加强新时代城建档案管理的几点认识

文·尚冠华

城建档案是城市建设改造升级的重要信息基础。城市建设的快速发展，对新时代城建档案管理工作提出了全新课题﹑更多要求。档案部门﹑城建档案管理机构和广大档案工作者应当肩负使命﹑主动作为，深入挖掘﹑合理利用城建档案信息资源，指导﹑服务和促进城市建设水平迈上新台阶。笔者一直负责东营市中心城旧区改造建设项目的档案管理工作，对档案工作服务与指导城市建设﹑留住城市记忆﹑构建和谐社会等问题进行了深入思考，现结合工作实际谈几点粗浅认识。

一、详实准确的档案资料为顺利实施城市旧区改造提升提供了有力依据

上世纪八十年代，东营市东城已经发展成为容纳25万人口的中心区域。但近年来，随着城区不断向外拓展，该区域已逐渐演变为城市旧区，与周围氛围格格不入。2011年至2015年，东营市委﹑市政府在充分调研论证的基础上确定对个别区域进行改造提升。

（一）多措并举，全面掌握第一手档案资料。为深入挖掘档案资源，促进改造建设工作，工作人员通过张贴通告﹑发放温馨告知单﹑入户座谈﹑拍照﹑录像﹑查阅档案和填写调查表等方式，逐宗地逐房屋进行入户调查，摸清了改造区块的房地产和人口状况。有的地块内存在大量低矮破旧﹑布局杂乱的平房，环境脏乱差，乱堆乱放﹑乱搭乱建﹑乱租乱用现象相当严重；有的区域基础设施配套不完善，环境脏乱差，车辆拥挤等现象十分突出，市民要求改造的呼声十分强烈；还有部分区域内道路﹑雨污水管道失修严重，影响了居民﹑商户正常的生产﹑生活和经营。

（二）以人为本，改造提升取得实际效果。项目实施单位秉持“拆迁依法依规﹑政策一步到位﹑补偿就高让利﹑安置尊重民意”的原则，精心组织，周密实施。房屋征收﹑补偿﹑安置工作按期结束，旧城区改造区域安置房等项目陆续建成投用，城市面貌彻底得以改观；市场综合改造成效明显，拆除了建筑物及构筑物，迁移改造管线，建设和修复道路，改造雨污水管线。既完善了城市功能，方便了居民出行，也改善了周围环境，改造工作取得明显成效。不仅为彻底改变旧区脏乱差面貌开了好头，为全市旧区改造积累了宝贵经验，还一举解决了破产改制企业多年历史遗留问题，有力提升了城市品位。

二、城市旧区改造档案管理工作仍存在薄弱环节

尽管整个旧区改造工作推进较为顺利，但在房屋征收﹑补偿﹑安置及建设等环节，由于基础档案资料欠缺或管理不够规范等原因，导致部分改造工作一度滞后，与整体部署仍存在一定差距。

（一）地下管线档案管理存在短板，给旧区改造埋下隐患。如在一次住宅商业安置房项目的基槽开挖时，遇到一条管径2米的不明管线。由于管线内积水较少，施工单位误认为是废弃管线而直接采用混凝土填堵﹑气囊封堵等方式予以处理，耗时近两个月，浪费了大量人力物力。后经城建档案馆多次查实，该管线为污水主管线，鉴于雨季即将来临，城管部门对该管线进行迁建，又投入了大量建设资金。档案意识不强﹑管理责任不清﹑档案移交不规范﹑管理人员频繁换岗等问题的存在，导致有档难查﹑无档可查现象时而发生，建设单位凭侥幸搞开发，遇到不明情况只能当冤大头，同时这种现象也在一定程度上影响了档案部门形象。

（二）企业档案管理历史遗留问题较多，影响社会和谐稳定。在房屋征收时发现，尽管有的企业已破产改制多年，仍有部分职工以破产改制遗留问题为由无偿占用公房，导致其他职工意见很大，多次到市经信委上访，还有企业的部分职工无偿占用公房至今拒不搬迁。试想如果当初这些企业的档案管理十分规范，主管部门在人员安置﹑资产处置等方面有据可查，改造工作还会陷于被动吗？

（三）旧区改造档案的收集与管理仍未破题，给城市记忆留下缺憾。为加快推进旧区改造，东营市委﹑市政府成立了专门工作机构。该机构成立之初就制定了档案管理制度，日常管理也比较到位，但该机构撤销后，也面临大量城建档案移交无人接收的问题，一些文字﹑图片﹑影像资料可能会遗失。旧区改造是一项复杂的系统工程，经历了调研论证﹑决策实施﹑效果评价等阶段，但由于种种原因，城建档案资料的收集大多只注重对工程项目本身的关注，其他方面则很少涉及，造成改造档案的系统性﹑完整性不强。

（四）“走出去﹑沉下去”力度不够，档案管理指导﹑服务﹑促进城市建设的职能未能有效发挥。城建事业的蓬勃发展给城建档案管理工作带来了许多新内容﹑提出了许多新课题，但由于缺乏全面深入的调查研究，档案部门很少提出前瞻性对策，在制定新标准或规范来解决档案工作中的一些新问题方面还做得不够，特别是对旧区改造的服务与指导方面还缺乏主动性，未能与新时代经济建设的发展情况相适应。

（五）档案人员业务知识匮乏，不利于档案事业发展。笔者在城建系统从事档案管理工作多年，本系统日常培训很少涉及档案管理方面，档案部门组织的培训班，也很少有机会参加。基层档案人员大多身兼数职，既要收集整理档案资料，又要忙于其他事务，同时他们还普遍面临业务知识匮乏﹑辅系列职称晋升难﹑工作压力大﹑归属感不明确等问题。久而久之，档案人员的工作积极性受到影响，档案管理水平的提高也大打折扣。

三、新时代加强城市旧区改造档案管理工作的几点建议

近年来，旧区改造已成为城建重点，加强旧区改造档案管理已成当务之急。为此，档案部门﹑城建档案管理机构要将旧区改造档案管理工作作为重点工作来部署落实，全力促进项目档案管理与项目工程同步进行，确保档案完整﹑规范和安全，有效发挥档案记录城市发展变迁的作用，为建设美丽幸福和谐社会作出应有贡献。

（一）加强统一领导，建立部门协同机制。档案部门应根据克服人员少﹑工作量大等实际问题，主动作为﹑重点突破﹑以点带面，派出业务骨干深入重点项目，摸清改造档案工作的基本现状和存在问题，从建章立制入手，组建档案工作网络，更新档案管理软件，启动各门类档案整理和档案的全文管理工作，确保改造档案工作有条不紊进行。城建档案管理机构应依据档案方面的法律法规，切实履行对改造档案的监管职责，加强分管领导﹑相关业务室双层协调，通过建立月会商﹑季反馈﹑年总结等制度，有力推进改造档案管理工作。

（二）明确工作职责，建立内外联动机制。改造档案形成于房屋征收﹑补偿﹑安置及建设的各个环节，分散在各个岗位﹑科室。各业务科室要明确专门人员负责收集﹑整理本部室在日常工作中形成的各类档案资料，按照相关制度规定确保资料齐全，按照统一的标准进行编码﹑装订，确保案卷质量关。办公室负责对各科室形成的档案进行检查验收，重点检查资料的编码﹑装订的规范性及整齐性，纸质档案与电子信息的一致性，把好档案移交前的检查关。城建档案管理机构负责改造档案的管理﹑借阅和销毁等工作，发现档案资料缺失﹑遗漏，及时反馈给项目实施单位进行补充完善。

（三）以点带面，发挥典型示范作用。近年来，在各级党委﹑政府确定的重点城建项目中，有不少的旧区改造项目。据了解，个别项目的档案管理工作较为规范到位，其经验做法值得大力推广。在新时代，档案部门要把大力推进旧区档案管理示范点创建工作作为践行党的十九大精神的主要自选内容，深入一线调研，采取“以点带面，全面推进”的方式，选定示范点，强化示范带头作用，强化现场业务指导，按照验收标准，协助示范点制定创建工作方案﹑创建工作计划，现场指导对改造档案的收集与整理，规范立卷归档﹑电子目录的录入﹑档案编研﹑建章立制等工作。

（四）提高人员素质，提升规范化管理水平。档案人员要牢固树立学习意识和精品意识，既要用心钻研业务，努力争当行家里手，又要严格按照规范化管理的要求，把改造档案管理工作做细做实﹑做出特色亮点。要讲究工作方法，突出工作重点，以房建资料为主要载体，对涉及到的房屋征收﹑补偿﹑安置等环节的档案资料进行全面系统的收集与整理，达到程序规范﹑资料齐全﹑数据准确。城建档案管理机构要积极开展档案的利用工作，挖掘档案潜力﹑开发档案资源，提高档案利用率。鉴于基层档案人员在档案管理方面有不少创新性﹑建设性的成果，建议档案部门及时予以引导﹑推介，使其在职称晋升﹑成果评选﹑评先树优等方面更有机会。