提高毕业论文格式排版效率方法的探讨

彭艳

摘 要：本文针对毕业论文排版的相关问题进行探讨，给出科学有效的排版流程，同时提出利用微课和VBA对论文排版进行指导，为师生节省了论文排版和修改的时间，避免了重复的劳动，提高了工作效率。

关键词：毕业论文排版流程 微课 VBA 自动化

中图分类号：TP31 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）07（c）-0032-02

Abstract： This paper discusses the related issues of graduation thesis typesetting， gives a scientific and effective typesetting process， and puts forward the use of micro-lectures and VBA to guide the paper typesetting. It saves the time for the papers and revisions for the teachers and students， avoids the duplication of labor and improves the work efficiency.

Key Words： Graduation thesis typesetting process； Micro-lectures； VBA； Automation

高职毕业论文是高职院校实现人才培养目标的重要实践教学环节，其内容和格式要求均十分严格。学生除了花费大量时间和精力在论文内容设计与撰写外，还要按照指定要求对论文格式进行排版。论文质量的好坏取决于论文的内容与排版，排版不合格也是论文不合格。

通过《计算机应用》课程的学习，学生已经掌握Word的基本编辑操作，并学习了关于毕业论文排版的技能与操作方法。由于课程在一年级开设，学生在毕业时才撰写论文，学习的时间间隔太长，很多关于论文排版的技能与操作方法已经忘记。而且毕业论文的内容多、章节多、排版的要求也多，学生操作时很容易出错。多数学生做毕业论文时，总是急于论文内容的录入，直接将各章节的编号进行手动录入，当后续对文档结构进行调整时，手动录入的编辑很容易混乱。实际上，撰写论文的一般流程应该是：先拟订论文提纲，再确定文档结构，最后填写内容。

1 论文排版的流程

1.1 论文排版的要求

每所学校都有关于毕业论文排版的要求，包括页面属性、封面、目录、各级标题及正文、公式、图形、表格、页眉和页码、参考文献等各方面的设置要求。由于格式要求多种多样，学校制作统一的规范文件，详细说明论文排版的要求，学生按照规范文件进行排版。

1.2 论文排版的流程

论文的排版应该依据规范文件，按照一定的排版流程逐步对文档进行格式设置。下面就以Word排版软件为例，对几个重要的流程进行介绍。

（1）页面设置。包括页面属性的各项设置，如纸张，页边距等格式设置。在开始论文排版之前，一定要按照排版要求进行页面设置。如果论文排版完成后，发现页面设置错误，再对页面属性进行修改，会造成大幅度调整。

（2）样式设置。样式是指已经命名的一组字符格式和段落格式的集合，Word中提供了多种内置样式。为了使论文的内容层次分明，便于阅读，将不同的内容设置不同级别的样式，如对章名、节名、小节名分别应用内置样式1级标题、2级标题、3级标题样式，正文应用正文样式，参考文献、摘要等没有相应的内置样式可用，则先新建样式再应用。当论文格式需要修改时，只要修改样式，应用该样式的内容将同步更新，从而减少了出错机会，提高了排版效率。通过应用样式，可使一篇毕业论文中同一级别的内容格式一致。因为样式设置的好坏，影响着论文排版效果和后面的操作流程，故样式设置是毕业论文排版的关键。

（3）自动加入多级列表。对于一篇较长的论文，需要使用多种级别的标题编号，如第一章、1.1、1.1.1等。如果手动加入编号，一旦对章节进行增删和移动，就需要修改相应的编号。自动编号的好处是章节进行更改后编号数值也会自动调整。在自动编号之前，先确保各级标题应用正确，然后在“多级列表”中选择“定义新的多级列表”命令。在打开的“定义新多级列表”对话框左侧选择需要修改的级别，右侧设置级别链接的对应标题样式，再设置编号的格式。

