城市规划档案管理中的问题及对策探究

2018-01-26张苏燕

中华建设 2018年1期

张苏燕

档案管理工作属于城市规划的关键环节，在城市整体规范化管理中占据着相当重要的地位。档案真实记录一座城市建设中的全部信息，从开始建设持续到规划完成，具有极强的权威性、客观性和真实性。不过在城市规划档案管理中仍然存在部分问题，不利于城市的建设和发展。笔者主要对城市规划档案管理中的问题进行探究，并制定一些有效对策。

档案是在城市规划建设过程中产生的，涉及到城市规划部门的多个方面，作为历史记录而存储的资料，以备将来查询和考察。在城市规划过程中做好档案管理工作十分重要，能够为调整社会纠纷、改造维修、建设工程和规划实施提供重要依据，确保城市规划各项工作的顺利实施和有效进行，为城市居民提供优质服务，从而促进社会经济与城市建设的发展。

一、城市规划档案管理中存在的主要问题分析

1.缺乏先进的管理制度体系

目前，虽然我国逐步规范城市规划档案管理工作的标准和制度，不过由于政府组织庞大，涉及到人员较多，导致在城市规划档案管理工作中，部分机构体制与工作章程的建设不够完善，难以真正做到与时俱进。而且城市规划档案管理部门受地域性差异的限制，出现不同的规章制度，导致在全国范围内并不是统一的，各地档案材料无法进行有效交流和互通，从而影响到整体工作效率，档案资料更是无法充分利用与开发。特别是各部门、各地方缺乏合作，针对自身的城市规划档案管理工作，缺乏与外界的沟通与交流，导致工作难度提高。

2.工作人员的素质有待提升

人力资源在任何工作中都十分重要，在城市规划档案管理用人方面，人力资源部门缺乏相应的工作意识，把该项工作纯粹当成资料保存，缺乏专业人员的引入。引入的大多是非专业人员，他们对档案管理工作缺乏全面科学的管理能力和意识，甚至无法区分哪些档案资料需要保密，导致档案管理工作不够专业，而且工作人员缺乏积极性，只是对档案资料进行简单的收藏和保存。在部分经济落后区域更是不够重视城市规划档案管理工作，甚至没有设立专业的部门，导致该项工作比较混乱，难以真正发挥档案资料对城市规划和建设的促进作用。

3.管理设备与技术比较落后

由于政府部门对城市规划档案管理工作不够重视，投入的经费支持相对不多，导致该项工作缺乏先进的设备和技术支持，管理设备比较落后，有的档案资料存放环境封闭、阴暗、潮湿，缺乏相应的防盗、防火管理措施，影响档案资料的安全性，严重影响工作质量和效率。特别是随着信息技术的快速发展和广泛应用，在城市规划档案管理工作中并没有紧跟时代潮流，使用的管理方式仍然比较传统，没有及时应用信息化、网络化管理模式，没有做到电子化存储，影响管理效率，而且在处理档案资料时容易出现失误，严重脱离时代发展趋势。

二、解决城市规划档案管理中问题的有效对策

1.提高档案管理重视程度，建立健全管理制度

在城市规划档案管理工作中，要想解决现阶段存在的问题，相关的政府部门和领导首先应当提升对该项工作的重视程度和认识，确保所有的档案管理工作按照专业化、标准化的流程进行，包括管理规范制度、设施配备和人员引入等多个方面。当管理层提高对城市规划档案管理工作的重视程度之后，就能够有效改善档案资料管理的效率，以及工作的执行力度，调动工作人员在管理档案资料中的激情和动力，促使他们形成严谨、端正的工作态度和专业意识。同时，在城市规划档案管理总体管理原则与精神方面，需要保持高度统一，各个地方可以根据自身区域的实际现状修订规章制度，建立健全完全的管理标准和机制，以保证档案资料管理的完整与安全为基础，提高档案资料的利用率，使该项工作满足本地实际需求，紧跟时代脚步，以此提高档案管理工作的质量。并淘汰传统落后的管理技术和模式，让管理体系变得专业化，且具有时代特色。另外，在选择城市规划档案管理工作人员时，相关部门需要引入专业性人才，在日常的管理活动中可以得到专业技术和思维的支持，确保工作流程的专业性和完整性。在完成规章制度方面，城市规划部门应当针对档案管理工作制定一定的要求和标准，不断完善管理制度，为该项工作的开展和实施提供科学高效的指导，避免在日常工作中出现混乱和失误，全力构建标准化、专业化的管理体系。

2.强化工作人员素质管理，打造专业高效团队

在城市规划档案管理日常工作中，离不开专业人员和高效团队的支持，正所谓人力资源是第一生产力，加强对档案管理工作的管理相当有必要，需要不断提升他们的业务水平和专业技术，全力打造一支高效的队伍，保证该项工作实现高效率、专业化的目的。对此，城市规划部门在招聘工作人员时，需要严格控制引入做好把控工作，引入知识化、专业化的管理人力，确保他们可以胜任档案资料在管理方面的各项工作，包括收集、整理、开发、查询、检索和利用。并以现有的档案管理工作人员为基础，着重培养他们的专业理念和技能，真正做好人员培训工作，使其边学习边工作，不断提升自身的业务水平和专业技术；将最新的档案管理模式和技术传递给工作人员，使他们紧跟时代潮流，帮助其形成专业的业务处理能力。同时，应当增强城市规划档案管理相关领导的专业化管理与技能培训，提升管理者在实际工作中的水平和质量，确保管理理念和工作模式的先进性，借此为档案管理工作提供有力的智力支持。另外，在档案管理信息化技术日益普及的情况下，相关部门需要做好城市规划档案管理工作的计算机技术培训工作，以免他们在实际工作中对信息技术的应用产生畏惧心理，使其乐于学习和接受新技术、新知识，积极引领工作人员使用先进的计算机技术对档案资料进行管理，以此提高他们的工作效率和质量。

3.增加档案管理资金投入，建设新型管理模式

要想真正做好城市规划档案管理工作，增加资金支持和经费投入是必不可少的，采用信息化、网络化管理模式也是必走之路。这就需要高度重视信息技术在城市规划档案管理工作的应用，以此为依托建设专业的档案管理系统，提高档案资料的信息化管理水平，并实现实时共享和交流互通功能。在建设好信息化档案管理系统之后，城市规划档案管理部门可采用分级管理的模式，针对不同级别的工作人员开放不一定的权限，包括浏览和调取等，不仅能够提高档案管理工作的安全性，还可以通过共享突破时间和空间的限制，真正突出该项工作的实际应用功能。同时，应当配备相应的扫描仪等硬件设备，以及专业处理技术，对以往与现有的档案资料进行适当整理后，上传到网络数据库中，确保整体档案资料以电子形式存储和运用。所以，在城市规划档案管理日常工作中采用信息化管理模式，需要确保软件和硬件设备的先进性，并配备专业的技术性人才，让档案管理工作可以快速、高效完成，以此支持信息技术管理模式的需要。不过需要注意的是，在通常情况下大多以时间为限制，针对年代久远的城市规划档案资料需要筛选，选择一些重要性的资料进行保存；而针对新进档案，则需要通过全面数字化处理管理，并做好原件资料的管理工作，只有这样才能够给从多个方面确保档案资料的完整性，真正做到万无一失和科学管理。