国内商业性档案数字加工服务发展现状及趋势分析

文·张博

档案数字加工是指在计算机﹑互联网和数字化处理设备的辅助下，将档案工作的收集﹑鉴定﹑整理﹑保管﹑开发和利用等方面以数字化的形式进行表现，这是传统档案工作在数字时代的新发展。国外档案数字加工服务起步较早，并已发展的较为成熟。我国档案数字加工服务起步于20世纪90年代的“档案管理自动化”，经过了二十余年的发展，也已渐趋成熟和稳定。近年来，商业性的档案数字加工服务发展迅速，为众多企业及政府机关提供档案数字加工的外包服务。

中国档案学会在2016年7月认证发布了《2016-2018年度档案设备﹑用品与服务定点企业名录》[1]（以下简称《2016-2018名录》），名录中认证了国内37家提供档案数字加工服务的公司。笔者以名录中认证企业网站提供的业务为数据来源，综合选取了31家企业作为研究对象，对当前国内商业性档案数字加工服务的现状及未来发展进行探讨。

一、国内商业性档案数字加工服务发展现状

（一）行业整体起步较晚，发展速度快

据国家企业信用信息公示系统数据显示，《2016-2018名录》中所认证的37家企业，在工商部门注册登记的时间多集中在2000年前后，可推知国内商业性档案数字加工服务行业的整体发展，仅经历了十余年的时间。虽起步较晚，但在良好的发展政策和时代环境的推动下，发展速度较快。在《2008-2009年度档案设备﹑用品与服务定点企业名录》中，仅有2家公司经档案学会认证提供计算机档案管理软件服务。而在《2016-2018名录》中，已经有37家企业经认证提供档案数字加工服务，其业务种类也由单一的计算机档案管理软件服务发展到现今覆盖档案数字加工各个流程﹑包含软硬件服务在内的完善行业体系。

商业性档案数字加工领域巨大的市场份额，也吸引着大量非档案专业公司将自己的业务范围向档案数字加工方向拓展。有以票据印务为主营方向的公司依托其在电子票据领域积累的技术优势，进行档案管理软件的开发与档案存储利用等方面的探索；也有以金融服务外包为主要业务方向的公司，为金融领域的档案工作提供档案保管﹑数字开发利用等服务。

（二）业务类型多样

根据对《2016-2018名录》中认证企业所提供档案数字加工服务的调查，可将当前国内商业性档案数字加工服务的类型归纳为四个方面，即硬件提供﹑软件开发﹑方案咨询设计和业务流程外包。

1．硬件提供

硬件提供业务主要围绕档案数字加工服务所需硬件设备的买卖或租赁服务展开，这是档案数字加工服务中层次等级较低的一级。

（1）扫描设备。扫描设备的租赁或买卖，是档案数字加工服务的重要组成部分。针对纸质档案和照片档案进行文档扫描﹑OCR字符识别等数字化加工的硬件设备是目前行业提供的主要设备，国内档案数字服务商在扫描仪领域开发了覆盖各种幅面大小﹑高速高清等不同使用领域的众多扫描产品。在金融档案﹑司法档案以及城建档案等专业领域的缩微档案拍摄扫描工作中，国内服务商也相应开发了缩微数字一体化工作站﹑书刊扫描仪﹑大幅面工程扫描仪和医疗胶片扫描仪等专门档案数字化扫描设备。在笔者统计的31家数字加工服务商中，提供扫描设备买卖租赁服务的有12家。

（2）存储设备。存储设备的提供主要服务于经过数字化处理的档案信息。基于档案数字信息长期安全保存及方便利用的特点，对存储设备的存储容量﹑安全﹑可扩展性和利用性等方面也有着较高的要求。国家档案局也先后发布了《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-95）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008）等行业技术标准，对数字档案存储设备进行规范。在笔者调查中，有1家服务商在其网站的业务范围中向用户群体提供磁盘阵列和光盘库这2种存储设备的服务。

