信息环境下公路档案管理研究

2018-01-25黄克志

山西青年 2018年17期

黄克志

(潮州市交通运输服务中心，广东潮州 521011)

随着改革开放的发展，广东省工业化城镇化进程日益加快，公路建设也是发展迅速。公路建设提高了公路运输能力，推动了国民经济的发展，但是日益剧增的公路建设项目，让公路档案管理变得更加复杂，庞大的档案内容给档案管理人员提出了更高的挑战。因此，公路档案管理部门亟需加快信息化建设，科学、有效地管理公路档案。

一、广东省公路档案管理的现状分析

近几年来，我国的科技发展取得了显著的效果，在很多领域得到了应用。其中，公路档案管理中，计算机技术和互联网技术得到了全方位的应用，使得我省的公路档案管理信息化建设取得了初步的成效。但是在实际操作中，公路档案的信息化管理仍然存在着很多问题，制约了档案管理的进一步发展。

(一)档案管理不规范，缺乏科学的总体规划

公路档案管理在我国起步比较晚，基础业务管理中经验比较欠缺，档案管理还没有形成一定的标准，在管理中比较随意，导致档案管理比较混乱。在档案管理过程中，建立信息数据库时，由于技术不规范，导致出现很多漏洞和错误。另外，在档案管理中操作不规范，不同时期和类型的公路档案信息兼容性差，造成很多重要的资料和数据损失，给公路档案管理的信息化带来严峻挑战。

(二)档案管理数据信息不系统

档案管理信息化，就是通过档案数据的收集、整理和运用，来系统地管理公路档案。从公路档案管理的现状分析，档案信息传递比较滞后，很难实现信息共享，这主要因为档案信息转化能力比较欠缺，导致数据信息缺乏。用户在使用计算机检索档案管理的数据时，常常得不到相关的信息或者信息过期。究其原因，主要是硬件设施落后，数据存储更新比较晚，不能及时更新和完善数据。

(三)缺乏专业档案管理人员

公路档案管理的信息化需要工作人员具有比较高的数据转化能力和信息管理能力。然而公路档案管理人员的流动性比较大，这使得工作人员的素质也是有好有坏，大多数档案管理工作人员缺乏专业的职业素养，对档案信息化管理的模式陌生，使公路档案信息化管理的效率比较低。有的公路档案管理人员素质不高，服务意识比较差，造成了硬件设施的浪费，制约了公路档案信息化管理的建设。

二、信息环境下加强公路档案管理的对策研究

(一)加强培训，提高公路档案管理人员的综合素质

在信息化社会中，市场竞争的关键是人才的竞争，加强培训，提高广东省公路档案管理人员的综合素质，是推动广东公路档案信息化建设的关键。第一，档案管理部门要根据当地公路档案信息化管理的实际情况，为档案管理人员提供更多专业培训的机会和平台，可以通过召开专题会议、邀请优秀的档案管理专家指导培训以及推荐优秀员工外出学习等手段来加强档案管理人员的专业素养；第二，引导公路档案管理人员树立档案信息化意识，督促员工充分利用计算机技术和网络技术来加强公路档案的信息化管理，认真做好档案信息化管理的各项工作，创新管理模式，保证公路档案信息化管理的正常运行。

(二)完善公路档案信息数据库

推动公路档案管理的信息化进程，让传统的纸质档案转化为数字信息，建立完善的公路系统档案数据库这样不仅解决了纸质档案占据空间而信息储存又少的问题，还提高了公路档案管理人员的工作效率。完善公路档案数据库建设，还需要不断补充和更新数据库资料，加强对公路档案信息的维护，保证档案管理数据的时效性。

(三)规范公路档案管理机制，加强档案信息化管理

在公路档案的信息化建设中，工作人员要规范档案管理的标准，形成完善的管理机制，提升公路档案的信息化管理。公路档案管理部门要建立完善的公路档案管理规章制度，优化公路档案管理机制。另外，公路档案信息管理人员对档案信息的采集、录入和管理工作要严格管理，建立完善的工作制度，强化公路档案管理的内容。

(四)完善档案信息化的硬件设施

目前，公路档案的信息化管理，因为其运行快、精确度高和存储量大的特点，大大促进了我国公路档案管理的信息化进程。加强硬件设施建设，为公路档案的信息化管理提供了重要保证。首先，在公路档案的管理中，充分利用技术手段来辅助资料的收集、查找以及归档，确保档案资料的完整和准确。其次，进一步完善硬件设备，除了基本的计算机设备外，还要对机房进行定期检查，让专业人员来加强硬件设备的管理。另外，基础设施的建设还要求公路档案管理人员经常深入到基层中去，加强和基层档案管理人员的交流，为基层公路档案数据的准确性和实效性提出自己的建议和意见，这样可以集思广益地增加公路档案管理的完整，促进公路档案管理的信息化进程。