学校领导者时间管理的困境与突围

/刘 玮

时间是物质运动的顺序性和连续性，它对于自然发展来说是无限的。作为个体的每一个人，所能利用的时间却是有限的。马克思曾说过，“社会发展、社会享用和社会活动的全面性，都取决于时间的节省”。可见，能否合理高效地运用好时间是衡量学校领导者管理水平和能力的重要标准之一。可现实中一些学校领导者缺乏清晰的时间管理理念、正确的时间价值观及科学的时间管理方法，学校的发展因此而陷入迟滞和阻隔的困境。对此，笔者尝试从学校领导者对于时间管理困境的分析出发，寻找学校领导者对于时间管理困境突围的路径。

一、学校领导者时间管理的现实困境

在现实的学校管理中，我们常常见到一些被琐事缠身的学校领导者，东奔西突，穷于周旋，只恨分身乏术。说到底，如此困境的形成究其原因是学校领导者时间管理能力的欠缺。细致分析，其困境表现为时间管理失向、失序、失度与失机。

1.时间管理失向。现在，很多学校管理者言必称“忙”，每日事无巨细，都躬身过问。工作中，出现什么事，领导者就去处理什么事，工作多以被动式应付为主，缺乏计划性。失去方向的管理，势必使校长沦为“救火队长”，学校工作呈现出混乱、低效的局面。至于学校发展的中长期规划、短期的年度规划、学期计划等方向性工作则更是无从谈起。

2.时间管理失序。管理是由计划、组织、指挥、协调及控制等要素组成的有序活动过程，学校管理亦然。可在学校具体的工作中，工作先后环节之间、领导者与副手之间、重点工作与一般工作之间往往出现失序的现象。要么是一项工作做到一半却发现计划方案还没有在工作启动之前完善，要么是一项工作具体牵头人和执行者之间的职责关系还没理顺，甚至因为工作时序的颠倒出现某项工作“推倒重来”或“难以为继”等现象。

3.时间管理失度。时间管理常常会被认为是学校领导者个人的事情，其实不然。就一所学校而言，我们总是希望在较短的时间内实现学校最大可能的发展，时间是学校发展过程中成本最高的资源。一些领导者大量的时间为外来访客所占，为无休止的应酬所占，为轻重不一的会议所占。看起来，是校长一个人时间被挤占；实际上，是一个作为组织的学校整体工作被搁置。如校长开教师会时东拉西扯半天却不谈具体工作，其实质是个体时间管理的失度，带来了群体工作时间的被浪费。

4.时间管理失机。小到一所学校，大到一方区域教育，总是会遇到各种各样的发展时机。抓住时机，发展便会乘势而上；失去时机，工作则会停顿不前。笔者曾经在某县教育系统工作，21世纪第二个5年，该县教育从义务教育均衡发展到教育现代化创建，从教育教学质量提高到教育体制改革，各项工作有声有色，事业蓬勃发展。就在该县力图在新世纪第三个5年之初实现义务教育优质均衡发展之时，教育系统主要领导更迭。由于后任领导对教育理解的不当，致使该县创建义务教育优质均衡发展县工作延后，全县教育教学质量下降，人民群众遂失去对教育的信任，大量的中小学生远赴外县市读书。发展时机的丧失，必将带来教育发展的落后。面对纷繁复杂的工作，教育领导者需要审时度势，分清轻重缓急，抓住时机，决定做什么工作，不做什么工作；先做什么工作，再做什么工作。

二、学校领导者时间管理困境的路径突围

有效的时间管理是学校领导者正确的时间价值观在现实管理中的实践表达，它是学校领导者对学校发展领导力的具体体现，也是促进学校适时适度科学发展的有力保障。有效的时间管理还有利于学校团队建设，一个学校领导者在管理好自己时间的同时，也就意味着其对学校团队的正确引领。笔者认为，唯有学校领导者确立正确的时序观、时效观、时位观和时机观，学校管理才能走上健康、高效的发展轨道。

1.统筹规划，树立正确的时效观。这里的时效即是单位时间内的工作效率。德国的时间管理专家罗塔塞维特认为，单一封闭的时间管理是低效的，时间管理不仅仅是日常事务的处理，还应包括更为长久的时间或更为广泛领域内的工作安排。凡事预则立，不预则废。一个重视时间管理的学校领导者，不汲汲于把大量的时间投入在忙乱的工作中，而是用在工作开始前对任务的研究与实施方案的建构上。就日常工作而言，我们可以应用“时间块”原理，把一天的时间尽量合理地分成完整的时间块，使人员、事务与时间对应，在每个时间块中都只专心做一件事情，排除无关干扰，杜绝工作中“锯齿效应”的发生，提高单位时间内的工作效率。就学校的整体工作而言，学校领导者应当明确学校发展的近期目标和中长期发展方向，根据目标确立学校发展中长期规划，进而制订出学校工作的年度计划和具体事务安排，并排出某一单位时间内的重点工作和非重点工作。统筹规划时间，其实质是对整体工作进行任务、人、物和时间资源的再分配。我们可以在仔细分析各项工作任务之间相互关系的基础上，给予恰当的时间，绘出工作网络图，找出最短时间的工作线路，在合理的组织、协调与控制过程中提高整体工作效率。