（3）智能档案处理设备。所谓“智能”，即把其他领域的新技术拓展于档案实际工作之中，为档案工作提供便利。迅捷智能回转柜和档案管理一体机是国内服务商在这一领域进行探索的代表成果。迅捷智能回转柜使用RFID技术，根据用户的实际需求，把射频标签与档案数据对应，通过将射频标签粘贴在与之相对应的档案盒上，实现对馆藏档案的快速存取；档案管理一体机，则将传统的档案管理系统集成于一台硬件设备上，具有功能全面﹑存储量大﹑成本低﹑易于安装等优点，实现了档案管理的一站式全功能服务。

2．管理系统开发

从档案工作的实际出发，根据用户的需要，设计编写相应的档案管理系统，这是当前国内档案数字加工服务中最为重要的一项服务。在笔者调查的31家服务商中，有26家企业的服务项目中涉及了档案管理系统的开发。这其中，按照管理对象的不同，又可以细分为传统档案管理系统﹑电子档案管理系统和库房监控系统。

（1）传统档案管理系统。即基于馆藏现有的纸质﹑胶片等传统载体档案，从馆藏档案的归档﹑保管﹑利用直至销毁等全过程的管理要求出发，通过编制管理系统对传统档案资源进行利用和管理。在此要求下，国内服务商研发有综合档案馆系统，将地方综合档案馆和所辖范围内立档单位的档案业务系统进行集成，覆盖了档案信息的采集﹑移交和发布等档案工作的诸多过程，在满足档案馆工作需求的基础上，也为政务公开工作的开展提供支持。

（2）电子档案管理系统。即以档案数字化工作为基础，迎合原生电子文件大量产生的现状，围绕数字档案资源的收集﹑鉴定和利用等方面开展。在这一领域，很多服务商都开发有自己的电子档案管理系统。如：光典档案信息资源管理软件﹑数字档案馆/室系统以及ESOAIS数字档案馆系统等。在档案工作“双轨制”影响下，实际档案归档工作中往往采取对电子档案和纸质载体的档案均进行保存的做法。因此，在一些服务商开发的综合档案管理系统设计中，也兼具了传统载体档案和原生电子档案的双重管理。

（3）库房监控系统。着眼于将消防管控﹑温湿控制﹑智能取放﹑安防监控等档案库房管理要素进行整合，同时对库房的检测﹑控制和报警进行整合和联动，基于RFID技术的档案智能存放服务也成为多家服务商库房系统发展的重点。国内服务商开发的i-Archives实体档案馆智能化系统通过物联网技术﹑移动通信互联等技术的应用，实现档案库房通信﹑安保和消防等方面的自动化。

3．方案咨询设计

方案咨询设计将服务的目光着眼于为用户提供档案数字加工相关流程方案的设计以及相关问题的咨询，这是当前档案数字加工服务发展的新方向。在调查的31家服务商中，有16家企业在其网站的服务项目中列出了这一服务。档案数字加工的方案设计，其主要方向为提供档案数字化方案﹑数据安全存储方案和数字档案馆设计方案，业务流程涉及档案数字加工服务中电子档案的形成﹑保管和利用的各个方面。在笔者的调查中，档案数字加工服务商往往会根据服务对象的不同提供不同的解决设计方案。如将行业解决方案划分集团化应用解决方案﹑综合档案馆解决方案﹑城建档案系统解决方案和城建档案数字化解决方案；或者从档案业务咨询﹑档案系统运维服务﹑档案信息化建设咨询等方面提供档案数字加工的咨询服务。

4．业务流程外包

业务流程外包（Business Process Outsourcing，BPO）指“将经营活动中不可缺少﹑非核心的业务流程以市场交易的形式外包给其它组织的行为。”[2]随着档案工作进程的深入，将本部门档案的数字加工工作以流程外包的形式选择专业的服务公司来操作，已经成为越来越多机关和企事业单位的选择。档案数字加工的BPO服务，从其服务的内容来看，可以分成全流程的业务外包和部分流程的业务外包。

