信息化背景下的高校档案建设研究

文·张光明

随着电子信息技术的发展，高校档案已由传统纸质管理向信息化﹑数字化管理模式转变。本文对传统档案管理三种模式，即集中式﹑分散式和集中分散结合式进行利弊分析，由此引申到信息化背景下的高校档案管理，并以青岛大学综合档案馆为研究对象进行实例分析。

一、传统高校档案管理模式分析

高校档案管理模式是高校管理档案的一系列流程，它包括档案的收集﹑建档﹑整理﹑宣传﹑利用等工作。健全的档案管理方式能够规范档案排布，方便档案查询和利用，促进档案事业良性发展。[1]在管理过程中，高校通过结合本校条件和特点，设置健全的档案管理机构，制定标准化的工作制度并配备专业的档案工作人员，能使档案更好地在高校治理中发挥作用。传统模式是高校管理档案的重要途径，它以纸质档案媒介管理为核心，通过反映档案的历史原貌，促进档案的合理开发和利用。传统高校档案管理模式主要有三种，即集中管理模式﹑分散管理模式和集中分散结合管理模式。[2]

（一）集中管理模式

集中管理模式是通过独立的高校档案管理机构对校内档案进行管理，在档案的建设﹑教学和科研项目实行权力集中的管理。[3]高校通常会设置独立的档案管理机构负责全校的档案工作，它直属于学校而不依附任何部门，级别和一般科室同级。这种模式适用于规模较大，建校时间较长，参与管理程度高的学校。

集中管理模式的集约化程度高，在实际运营操作过程具有独立的优点和缺点。首先，集中管理模式可以提高效率，节约成本，采用集中管理模式的高校一般配有专职的管理人员和专门的档案管理场所，通过一系列程序化的流程增加工作的专业性，节省成本并避免资源的浪费，从而大幅提高档案管理过程中的效率；其次，集中管理模式也方便档案的开发和利用，通过对档案的集中管理使档案更好地发挥宣传和教育作用。但随着档案数量的逐年增加，集中化管理对高校硬件和软件的要求也相应提升，为了解决日益紧张的人﹑地资源稀缺的问题，高校只能投资建设更大的场馆﹑招聘新的人员，增加成本支出；同时，集中管理还存在着巨大的安全隐患，由于所有档案放在一起管理，很多档案资源涉及高校核心内容，一旦泄露对高校将带来不良影响；最后，集中管理模式不利于各部门对档案的开发和利用，由于档案管理部门对档案的统一保管，而其他院部在档案形成之初就要上交，所以其他院部在利用档案时就会面临一系列的申请程序，继而影响各部门利用档案宣传和学习的主动性。

（二）分散管理模式

分散管理模式是指由档案室掌控档案流程和目录，而其他部门和院系具体负责保存本部门的档案和材料，[4]如党委办公室保存党委档案，教务处﹑学工处保存教师和学生档案。在此情况下档案室的级别较低，一般依附于党委办公室﹑校长办公室，作为下一科室存在。

该模式的优点在于减少资源的占用﹑方便档案管理。首先，采用分散管理模式的高校能够减轻档案管理部门的负担，其只要做好档案的分类和统计工作，而其他部门负责档案的具体管理，从而减少了资金投放，使档案保管更加灵活；同时，各科室在利用档案宣传时也更加简洁高效，单独一个部门处理即可，减少档案在相关部之间转移的风险。该模式的缺点是档案管理工作具有不专业性，缺少专门的档案工作人员指导，档案无法得到充分利用；其次，由于档案资源分布在各个部门导致档案的完整性遭到破坏，涉及多部门的档案由于受制于科室分布，不利于在全校层面上推广和利用档案资源；最后，因档案的保管期限各有不同，档案室需要依据不同的标准进行定期检查，而分散式的管理模式则不利于档案的统一鉴定或者销毁。

（三）集中分散结合模式

集中分散的模式是指由档案管理机构对档案管理的流程进行整体把控，在实际操作过程中由档案形成部门负责具体档案的收集和整理，但其只能保存一定时间，超过一定时间后需将本部门的档案全部移交至校级档案管理机构。[5]相比较分散管理模式，集中分散结合模式下档案管理部门的权限相对较大，多是与其他院部平级的机构，但人员设置上相较于集中管理模式要少。

集中分散模式的优点在于管理灵活，便于综合控制，同时方便对档案的利用，但是该模式对高校的管理能力要求高。因为管理权限不明确，很多档案的存放位置具有不确定性，这对校级档案管理机构的宏观调控能力有更高的要求；而档案实施保管时的过度分散又会对档案的完整性和安全性带来较大挑战，使校级档案管理工作的难度增大，所以这种模式一般是从分散模式到集中模式的过渡存在形式。

二、信息化背景下高校档案管理模式分析

高校档案信息化的管理模式是通过信息技术手段，将学校管理过程中形成的各类档案信息进行数字化处理，从而充分发挥电子数据的存储优势，突破空间的限制，实现高校档案和其他资源的有效融合。

信息化高校档案管理模式主要包括五个部分：网络基础层﹑信息数据层﹑应用系统层﹑信息服务层和虚拟大学层，每一层级呈现逐渐递进关系。[6]网络基础层是信息化建设的基础，它为档案的信息化处理提供网络支持；信息数据层是高校档案信息化处理的核心内容，它相当于一个涵盖所有档案信息的大数据，所有纸质信息经过处理会变成电子信息存储于信息数据层，并为信息的传输和数据的交流做铺垫；应用系统层是大数据和外部交流的中介，该层级包括OA系统（自动化办公系统）﹑数字图书馆﹑数字档案馆等各类管理系统，通过这类系统使包括档案信息的高校资源能够以数字化的形式呈现在高校管理者面前；信息服务层是高校的主要用户界面，主要是为校内的非管理人员使用，各类人群通过它查询校内资源，从而实现校内外资源的有效衔接；虚拟大学层是高校网络建设的顶层，它是一个将信息服务层和应用系统层融合的综合服务网络，一般通过学校官方平台的形式对外展示，既方便校内管理人员操作，也便于校外人员查询。