（4）自动生成目录。目錄通常由两个部分组成：左侧的目录标题和右侧标题所对应的页码。添加方法分为手工和自动两种。手动添加目录比较麻烦，不利用以后的编辑修改。Word提供了自动生成目录的功能，在完成样式及多级列表设置的基础上，利用“目录”中“自动目录”命令，可以快速生成目录。目录生成之后，可以利用“自定义目录”命令，对目录中标题的格式进行修改。如果对论文正文中的标题文字进行修改或者页码进行了调整，可以执行“更新目录”命令，刷新目录，使条目指向正确的内容。

（5）插入分节符。没有插入分节符之前，Word视整篇文档为一个“节”，此时设置页眉页脚，整篇文档的页眉和页脚是一样的。使用“分节符”可以将文档分成不同的“节”，再根据需要对每个“节”的格式进行设置。在设置页眉页脚之前，先按照排版要求，将排版要求相同的部分设置在同一“节”中。

（6）页眉页脚的设置。论文内容分封面、摘要、目录、正文和参考文献等部分，需要进行不同的页眉页脚等版面设置，如封面不显示页眉页脚，正文部分显示页眉页码。分节之后，再进行页眉页脚设置，如果需要编辑第1节页眉页脚，先进入页眉页脚编辑状态，再输入相应内容；编辑第2节页眉时，如果第2节内容与第一节内容不同，则先取消“链接到前一条页眉”，再输入相应内容，其余各节的页眉页脚同理设置。页眉页脚设置完毕后，“关闭页眉和页脚”。

2 指导论文排版的方法

论文的排版是每一位同学需要掌握的技能。由于排版要求较多以及排版流程较复杂，对于部分学生来说，往往不知从何入手，需要较长时间进行理解。另外学生的信息素养参差不齐，导致部分学生接触论文排版时，操作十分吃力。

指导老师不仅要对论文的内容與设计做出指导，还要对论文格式进行修改。在实际指导过程中，每篇论文在格式排版上都或多或少存在一些问题。为了帮助学生快速掌握论文排版的方法，避免重复的排版操作，本文采用微课和VBA两种方法对毕业论文进行排版指导。

2.1 微课的应用

为了帮助学生学习毕业论文排版的技能与操作方法，同时又满足学生个性化学习的要求，教师按毕业论文排版的流程分步骤录制微课，录制的微课视频的时长不超过7min，学生根据自身情况进行有选择性的学习。既提高了学生学习效率，又避免教师对毕业论文排版进行重复指导。

2.2 VBA的使用

VBA（Visual Basic for Applications）是Visual Basic的一种宏语言，是微软开发的在其桌面应用程序中执行通用的自动化（OLE）任务的编程语言。在Word中编写完成某项特定任务的宏，可以使一些文档处理变得自动化。利用VBA编写宏后，执行宏命令，实现论文排版和审查的自动化，减少指导老师的工作量。其实VBA并不神秘，通过录制宏的方式可以轻松地获得VBA代码。使用“开发工具”中的“录制宏”命令，将排版操作录制成宏，并将宏保存在通用文档（Normal.dotm）中。在修改毕业论文时，打开“宏”对话框，执行“运行”命令，实现排版修改的自动化。执行“编辑”命令，可以查看宏代码。此外，执行“创建”宏命令，并在宏代码中添加过程，将录制的相关代码复制到过程中，再根据要求稍加修改，可以实现自动审查的功能。

毕业论文排版是一项繁琐的工作，减少复杂度使部分工作自动化，是有一定实际意义的。文章中先提出了科学有效的排版流程，再利用微课和VBA对论文排版进行指导，为师生节省了排版和修改的时间，避免了重复的劳动，提高了工作效率。学生将精力集中于论文的内容上，从而提高了论文的质量。

参考文献

[1] 鲍芳琳.关于Word 2010中长文档排版方法的研究[J].电子世界，2017（4）：49.

[2] 张槐权.基VBA技术对Word文档的公文格式审核[J].电脑知识与技术，2017（9）：209-210，238.

[3] 陈晓红，马志新.基于Word 2010的毕业论文排版应用研究[J].无线互联科技，2017（11）：54-55.