（1）全流程。全流程的数字加工BPO服务，即服务商提供从档案的数字化﹑鉴定﹑保存﹑利用乃至销毁等整个文件生命周期所需要的全部服务，这对服务提供商的业务能力和技术水平有着较高的要求。目前，31家企业中有4家企业在官方网站的服务项目中注明了提供有全流程的BPO服务。国内服务商可以提供数据录入﹑影像的采集﹑电子文档管理﹑数据标引和IT运维等方面的档案数字加工外包服务；甚至在金融领域，也可以提供涵盖票据的收取﹑递送﹑数字化﹑存储和利用等金融档案的全流程信息管理服务。

（2）部分流程。部分流程的档案数字加工BPO服务着眼于档案数字加工中的某一项或某几项业务。在调查的31家企业中，24家企业提供着种类不一的各种服务，其服务内容多集中于档案数字化处理﹑电子文件寄存与调阅﹑电子容灾备份﹑档案载体转换﹑电子销毁和IT系统运维等方面。

（三）行业科技储备和创新能力较强

档案数字加工服务对行业的技术储备和科技创新有着较高的要求。笔者利用苏州贝尔塔数据技术有限公司推出的启信宝企业信息查询平台，对31家服务商的专利技术储备和软件著作权情况进行调查，发现有15家企业拥有自主专利技术储备，其中有5家企业拥有10项以上的专利技术储备；28家企业拥有自主的软件著作权，其中有12家企业拥有20项以上的软件著作权。这些数据，显示了国内档案数字加工服务商从硬件设备到软件技术等全方位技术的创新与发展。

在专利申请和软件开发的基础上，国内的服务商们还在努力实现将许多当前热点技术应用于档案数字加工的具体服务工作之中。如ES-iCloud数字档案云平台将云应用的概念引入档案工作之中，对档案数字资源进行整合，提升系统利用率和扩展性，实现云技术下的档案工作的高通用性和低成本性；PDE数字档案管理系统V9.0将数字档案的利用范围延伸到了移动终端领域，使用户可以通过各种移动设备（如手机﹑平板电脑等）实现对档案数据随时随地的查询和浏览。

二、国内商业性档案数字加工服务的发展趋势

（一）由传统档案数字化管理向原生电子文件管理转型

由于历史原因和技术条件的限制，各级各类单位保存有并且正在生成着大量的纸质文件。传统载体档案的数字化工作仍是当前大多数数字加工服务商提供的主要业务。随着《电子签章条例》《电子签名法》和《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规的颁布，电子文件的法律效用得到了进一步保证。在当前的文书处理工作中，“双轨制”已经得到了较大范围的应用，以电子文件为中心的“单轨制”呼声也在逐渐得到更大范围的响应。以传统档案数字化为起点的档案管理系统建设也应逐步更新开发为以原生电子文件的收集﹑鉴定作为系统运行的起点。

2016年11月17日，上海自贸区电子文件归档和电子档案“单套制”管理复制推广会的召开标志着上海自贸区档案归档工作“单套制”试点工作的进行；加拿大国家档案馆从2017年起不再接收纸质档案进馆，以电子文件和电子档案为主要的归档对象；浙江省档案馆在面对原生电子档案归档的问题时，也选择了对电子档案直接进行归档保存的方式，不再采用传统“双套制”的归档保存模式。在此形势下，国内档案数字加工服务商们也相应作出反应。如光典档案信息资源管理系统在其设计中就对电子文件的移交接收﹑长期保存和阅览利用等应用模块进行了考量；数字档案管理系统V8.0的设计更是在充分把握企﹑事业单位存量档案数字化的基础上，以增量档案电子化作为重点目标，突出了“前端控制”和“全程管理”等理论与原则。