三、信息化背景下的青岛大学档案建设探究

信息化背景下档案建设是一项复杂的工作，但每个学校自身的条件和特点不同，适用的档案管理方式也千差万别。本文以青岛大学为例，探讨当前青岛大学电子档案建设需要加强的措施。

（一）构建合理的权限体系

从宏观上看，青岛大学档案馆对电子档案具有归档﹑查阅﹑检索﹑整理和利用﹑销毁档案的权限，但是文件收集﹑整理的过程是由其他院部具体负责的，而电子文档上交至档案室后其他院部对电子文档的后续事宜便没有任何规定，所以笔者建议构建院部和档案馆之间的合理的权限体系，从而形成完整的检索制度。具体而言，为提升电子档案文件的可靠性，文件生成机构在收集﹑整理完毕后必须在规定时间内提交至档案室并将电子档案录入档案信息库，此后对电子文件再无控制权限，从而防止文件存放两处造成信息不对等，特别是电子档案的可操作性非常强，稍微的格式修改就会对文件造成无法弥补的损害；对于普通用户而言，其只有查阅和按规定复制的权限，绝对不可以在文件上做任何电子标注，从而增加高校电子文件的权威性。

（二）设置电子文件收集整理标准

青岛大学原由几所高校合并组建，在学校成立初期文件归档部门各自为政，“信息孤岛”现象层出不穷，后期虽颁布相关标准化文件，[7]但是多针对传统纸质文件，缺少电子文件的归档材料标准。毕竟电子文档的载体形式不同于纸质载体，所以在文件的设置上应当单独处理，综合档案馆应编制电子档案的文件著录，并对电子文件系统进行著录的标准化设计。具体来说，综合档案馆首先应当颁布电子文件的标准化文件，制定电子文件著录项标准，明确电子文件的归档范围，规范电子文件存储格式，并在此基础上对电子文件系统进行著录标准的信息数据层设计，如设计归档文件的内容﹑收集时间﹑文件出处﹑主要责任人等相关材料，在院部操作过程中如出现材料不符合系统设计的归档著录标准，便无法将电子文件输入信息数据层，从而使各部门在文件的收集和整理过程中按照文件的标准进行，防止出现电子文件格式不统一﹑材料不齐的状况。

（三）加强电子档案安全性建设

因为电子文件的安全性比纸质档案脆弱，所以需加强电子文件的安全性能建设。首先要加强系统安全保障建设，针对保存场所要加强系统主机安全建设，使存储数据的机房能够符合服务器的运行要求；通过安装高性能的电源保证数据不会因为突然断电而消亡；购置性能好的软硬件材料使主机运行良好，防止因外部机器带来的问题。其次，学校需加强网络基础层的建设，通过设立最新的网络防火墙，使档案室专用网络与学校的普通校园网隔离，并配合相应的防毒软件使网络安全无忧。再次，针对信息数据层要建立完整的数据库管理和备份，以防校园系统崩溃时能够恢复原来的档案数据，数据服务器可采用磁盘阵列技术，保护电子文件的真实﹑完整﹑有效性，提高电子文件的可信度。[8]最后，保证应用系统层的安全，通过建立可靠的入网访问控制，并对重要信息设置访问许可的方法，从而在保障服务功能时限制不同权限对系统的访问和查看，从而最大程度保证档案信息的安全。

（四）方便用户的网上查询工作

随着高校电子档案的普及，学校应当主动公开没有私密的公开文件，对于需要申请查看电子档案，学校也应当适时开通网上申请渠道，方便用户查询。笔者以一个校外人的身份登陆青岛大学官网查询时发现，针对公开的项目，综合档案馆基本实现了信息公开。但是针对可申请公开的项目，档案馆虽有公开界面，却采取了网络屏蔽措施使外网用户无法登陆界面查询信息，这就导致了必须登陆青岛大学内网才能查询信息；而更多情况则是若需查询此类信息，必须是亲自前往青岛大学档案馆并出示身份证和相关介绍信后才能公开。笔者建议对有些信息的查询工作，可以在用户通过互联网上传身份证件并说明正式理由，由档案馆的后台工作人员审核之后进行办理，如符合相关规定则对申请者的申请进行处理，如不符合相关规定则需分情况：对于确实不符合公开条件的申请应向其说明理由，对于因证件不符合规定的应当五日内向其告知一次性补正，并开通用户热线，以增加办事效率，减少学校和查询者的负担。

●参考文献●

[1]刘琪.数字化校园背景下档案管理模式研究[D].郑州航空工业管理学院，2017（05）:9.

[2]张燕翎.试论高校档案管理模式[J].机民兵船档案，2005（2）:8-9.

[3]段新宇.基于信息资源共享的高校档案管理模式探析[J].才智，2015（24）:177.

[4]王林娜.信息资源共享的高校档案管理模式探究[J].教育教学论坛，2015（19）:16-17.

[5]姜萍，姜叶飞.大数据背景下高校档案管理模式变革研究[J].兰台世界，2015（11）:30-31.

[6]孙焱.基于校园网的高校档案信息管理与服务模式探讨[J].吉林工程技术师范学院学报，2012（07）:36-38.

[7]路长兰.高校档案管理模式创新研究[J].办公室业务，2014（17）:94-95.

[8]房洁.知识经济时代背景下的高校档案后保管模式浅析[J].山东档案，2013（02）:39-41.