浅析档案信息化建设的影响因素与对策

2018-01-26贾磊

山西青年 2018年9期

贾磊

(哈尔滨市军队离休退休干部第五休养所，黑龙江哈尔滨 150090)

近年来，在国家档案行政管理部门的规划组织下，以信息技术为核心的档案信息化建设不断推进，极大地提高了档案信息管理的水平。然而，需要注意的是档案的信息化建设不能够各自为政，而需要有统一的技术标准和制度，因此需要针对档案信息化建设的影响因素展开研究。

一、档案信息化建设的基本现状

(一)档案信息化建设的主要概念

档案的信息化建设是指以国家信息化建设和档案事业发展规划的要求为导向，以档案的基础设施与资源信息建设为核心，依托制度、人才、安全体系的工作。档案的信息化建设是一个动态的系统工程，其最终目的是加强档案信息资源的管理与利用效率。

(二)我国档案信息化建设的现状与影响因素

我国现阶段的档案信息化建设发展极不平衡，部分单位还存在着由于技术更迭、技术人员青黄不接所造成的岗位空白。即使已经投入了档案信息化管理系统，其实现的功能也较为单一，通常只注重档案的录入、存储、检索，而忽视了档案的管理功能。从档案管理流程上看，缺乏系统的培训与规范要求，且没有足够的安全体系保障档案信息的安全性。而随着国家对档案信息化建设的全面推进，数字档案馆资源建设势在必行。档案管理人员需要在现有的信息资源基础上，建立起有利于资源整合、信息共享、数据发掘的更完善的档案信息管理系统；根据国家的相关规范标准，进一步完善电子档案的保护、保存工作，处理好档案信息的利用与安全保密的关系。

二、档案信息化建设的对策

(一)加强档案信息化的基础设施建设

档案信息化建设的基础设施，包括了硬件设备与软件网络。所谓硬件设备，即是指服务器、扫描仪、计算机、复印机、打印机等在档案信息化管理过程中常用的仪器设备。而软件网络则包含了档案馆内部的局域网络、档案馆连接外部的互联网络以及在单位各部门之间进行连接的网络等。信息化档案馆建设中，硬件设施的配备是十分重要的。硬件设备是保证档案馆运行的物质基础，这其中又以服务器与终端设备最重要。档案馆的服务器数量与规模，取决于档案管理任务的复杂程度与数据规模，在保证够用的情况下可以为后期功能拓展留有一定冗余；终端设备是指档案信息的输入输出设备，作为交互设备，其保证了档案信息在交互过程中的效率。硬件设备投入在整个档案信息化建设投资中一般要占到一半以上。网络环境则是档案信息管理工作得以正常运行的基础。连接档案馆内部和单位各部门之间的局域网络，可以保证档案资源录入、管理、利用等日常业务。而对外的互联网络可以更方便地获取所需要的数字信息，帮助进行系统更新与资源整合。

(二)加强档案信息化的资源建设

档案信息管理，归根结底是对其中的信息资源的管理。档案信息资源来源于各单位所移交的电子数据。随着档案信息形式要求的不断提高，档案信息既包括了传统的文本、图片等平面数据，也出现了音频、视频甚至生物信息等复合的信息资源。因此档案信息化的资源建设包含两个内容，不仅要对传统的平面数据进行数字化，而且要开发新的方式来存储和管理更多形式的数据。

(三)规范档案信息化的流程体系

档案信息化的系统规范，最重要的是保证档案建立与管理流程的标准化。已有的标准化内容，包含了基础设施的标准化、信息资源的标准化、网络通信方式的标准化、信息安全管理的标准化以及业务管理的标准化等。档案规范的标准化建设，有利于不同地区之间档案信息的统一管理，便于国家方针政策的实施。档案的信息化规范体系应当涵盖管理、业务、技术三个层面，其中要适当参考先进的国际标准以及行业规范。

(四)加强档案信息化的人才体系建设

档案的信息化建设，相关的技术人才是一项重要资源。鉴于信息化档案管理对计算机和网络技术有一定要求，因此，相关单位可以采用多种手段进行人才体系建设。一方面可以与相关的高校、企业和研究所进行人才建设合作，委托培养或引进信息管理相关的人才；同时要对已有的人员定期组织技术培训，学习档案管理信息技术相关知识。

(五)加强档案信息化的安全体系建设

档案信息化建设的组织单位需要建立完善的安全规章制度，确保档案信息的安全，防止泄密事件发生。在信息档案储存场所中，如机房、服务器库房，需要单独设置在符合保密要求的区域内，并配备必要的视频监控设备，做好防火、防盗措施，保证供电稳定。在进行档案信息的录入与使用过程中，需要进行全程录像监控，影像信息需保存三年以上。档案信息保密场所严禁携带具有拍照、摄像设备和微型存储设备入内。各级档案保密管理部门应当在职责范围内进行监督检查，对于违反规范的，要及时查处并予以上报。