学生资助项目档案管理存在问题及其改进策略

张养民 邹城市学生资助管理中心

贫困学生资助政策是国家减轻学生负担，帮助困难学生完成学业利好政策之一。在政府部门及高校管理部门的双重监督下，绝大多数学生都享受到了贫困资助政策的好处，随着学生贫困申请资料的增多，也逐渐产生了大量贫困档案材料，这些材料是学校进行学生资助活动的直接证明。因此，对贫困生资助档案进行有效管理有助于帮助政府资助部门全面了解高校贫困生的学习、生活及贫困资金使用情况，这对于政府资助部门制定后续资助政策具有显著的实践意义。

一、学生资助项目档案管理存在问题

（一）管理混乱。很多资助部门和工作人员认为，资助档案材料的整理工作量大，且其不属于资助工作内容，所以对于学生的申请材料、银行的发放清单和资助报表等档案材料存在乱丢乱放现象，当相关部门进行检查或审计需要提供相关材料时，往往会出现无法提供、无法补齐的情况。

（二）材料不规范。材料不规范是影响高校贫困学生档案工作质量的重要原因。由于高校档案管理人员专业素质不强，经常在学生资助活动中存在不规范的档案书写错误现象。比如对银行贷款凭条粘贴错误、在学生贫困申请材料老师签名处随意填写等。这种材料不规范的现象不仅影响了后续学生奖助学金的评定，也会对学生档案工作管理带来一定困难。

（三）硬件设备不齐全。当前，多数高校在档案管理中，并没有建立专用的档案管理室，大多情况下是空置一间房间用来存放学生资料。同时像档案摆放架、档案盒等专用档案硬件设备配置不齐全，影响了档案管理质量水平。

（四）数量多，任务重。随着我国各地区学校的不断扩招，困难学生人数也相应在增加。家庭经济较差的学生约占在校生总人数的百分之二十到三十，相关部门每年都要收集整理新生的困难档案，数量非常巨大，所以，学生贫困档案归档整理工作目前存在数量多、任务重的现象。

二、学生资助项目档案管理优化策略

（一）加强信息化建设。如今社会已进入电子时代，随着计算机的应用以及网络的普及，在档案管理工作中，我们要逐渐将数字化信息技术引用其中，以不断适应现代社会的发展要求。电子档案可以利用网络信息技术将纸质化的档案材料转变为电子文档进行保存，节省了档案资料存放空间，减轻了档案工作人员的工作量。另此外，信息化的电子档案还可随时对学生档案情况进行跟进和更新，提高了学生档案管理的灵活性和便捷性。

（二）规范整理方法。每学年的受助学生成千上万，且资助标准一致。为方便档案管理和减少整理工作量，应将贫困学生资助管理档案以每学年一个班为单位装订成1册或几册分别按“件”整理。在材料整理处理上，可以通过多方位学习和实践，对学生的材料及时按类别、时间、工作流程等进行分册装订、打包存放，确保材料保存完整、查阅便捷。

（三）改善保管条件。档案管理人员在对资助档案进行归档的流程中，不应该使用市场上流行的普通档案盒，应该由高校采购部门去购买标有档案局公章印记的正规档案盒，这样可以保证资助材料档案保管质量。同时学校还应配置干燥、清爽的档案管理资料室，指派专业人员进行管理，优化和改善档案资料保管条件。

（四）明确档案材料真实性。在材料认定过程中，民政部门要积极配合资助工作，对学生家庭收入情况进行严格核实，尽可能保证学生困难证明材料的真实和有效性，并通过电话、实地走访等方式进行进一步核实，如果发现证明材料有伪造成分应做驳回处理，全面确保资助金发放的公平性和公正性，将资助金用到真正需要帮助的学生身上。

（五）提高管理人员素质。学生资助档案管理人员要进一步加强理论学习，努力提高自身业务水平，保证家庭经济困难学生档案整理工作的系统性和规范性，确保资助资金的有效落实落地。根据学生档案，管理者也可以对其家庭经济情况有一个全方面、相对真实的了解和认识，有助于针对性地管理好、用好各级各类学生资助资金，使有限的资助资金真正用在最需要获助的学生身上。

（六）加强制度管理。一是建立严格的学生资助档案集中统一管理制度，并通过整合资助工作做到集中管理。具体而言，可将贫困学生资助档案整合到资助管理中心，并统一由资助管理中心收集、整理、归档；二是尽快出台标准、规范资助档案管理制度，让各学校整理档案时有章可循。同时，要进一步明确相关管理部门，并将部门职责落实到人，切实加强监督管理；三是当学生提交助学金等相关资助材料时，必须经过领导同意，并签字才可，以确保资助材料的真实性和完整性。对于资助材料存在的电子文档情况，档案管理人员需要对其进行纸质文档备份，加盖单位公章以表明其有效性。

三、结语

贫困学生档案管理工作是资助中心档案工作开展的重要环节，也是资助中心开展家庭经济贫困学生资助工作的重要依据。在具体工作中，我们要建立一系列的、统一的管理标准，并采用信息化管理模式对学生资助档案进行科学管理，最大程度上贯彻落实国家资助政策，及时解决贫困生的学习和生活问题，帮助他们顺利完成学业，进一步促进我国教育公平的真正实现，促进社会和谐。