计算机软件在企业办公自动化管理中的应用分析

高洪涛

(河南信息统计职业学院，河南 郑州 450008)

随着社会的不断发展，我国的信息科学技术也在不断地更新和进步，给人们的生活和工作带来了极大的便利之处。特别是对于我国各个企业的办公管理来说，信息技术的发展带来的是企业办公自动化的趋势，同时也意味着计算机软件在企业办公自动化管理中的应用将会越来越广泛和普遍。总的来说，企业办公自动化管理是一种高效创新的工作方式，非常适合当前快节奏的生活和工作形式。而对计算机软件的高效利用，可以在很大程度上提升企业员工的办事效率以及强化企业办公自动化模式，增强企业在市场上的竞争力，保证企业的健康、可持续发展。

一、企业办公自动化的基本概念

企业办公自动化实质上指的就是企业利用互联网信息技术对办公进行自动化的管理方式，是一种“机器代替人工”的工作模式，即企业的大部分业务将会借助多样化的办公设备以及人机交互系统来实现和完成。可以说，企业办公自动化是基于现代信息科学技术的发展之上的，对于企业工作员工的工作效率有着很大的促进作用。除此之外，企业办公自动化的实现也将会成为企业制定对策和发布指令的科学依据。关于企业办公自动化的组成成分，一般主要先是信息采集，再是加工、运输，最后是保存，四个环节在实际操作过程中缺一不可。另外，企业之所以实行办公自动化的管理方式，最核心的诉求还是能够为企业的决策和管理提供准确及时的信息，能够为企业带来更大的收益。关于企业办公自动化管理的实现，最关键的还是要依附于计算机软件的应用。与其说是实现企业办公自动化，不如说是对办公自动化软件的应用。这种办公自动化软件在企业中的定位和分类就是以“办公自动化”为核心开展起来的。以下就将论述各种应用于办公自动化的计算机软件以及其所带来的价值和影响。

二、计算机软件在企业办公自动化管理中的应用

(一)企业办公自动化的文字处理软件

目前我国比较常用的企业办公文字处理软件有office系列的办公软件、WPS办公软件以及给予web的文字处理软件等。在众多办公文字处理软件当中，当属office系列的办公软件具备的功能最多，应用最广泛。特别是office系列中的word、execl以及ppt等组件的使用。也因为office系列的办公软件和windows操作系统一样，都属于Microsoft软件公司，在操作性以及兼容性上都比其他同类型的软件要高；而国内自己研发的WPS软件，不仅包含的有office系列办公软件的基本功能，还具备占据空间小、提供免费版本等独特优势，一经上市就获得了国内企业管理者和用户的广泛好评和青睐，占据着大量的市场份额。

对于文字处理软件在企业办公自动化方面所起的作用和产生的意义，可以从以下两方面体现：首先，企业办公文字处理软件的应用能够使工作人员更加高效地处理诸如文字编辑、排版以及打印、校对等工作；其次，上述提到的企业办公文字处理软件的体积普遍较小，占用的内存不大，可以利用U盘等便携式存储空间对企业办公文件进行备份和转存等。这样一来，就可以利用计算机软件在企业办公中的应用来提升工作人员的工作效率，从而提高办公质量，是实现企业办公自动化管理的重要工具。

(二)企业办公自动化的通讯软件和网络共享软件

在企业办公自动化管理中不可缺少的办公软件除了上述提及的文字处理软件，还有通讯及网路共享软件，这些软件也是企业办公自动化中常见的计算机软件。像是E-Mail电子邮件、腾讯发行的QQ通讯软件以及微信等，这些都是生活和工作中比较常用的应用软件。特别是对于那些跨国、跨地区的大型企业，它们内部工作人员进行交流的通讯软件大部分都是E-Mail电子邮件以及IPMsg等类型的通讯软件。值得注意和强调的是，这些通讯软件除了可以用作企业内部的消息传达和发布等功能，还具备文件共享以及远程帮助等其它功能，保证信息能够被及时接收和处理。当然最大的优点还是在于其大大提高了企业内部员工的办事效率和工作的积极性。除此之外，随着云计算技术的不断发展，一些文件传输和共享的软件也被广泛应用在企业的办公管理中，比如云盘、FTP等共享软件的使用，让企业的办公管理和存储变得更加便利，同时也提高了数据传输和存储的安全性和可靠性，大大提升了企业的办公质量和效率。

(三)企业办公自动化的数据存储软件

对于企业办公自动化来说，数据存储也是日常企业办公管理的重要手段和内容。目前企业内部常用的数据存储软件一般来说有三种方式，分别是软件存储、数据可存储以及云盘、服务器存储等。以上这三种存储方式都有各自的优点和缺点。对于软件存储来说，这种存储方式的优点是操作过程简便，易于上手，但缺点是不利于后续的数据分析和查找等工作的开展；对于数据库存储方式来说，

常见的数据库系统有sqlserver、mysql以及oraele等，可以在很大程度上节省数据存储的空间，有助于数据备份以及数据分析工作的开展和进行；对于第三种利用云盘、文件服务器进行存储的存储方式而言，这种存储方式比较便于分类和整理。总之以上三种数据存储软件在应用范围和方式上都有自己的独特之处，每种存储方式可能在特定的时间和场合上发挥的作用是不一样的，表现出来的侧重点也是不一样的。因此，不管是企业办公自动化的应用还是用户个人使用，都要结合具体操作的业务和实际情况加以选择，这样一来有助于企业日常办公管理的高效进行。

(四)企业办公自动化的其它计算机软件

企业办公自动化管理实现的前提和基础就是要有各种类型的计算机软件的支撑，除了上述提到企业办公自动化软件，还有其它类型的计算机软件也在企业办公自动化中得到了广泛地应用。比如VPN计算机软件的应用，这种计算机办公软件最大的特点就在于较为廉价和安全，保证企业的管理决策能够被及时送达和传递。除此之外，还有用于企业内部员工签到和考勤的计算机软件，比如NFC触碰式应用软件、二维码扫码等，这些都是一些新兴的计算机软件。企业要根据自身实际的运营情况，选择合理、有效的计算机软件用于企业办公自动化中，从而提升企业内部员工的工作效率和工作质量，充分调动员工工作的积极性。

三、结语

综上所述，计算机软件在企业办公自动化管理中的应用越来越广泛，发挥着很大的积极作用，不仅扩大了企业内部的办公区域和

范围，优化了工作环境，同时也在很大程度上降低了企业的管理成本，实现了企业办公的自动化管理。特别是当前日益激烈的市场竞争局势，企业要想在这样的社会背景下谋求长远的发展，站稳脚跟，就必须要时刻紧跟社会发展的流行趋势，做到与时俱进。当然，更重要的还是企业要对自身的发展形式和经营状况有一个全面地了解，结合具体情况灵活地选择和应用计算机软件，将企业办公自动化管理带来的积极影响发挥到最大限度，从而提升企业的办事效率和质量，最终为企业带来更多、更大的收益。

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