基于工作流管理下高校行政管理自动化

2018-01-25张译心

山西青年 2018年4期

张译心

(苏州大学政治与公共管理学院，江苏苏州 215123)

行政管理一直是现代高校管理工作的重要构成部分之一，其对高校各项工作的顺利、规范开展具有重要的实际意义。工作流管理是通过过程建模以及过程管理实现的现代化管理技术。在自动化的企业管理趋势之中，落实工作流管理，对提高高校的行政管理水平，实现高校的现代化发展具有重要的积极意义。

一、工作流管理的基本内容

工作流管理模式的实现核心就是过程建模以及过程管理，其是人工以及设备手段在管理工作中的有机结合[1]。这一管理技术，充分实现了建模工具以及应用程序的有机交互，以此完成自动化管理的工作过程。同时，工作流管理模式能够与其它功能系统进行结合，提供基于不同应用实际之下的建模、控制、管理功能，切实落实组织需求形势下的多元化业务管理目标。例如：电子政务、资源规划、自动办公、客户管理、项目监督等等，对办公流程的优化以及政务的公开具有非常重要的实际意义。

现阶段，随着自动化管理要求的越来越突出，工作流管理技术已经得到了比较迅速的发展，并已经被广泛的应用到了社会的各个行业之中。从实际应用的角度来说，工作流管理之所以能够得到各行各业的广泛关注，其根本原因就是其基于自动化技术基础之上高效、规范、科学的管理功能。在进行管理工作的过程中，首先会通过建模工具形成过程建模，并在这一基础之上，通过模型数据进行过程模型的解析。通过这一操作过程，就可以使引擎自动的发送请求，并获得工作流数据，进而对其控制的每一个工作状态进行辨别。如此，就能够实现自动化的管理操作。

目前，随着高校招生人数的不断扩张，大量的行政管理问题已经凸显了出来。首先，高校长期受传统管理模式的影响，管理方式相对落后，难以适应在现代自动化条件下的行政管理需求。其次，组织结构的设置不合理，结构的重叠以及拥挤现象非常普遍。同时，有针对性的监督机制缺失，造成了非常明显的管理漏洞。再次，管理机制不和谐，人才引进机制的透明化建设程度不够，导致行政管理人员管理素质的不足。此外，信息化手段的落后，也在极大程度上造成了高校行政管理自动化的发展进程缓慢。对此，可以明确，发展基于工作流管理模式条件下的自动化管理已经显得越来越有必要。

二、基于工作流管理下的高效行政管理自动化

经过上述分析，可以基本明确，随着我国教育的现代化发展，高校的学生基数也在不断的扩大这一实际情况。一方面提高了我国人民的平均素质，另一方面也给高校的行政管理工作带来了非常大的挑战。随着现代高校管理内容的不断丰富以及管理工作的不断复杂，自动化管理已经成为了一种突出的必然趋势。工作流管理作为一种能够有机融合人工管理以及自动化管理的管理技术模式，对高校自动化管理的发展具有非常重要的推进意义。

(一)优化用户信息注册管理，落实现代化管理观念

用户注册在高校行政管理工作中的应用，能够落实高校师生以及工作人员的个人信息，实现自动化的管理行为。一般来说，高校的用户信息注册管理主要是姓名、性别、民族、国籍、身份证号、个人经历、社会成分、联系方式等等。在这一管理模块之中，最主要的就是要保证注册系统的安全性以及可靠性，使其能够满足对用户信息进行保护的需求，使其不受恶意侵入的损害。对此，就可以结合工作流的管理模式，建立起信息保护屏障。例如：用户在注册信息的过程中，可以自主的设定验证问题，设置之后，每一次登录都必须要对身份信息进行验证，只有操作者给出正确的验证信息，才能够对注册系统进行操作。在连续输入验证信息错误之后，系统自动封闭登录功能。如此，就能够实现对用户注册信息的有机保护，以此为学校行政工作的自动化提供重要的基础保证。

(二)创设管理员模块，落实管理结构

信息管理员是在信息流管理模式下负责信息数据的初始化，以及对信息进行合理配置的落实工作者[2]。一般来说，信息管理模块应该包括信息类型、信息验证、登录方式、密码设置等。管理员模块是高校行政管理工作的信息管理中枢，通过这一模块的作用，能够对高校师生的信息进行分类管理操作，如此，能够实现对行政管理工作的自动化落实。

(三)落实办公模块，创新管理机制

一般来说，高校的行政办公主要包括以下几个工作模块：教务管理、科研管理、招生就业、教师管理。这四个方面的办公功能，涵盖着高校行政管理的所有内容。在传统的管理模式之中，这些模块主要通过大量人力的投入来完成，会在极大程度上导致管理机制的不健全。而在工作流的管理模式下，能够有机的实现自动化的办公模块操作。以教务管理为例。通过这一体系，可以实现学生的自动化课程选择，在极大程度上节省了课程选择的人力投入，提高了行政管理的效率。