机关文秘人员需掌握的“六字要诀”

马艳芳 马明

【摘要】文秘人员素质的好坏、水平的高低直接影响着党政机关办公室的工作效能和业务水平。机关文秘人员如果熟记“六字要诀”同时配合综合能力的提升锻炼，就能全面展现个人的综合实力，提升业务水平，加快工作效率，确保办公室的各项工作高效运转，从而保证党政机关及企事业单位业务有序推进。

【关键词】文秘工作;六字要诀;办公室管理

一、背景

党政机关及各类企事业单位办公室作为一个综合部门，是单位的核心机构也是决策部门。在单位中起承上启下、沟通内外的“连接器”作用。文秘人员作为办公室的具体工作者，其工作能力的高低、素质的好坏直接影响着党政机关及企事业单位的工作效率。笔者认为文秘人员如果熟记“六字要诀”，同时配合综合能力的提升锻炼，就能全面展现个人的综合实力，提升业务水平，加快工作效率，确保办公室的各项工作高效运转，从而保证党政机关及企事业单位业务有序推进。

二、“六字要诀”诠释

（一）严——按法规办事，按规则办事，按程序办事。文秘工作虽然琐碎但很重要，如果没有理想信念，或者理想信念不坚定，做事情就容易犯错误。文秘人员虽无实权但责任重大，如果理想信念出问题将导致严重的后果，所以必须要有强烈的事业心与高度的政治责任感，站在讲政治的高度办事情。其次是要有战略思维，提升自己的大局观，办事时能够主动思考从全局利益出发，始终站在全局的高度思考问题，制定政策时要充分考虑整体与局部的矛盾。国家有国家的秩序，公司有公司的规则，部门有部门的程序，严格依法按程序办事是做好每一项工作的基础，按程序办事也能大幅降低沟通成本，提升工作效率。从另一方面来说，如果不能按规矩、按政策办事情，那不仅是工作能力的问题，更是一个严肃的政治责任问题。文秘工作面对各种利益诱惑时必须时刻保持高度的政治警觉性，如果不能保持清醒头脑，防微杜渐，就有可能因小失大，迷失人生方向。

（二）勤——勤于学习，善于思考，乐于奉献。文秘人员接触专业多，业务事项杂，在机关内部起到上传下达、跨部门沟通的重要作用。文秘工作中有很大一部分是有固定流程和标准格式的，但也经常会遇到一些以前没有遇到的困难，很多问题是原来没有出现的，很多要求是领导新提出的情况，如果文秘人员不具备学习能力、缺失奉献精神就很难把工作做好。这就需要适时转变思想观念，恰当改变工作方法。主动运用各种学习机会与平台去获取学习资源，持续不断提升自我。同时学习过程一定要诚恳待人，对领导、对同志，都必须以诚相待。要始终抱有愿意与他人合作的心态，在学习过程中能够主动向他人提供支持和帮助，并在自己遇到问题时主动向他人请教与求助。每个人都无法做到十全十美，要勇于承认自己的知识短板，尊重他人的思想与观点，才能汲取到更丰富的知识，从而提升自己的综合能力。

（三）细——大事不糊涂，小事不马虎，熟事不大意。文秘人员要有强烈的责任感和进取心，发扬从小事做起、从点滴做起的实干精神，做到交办事事有着落、任务件件有闭环。人们常说“细节决定成败”，虽然每项工作我们都无法完整而准确地关注到每一个细节，但我们必须要有较强的工作责任心，能够对事情处理过程中的细节和结果的影响程度做准确判断。在工作前仔细审查工作的核心步骤和关键节点，并认真地加以分析准备，编制详细的执行计划，重视实施中的关键环节，尽量避免工作过程中出现的失误。对工作中的关键环节进行严格的管控，并能进行分析总结，养成经常“复盘”的工作习惯，在类似工作中可以充分借鉴，有意识地加以避免，才能有效避免该类问题重复发生，使错误的几率大幅降低。

（四）准——处事站位准，理解意图准，反映问题准。文秘人员在工作中，要重点关注国家政策、行业内外战略变化、相关制度的出台、发展和变化，了解政策出台的背景及其针对性。准确理解政策的制定意图，有助于把握正确的方针，并将其作为工作行为的引导，时刻贯穿于文秘的工作中。提高自己的政策理解水平，要准确掌握上级的要求、内部的情况、基层的进展。能从复杂的现象中发现问题的本质，果断做出正确的决定，在给领导汇报或请示之前能从众多方案中准确筛选出最优的备选方案。还要准确地获得信息并进行有效传递，在各种资讯的背后能协调不同立场，寻求共同利益点，实现工作利益的最大化。能够从事件的发展过程中，敏锐体察到其他人的情绪和反应，及时调整沟通策略与协调方式，从而构建和谐稳定的团队氛围。

（五）实——作风优良，深入实际，实事求是。文秘人员需要经常与各级领导接触，担负着综合管理、提供信息、出谋划策的重任，同时也是领导的“形象代言人”、机关办公室的“新闻发言人”。文秘人员的言行举止是否得体将影响巨大，必须筑牢“作风建设”这个核心思想、以知促行、知行合一，在工作中以身作则，立标杆、做示范，服务好基层，解决基层关心的问题，向外展示机关的良好形象。要作出正确的决策，拥有好的工作思路，也必須有良好的工作作风来保证其贯彻落实，文秘人员尤其需要培养求真务实的工作作风，该向上级报告的一定要如实报告，该向下级传达的一定要不折不扣地传达。切忌抓工作只做表面文章，遇到棘手的问题和矛盾就向上交、往外推、绕着走。

（六）快——急事急办，特事特办，有事速办。文秘人员的工作效率直接影响到党政机关的工作效率。文秘事务多数是程序性工作，要统筹考虑各项工作的轻重缓急程度，按照时间流程顺序，进行安排处理，规划好自己每一天、每一周、每一月的任务与时间安排，努力做到不漏事情、不拖事情。当遇到棘手困难的工作时，要锻炼准确的理解工作任务要求和意图的能力。把任务目标分解细化，形成具体实施、可以量化的阶段性目标，再结合目标制定出切实可行的行动计划、工作方案。同时要能按照一定的规则对各类事物进行规划，充分借助内外部、各层级资源，加强协同配合，确保计划目标按期完成。当出现紧急或者特殊的事情时，我们要遵循特事特办的原则，具体问题具体分析，如果事情已经不在自己能力或权利范围，就必须以原则性与灵活性高度统一去处理。

三、结束语

机关文秘人员如果做到了“六字要诀”，基本达到一名合格文秘人员的必备条件。但“六字要诀”涉及的内容很多，说到底是一个人综合素质和业务能力的全面体现，除了提到的这些还必须保持锐意进取的精神风貌，保持向书本学习，向实践学习，向身边老师傅学习的心态。善用各种学习技能，掌握新的理论知识和工作方法，提升工作本领。才能真正成为高素质、专业化的文秘人才。