浅析高校电子档案管理的问题及策略

摘 要：随着科学技术的发展，网络信息已经融于到对学校的档案管理方面。档案信息完成从纸质的转变为电子版的蜕变。电子档案信息提高了信息的服务能力，实现了科技对教育发展的要求，提高了学校的工作的效率。但是在这蜕变的背后还是存在着储存载体易变动、管理人员的专业性不强、信息保密工作有纰漏等问题有待我们解决。

关键词：高校；电子档案管理策略

在现代社会中，电子信息已经成为信息时代记录信息的一种重要的方式。电子档案已经在学校的科研和管理服务中发挥的重要的作用。电子档案能够大量储存信息并且有易于查找的特点，提高了工作效率。但是电子档案管理还存在着一些不足，有着对不足的解决方案。

1 电子档案的重要性

1.1 提高了信息服务能力

在现代社会，随着科学技术的飞速发展，逐渐实现了网络信息的普及化。当我们完成了纸质档案到电子档案的转变后，用户可以通过现有网络资源，对自己需要的信息在网络上进行查找。这就全面提高了电子档案的信息服务能力，实现了现代化对教育发展的要求。相比于传统的纸质档案的费时费力且容易忙中出错的弊端，电子档案则具有能够大量储存信息，快速更新信息的优势。用户想要查找所需的信息，只需要简单的进行文字搜索就可以找到，增强了信息全面服务能力。

1.2 提高了工作效率

通过对电子档案信息的更新，电子信息网络中就包含了全面的档案信息。电子档案能够将声音、影像及一些文字等信息集合储存，增强了档案的可读性和可视性。相比起传统的档案信息不能远距离传閱，容易造成破坏和损失的特点，电子档案可以供用户远距离查阅观看，可以远程对所需要的信息进行查找，提高了所需者的查找效率。同时也减少了专业人员对于档案的分类和排版查找，节省了人力，提高了档案专业人员的工作效率。

2 电子档案管理存在的不足

2.1 文件储存载体易变动

电子档案区别于传统的纸质档案，电子档案具有数字化、虚拟化的特点。所以电子档案需要有载体的承载，需要通过硬件进行表达。但是载体可能会出现变化，随着环境的变化可能会出现不能读取的情况，造成电子信息识读性不连续。并且载体的更新换代十分快速，随着现代科技的发展，编码程序不断的更新换代，可能会出现新程序无法识别旧程序的电子档案信息，造成信息无法打开的情况，十分影响电子档案的管理。

2.2 电子档案管理人员的专业性不强

很多监管电子档案信息的工作人员，他们的专业性并不强，只是掌握了一点的计算机知识，但是对于专业的工作知识的掌握还是很片面的。并且许多专业人员的计算机操作性并不强，很难应对一些电子档案的突发状况。

2.3 信息保密和安全问题

和传统的纸质档案信息相比，电子档案的是通过互联网进行相互传递的。对于接受对象的开放性，不仅造成电子文件和载体的可分离性，并且使档案信息有着随时被更改、窃取、损毁的可能性，这就使电子档案的安全性产生了漏洞。另一方面，电脑病毒和电脑黑客可以很轻易的对信息的载体产生攻击，造成信息的被窃取和无法被读取的可能。

3 电子档案管理的策略

3.1 保证信息备份

由于档案的特殊性质，所以我们对档案的管理尤为重要。对电子信息的拷贝和迁移不乏是一种保存电子档案信息的重要手段。由于电子档案的虚拟性和载体的快速更新的特性，我们可以在原来技术环境的前提下，对电子信息进行定时重写原有数据，防止由于载体的编码程序发生变化而丢失原有的电子信息。同时也可以将信息从一种载体环境迁移到另一种载体环境，进行信息的复制，可以随时技术的发展，适时对电子信息进行改变其数字格式的手段，使其能够适应新得载体环境。

3.2 加强专业人员的素质培训

我们应该加强对管理档案人员的计算机专业技能的培训，不仅仅要加强档案管理的专业知识，还要增强他们的计算机的应用能力。使他们可以掌握更多的计算机专业知识，在对电子档案的突发状况有一定的处理能力，提高专业人员的工作效率。

3.3 采取信息保护措施

电子信息是高科技的产物，保证信息的安全是管理电子档案的重要环节。电子信息传输上网以后，必须从进口、传输过程、使用这三个方面进行防护。采用加密技术、身份验证等手段来防止电子信息的随意被修改、删除和窃取。同时为了防止黑客的入侵，我们可以对电脑采取安装防火墙、杀毒软件措施，防止对电子文件的非法访问和恶意窃取。这些技术对于电子档案的真实性和可靠性，能够确保文件在传输过程中的安全和保密。

4 总结

所以电子档案还存在着电子档案的载体易变动性、专业管理人员的计算机操作能力不强和对保存信息的安全性不高等问题。所以要提高管理学校的电子档案的能力，我们可以对信息进行适时的备份迁移、提高专业人员的计算机专业能力和采取加密技术、实名制等措施来加强对信息的保密能力，从而提高学校对于电子档案的管理能力，提高工作的效率。

参考文献

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[2]尹翔.高校电子档案管理工作中存在的问题及对策[J].潍坊学院学报，2014（03）：112-113.

[3]余丹.浅谈高校学生档案管理工作的现状及对策[J].湖北科技学院学报，2013（10）：177-178

作者简介

陈雨羚（1991-），女，汉族，江苏无锡，本科，广州工商学院，从事档案管理方面工作。