（二） 由部分流程服务向全流程化管理转型

当前国内数字加工服务商所提供的服务项目，虽然覆盖着从硬件提供﹑管理程序开发到方案设计﹑业务流程外包等各个方面和领域，但各家公司经营的服务项目多集中于档案数字加工服务流程中的某一项或某几项服务。延长自身的服务产业链，发展全流程的一站式数字加工服务，是提升自身行业发展竞争能力的有效措施和手段。

从市场需求的角度来看，全流程的档案数字加工服务相较部分流程服务而言，为市场提供的是更为全面的数字加工服务和更为低廉的成本支出。档案信息化进程的加速发展给越来越多的机关﹑企事业单位带来档案数字加工的利用需求，一站式的全流程服务是需求单位节约时间和经济成本的最优选择。

档案数字加工服务全流程化的发展，对于服务商的经济能力和技术储备有着较高的要求，在笔者调查的31家档案数字加工服务商中，能够明确提供全流程BPO服务的企业只有4家，而不同的服务商却又在档案数字加工不同的领域内有着不同的突破。基于这一现实，笔者认为，可以美国Iron Mountain公司的合伙计划（Partner Program）为借鉴，“选择专门的渠道合作伙伴和互补的技术合作伙伴，整合中心的产品和服务”[3]，以企业间的合作推进数字加工服务产业链的延长。

（三）由自发无序性发展向行业规范管理转型

《2016-2018名录》的发布主体为中国档案学会，按照学会章程所载，该团体为“具有法人资格的全国性﹑学术性﹑非营利性社会组织”[4]。中国档案学会虽定期对档案行业内的定点企业进行审核，但作为一个学术性团体，并不直接参与到各公司运行的监督管理之中。虽然以深圳市档案行业协会为代表的部分地方性档案行业协会陆续成立，但在国内档案数字加工服务的整体行业范围内，尚没有一个行业协会对行业的发展情况进行统一的监管。

美国在1996年成立了国际文件与信息管理服务行业协会（Professional Records & Information Services Management，PRISM），以“商业性信息管理行业的非营利性行业协会”作为自身存在的定位。PRISM为整个行业“制定了成熟规范的行业准则和标准制度，包括标准协议﹑员工保密协议﹑灾害计划手册﹑风险转移指南﹑文件保管期限表﹑排架标准﹑行业术语标准等等”[5]。同样，国内档案数字加工行业的成熟发展，需要统一行业协会的存在，对当前行业内的无序状态进行整治和规范，对行业未来的发展进行监管和规划，以行业内部的规范化自我管理推动整个行业的进步。

三、结语

在数字时代和档案信息化发展的大背景下，商业性档案数字加工服务是各级各类单位档案工作开展的重要选择。广阔的市场应用空间﹑良好的时代背景和政策引导，推动了国内商业性档案数字加工行业的出现与快速发展。同时，我们与欧美发达国家存在的行业差距也应予以正视。档案事业“存量数字化﹑增量电子化﹑利用网络化”[6]目标的实现还需要档案数字加工行业进一步提升自身的技术能力和组织经营理念，消除行业之间分散无序的现状，以规范自律的行业发展状态，推动国内档案事业信息化进程的整体发展。

●参考文献●

[1]中国档案学会.中国档案学会关于发布《2016-2018年度档案设备、用品与服务定点企业名录》的通告[EB/OL].[2017-05-05].http://www.idangan.com/view-51-f78fabae186945ebb2f2732f08bef ca3.html

[2]孙林岩，高杰，李刚.业务流程外包的概念化分析[J].管理学报，2004（1-2）:217-221

[3]黄霄羽.商业性文件中心的运营模式.档案学通讯[J].2011（6）:89-92

[4]中国档案学会.中国档案学会章程[EB/OL].[2017-05-05].http://www.idangan.com/CN/News2357.shtml

[5]黄霄羽.国外商业性文件中心现状特点评析.北京档案[J]，2009（6）:40-42

[6]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[EB/OL].[2017-05-04].http://www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm