浅析如何做好医院文书档案管理工作

田洁

摘 要：医院文书档案主要工作内容是整理文件、收集资料、立卷、归纳等等，避免重要文档丢失，泄露病人的个人隐私，便会承担相应的责任。因此，做好医院文书档案工作非常重要，这就需要管理人员在工作中认真检查和整理，还可以运用信息技术，高效分类各种文档，提高文书档案管理工作的效率，对于促进医院发展起到至关重要的作用。

关键词：医院 文书档案 管理工作

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）07（c）-0137-02

医院在长期发展的过程中会留下很多文书档案，其中包括很多珍贵的资料，以便于日后核对和参考，为了保存这些宝贵的财务，必须要落实完善的医院文书档案管理制度，从而按照规定，要求管理人根据不同的资料进行分类保存，还应学会运用计算机，快速整理归类文书档案，不仅创新和改变了传统的管理模式，还有利于做好医院文书档案工作。

1 以往医院文书档案管理工作中存在的问题

1.1 文书档案管理机制不完善

以往医院文书档案管理机制不完善不具体，没有指出相关的管理规定，致使监管不严格不到位，难以增强约束力，进而出现懒散、怠慢的工作情绪，致使文书档案整理不齐全，经常遗忘整理资料，导致很多档案没有得到妥善的保管，从而在查找文书时，发现重要档案丢失，没有可供参考的资料，无法查找到真实的信息，可见由于管理机制不健全，不仅降低文书档案的严密性，还给医院造成损失。使很多重要的文书被泄露，不能确保档案具有完整性和保密性。归根到底在于管理工作中没有落实严格的规章制度，对于发现的问题，没有立即处罚，难以确保档案严密、完整，进而发现文书封面标注的信息和时间不准确，出现随意涂改的现象，表明在未经允许的情况下，文书档案被随便批注，体现出管理不全面，没有做到全方位地监管，使患者病例被盗取，无法保护患者个人信息，不利于促进医院发展。

1.2 文书档案管理意识淡薄

文书档案之所以经常出现丢失现象，主要原因之一就是人为因素，主要体现在管理意识淡薄，没有意识到加强管理文书档案的重要性，从而在工作中过于注重完成工作量，一味地追赶时间，逐渐加快工作进度，进而导致文书档案摆放混乱，很多不同的文书保管在一起，在借阅时难以快速找到所需的档案，便会浪费很多时间，表明对文书档案管理工作不够重视，从而在管理中过于注重走形式，没有按照规定整理文书，很多资料、档案随处丢放，导致重要文件丢失，当急需核对信息时，无法找到相应的档案，无法掌握患者就医记录，不清楚病人病例，给临床治疗带来阻碍，充分体现出由于缺乏管理意识，使珍贵的文书档案没能保存下来，便会发现各种资料不齐全，而且，许多文件上没有标注具体的时间，不能确定文书档案记录的内容是否真实，不清楚文件资料属于哪个科室，势必会阻碍医院发展。

1.3 管理方式比较落后

早期，文书档案管理人员在短时间内，无法快速整理文件，归档高效不高，不利于提高管理档案的时效性，表明管理方式比较落后，不能快速归类诸多的资料，繁重的工作量，在指定的时间内无法完成，给管理人员施加了工作压力，为了满足要求，经常加班分类档案。在疲劳的状态下工作，很容易出差错，致使同种类别的档案中有其他资料，当借阅材料和文件时，就会出现病例不切合实际，不符合具体情况，需再次查找，不仅浪费时间，还耽误核对信息。由此可知，由于管理方式不先进，就不可避免地出现档案分类不准确，整理效率较低的现象。而且，需要诸多的人力，才能统一归档，渐渐地增加劳动强度，为了改变这一现状，以下文章提出了运用先进的信息技术，便可解决存在的问题。

2 做好医院文书档案管理工作的对策

2.1 建立健全档案管理制度

当前，医院要重视建立健全档案管理制度，主要的内容可分为以下几点：第一，根据文书档案的种类，分为多种类型的资料，将同一类别的档案存放在一起，按照时间的先后顺序，在封皮上写上具体的年月日，归类整理齐全后，在保管表格上签字，以此明确负责管理文书的人员，促使管理人员明确工作职责，充分意识到管理不当，容易造成文书丢失，需接受处罚、承担责任，逐渐增强责任，尽职尽责做好文书档案工作，管理过程中时刻遵守规定，有利于加大管理力度，避免出现文书档案被盗取的现象。第二，当医务人员需借阅文书档案时，需经过院长允许，出示相应的证明，才能查找档案，进而获取所需的信息，要求医务人员必须要遵守保密协议，自觉保密患者的个人信息和病例，对于在借阅过程中发现随意破坏文书档案的现象，予以严厉的处罚。管理机制中明确提出必须要保存珍贵的档案，因而，如有损坏立即根据情节提出警告或者给予处罚，方可做好文书档案管理工作。

2.2 加强检查，增强档案管意识

现阶段，在开展文书档案管理工作时，医院的领导人员应加强检查，充分了解各种文件、资料、档案是否齐全，有无丢失现象，一经发现文书档案保管不当，立即处罚相关的管理人员，达到警示的目的，逐渐增强管理人员的责任感和管理意识，管理工作中更加细心、认真、负责，自觉主动按照规定和要求，分类整理诸多的文书档案，以便于日后查阅。可见医院加强检查非常重要，从而及时发现存在的问题，尽快追究其责任，予以处罚，对于情节严重的人员便可辞退，警示档案管理人员做好本职工作，进而在管理功过程中发挥出主动性和积极性，仔细核对各类档案的信息，依据不同的类型，保存在不同的位置，方便医务人员查找，当查阅档案时，快速找到所需的信息和资料，全面掌握病人的基本信息，尽早做出判断，以免出现误诊的情况，就会影响医院的形象，为了避免出现这种情况，严格检查文书档案是否保存妥当十分重要，这样才能从根本上杜绝出现档案丢失的问题，推动医院稳定发展。

2.3 运用信息技术，高效整理文书档案

现如今，科学技术不断进步，推出了信息技术，广泛应用于各个领域，医院在发展的过程中要做到与时俱进，跟上时代发展的步伐，从而积极引入先进的信息技术，从而用于管理文书档案，管理人员借助信息技术，快速检索档案的信息，依据时间、类型整理和归档，准确地分类保管各种文书档案，避免出錯。可见运用信息技术，使档案管理工作高效进行，不仅减轻了负担，还方便整理多种档案，为管理人员提供了便利。因此，管理过程中发挥出信息技术的作用和优势，随时在计算机管理系统中输入关键词，就可以掌握档案的具体时间、详细的内容及、立卷日期等等，结合检索得知的信息和自己对档案的理解，操作计算机根据不同的文书档案，整理在指定的文件夹中，方便日后借阅和查找。也可以依据文书档案的类型，运用信息技术，建立不同的数据库，输入动态密码即可查找，充分体现出应用信息技术，管理文书档案更加便捷，改变了传统的管理方式，进一步提高文书档案工作的时效性。

3 结语

综述，医院文书档案工作中要注重完善管理制度，从而按照规定和要求，规范化地整理各种文书档案，在管理过程中如发现保存不当，使重要资料丢失，需承担责任和后果，还应予以严厉的处罚，警示管理人员认真做好本职工作，严格遵守管理规定，认真归档、分类、筛选等等，有效提高医院文书档案的保密性，使档案为临床治疗提供参考资料，推动医院建设，促进医院长久、稳定地发展。

参考文献

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