。高职院校只有加强档案管理，才能提高档案的利用率，发挥出高职档案应有的作用。“五常法”的应用解决了传统档案管理模式中出现的问题，提高了档案管理效率和质量，进而提高了档案管理水平，推动高职院校的发展。

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作者简介：

陈军，现就职于福建省福州市职业技术学院。endprint