2.要事优先，树立正确的时序观。学校工作千头万绪，学校领导者若是平均用力于每一件事，往往很多事都做不好，如何合理地分配时间是学校时间管理中的重点。要事优先即是把时间分配有所侧重地倾向于重点工作，它是一个与注重时效有着迥异差别的时间管理方法。它不再以效率为目标，而是以方向为追求；它不是给你提供一个“时钟”，而是给你一个“罗盘”，因为比速度更重要的是前进方向。有所为，有所不为；有所先为，亦有所后为。要事优先原则要求学校领导者把最重要的工作放在第一时间处理，按照工作的重要性程度确立优先次序，再给各项任务分配时间。正确的事要做，不正确的事坚决不做；重要的事先做，非重要的事后做。做正确的事情一定比把事情做正确更重要。美国管理学家科维从“重要”和“紧急”两个维度对时间管理进行分析，提出了著名的“时间管理四象限说”，它把工作任务区分为重要且紧急、重要却不紧急、紧急却不重要、既非紧急又非重要四个“象限”。它清楚地告诉管理者应优先完成那些重要且紧急的事情，其次是重要却不紧急的事情，至于紧急却不重要的工作则应分权给副职领导完成，至于那些既非重要也非紧急的事可以放弃不做。学校领导者特别要重视第二象限的工作，即那些在当前重要却不紧急的工作，如教师专业发展培训、学校与家庭和社会“三结合教育”等，或是学校三年后的综合评估等。如果学校领导者工作缺乏计划性，这些重要而非紧急的工作没有在它们不紧急的时间内有序落实，随着时间的推移，“重要却不紧急”的工作渐趋变成“重要且紧急”的工作。此时，工作任务迫在眉睫，学校领导者就成了“消防队长”，工作质量可想而知。

3.适当分权，树立正确的时位观。首先，对于学校而言，分权意味着组织的权力不是集中在某单个的学校领导者手中，而是分散于领导组织的各个成员中。低程度的分权，学校领导仍然呈现从上至下的科层制权力分配，只是管理权限不再聚焦于最高的顶点，权力以一种渐弱的方式由上至下进行分解。高程度的分权，权力运行体系呈扁平化分布，领导组织中的个体权力更加分散，其中每个成员都会获得一定的权力赋予。一个学校领导者合理的分权，其最大的利好是可以让自己从复杂纷繁的事务性工作中解放出来，空出更多的时间谋划学校发展等重要工作，真正意义上体现学校领导者引领学校发展的角色定位。其次，知人善任式的分权容易激发下属工作的积极性和主动性，避免因科层制管理上传下达带来的时间浪费。学校领导者应确立正确的时位观，合理分权，使受权者职、责、权相统一，以便在较短的时间内解决问题，从而提高整个组织的工作效能。再次，学校领导者在学校管理中还应加强制度建设，坚持“例外管理”原则。即学校领导者只处理学校制度、章程和规则中没有明确规定的事件，或者在具体工作开展过程中出现与原计划较大分歧与偏差时才参与工作，对正常推进的工作一概不参与指挥和干涉。

4.审时度势，树立正确的时机观。关于时机，古代中国有着非常丰富而精辟的思想论述。司马迁在《史记·货殖列传》中把珍惜时机称之为“任时”，即所有事情的发展都需把握时机。西魏时期的司农卿苏绰强调“勿失农时，谷可得食”。著名军事家孙武更是在《孙子兵法》一书中多次论述时机的重要性，他认为时机是关系战争输赢的关键因素之一。在现代学校管理中，学校领导者必须确立珍视时机和运筹时机的意识，把时机看作是学校跨越发展、长足发展和可持续发展的重要因素之一。任何事物的前进和发展过程都会出现转折时期，或称为“时机”或“关键期”。处在关键时期的事物往往有着多种方向或速度的发展可能。《隋书》有言：“时不可再，机不可失。”学校领导者只有审时度势，果断决策，才能把握发展时机，才能引领学校沿着更好的方向或以更快的速度发展，或者只以较少的投入就可获得较大的发展回报。反之，当某一发展机会出现时却未能抓住，再想让学校发展沿着规划的轨道前行，就需要付出数倍甚至数十倍于前的代价，可能导致此发展计划就此失败。当然，学校领导者在抢抓学校发展时机的同时，还要学会运筹时机。运筹时机就是要审时度势地看待学校发展，既要防止出现不遵循规律的急躁冒进，又要防止贻误发展的迟缓拖沓。

“没有什么事比忙忙碌碌更容易的了，也没有什么事比取得实效更困难的了。”面对发展中的学校，学校管理者亟须走出时间管理失向、失序、失度和失机的困境，坚持统筹规划、要事优先、适当分权、审时度势等原则，树立正确的时序观、时效观、时位观和时机观，从而提高学校管理的效能。阿尔贝·加缪说过，“对未来最大的慷慨是把一切献给现在”。作为学校领导者，我们需要从现在开始，做时间的主人，而不是时间的仆从。