做到“五个强化、五方面同时着力”促进数字化下档案信息资源的开发与利用

文·张新颜

随着现代信息技术的快速发展，做好采集﹑处理﹑传递和使用档案信息资源工作，促进数字化档案信息的开发与利用，赋予档案数据更大价值，是各级组织和单位档案管理者面临的一项重要任务。针对当前档案工作在思想观念﹑信息化建设和安全管理﹑服务大局等方面存在的问题和短板，促进数字化档案信息的开发与利用，要做到“五个强化﹑五方面同时着力”。

一、强化档案数字化制度标准，在严格规范和强化监管方面同时着力

国家档案局发布的《纸质档案数字化技术规范》和国家标准《电子文件归档与管理规范》等文件，是数字化档案信息资源开发与利用的过程中必须严格遵守的根本标准。单位的档案管理者要紧密结合实际，推动建立本单位的档案数字化标准，在登记﹑整理﹑汇总﹑加工处理等环节形成制度流程，以保证各类数据的统一规范，为以后开发与利用打下坚实基础。在这个过程中，受专业方面的限制，不少单位实行外包服务，这就要求在数字化过程中必须加强现场监管和流程监管，建立健全档案的出入库﹑扫描等制度，明确责任人和管理责任。特别是要做好重要档案的数据加密工作，既要保证质量，更要保障安全，坚决防止因档案信息管理不当造成失泄密事件，给国家和单位及个人造成损失。

二、强化档案信息数字化建设，在硬件建设和软件开发方面同时着力

传统的档案数量庞大，整理﹑保管工作需要花费很大的人力﹑物力和财力，且效率低下。信息化条件下，电子档案分类管理﹑电子文件规范归档以及电子技术处理，对档案信息资源开发利用提出了新的要求。档案部门应积极适应云计算﹑大数据技术发展的趋势，规划与建设好数字化档案数据库和现行文件利用数据库，加快档案数字化进程。特别是目前在不少单位档案工作人员少﹑档案藏量大的情况下，要更多地利用电子设备对档案信息进行检索﹑编研﹑统计，进一步提高工作效率和档案信息开发效益。主要加大硬件设施投入，配备大型网络服务器﹑计算机﹑扫描仪﹑拍摄仪﹑打印机﹑复印机以及摄像机﹑照相机﹑录音机等多种硬件设施，方便数据传输与资源共享。同时，要强化软件设施建设，搭建文档一体化档案综合管理系统，构建档案信息系统局域网，实现档案录入和管理的数字化﹑集成化﹑网络化，直接实现档案信息管理从传统管理阶段向信息管理阶段﹑信息资源管理阶段迈进。

三、强化信息网络平台功能，在建设完善和有效体验方面同时着力

档案管理平台是数字化档案资源开发与利用的重要一环，功能完善与否直接影响服务效果。这个平台对使用者和服务对象应该是便捷的档案资源管理操作平台﹑全面的档案信息公开平台﹑及时的反馈和便民服务平台，是档案工作与服务对象之间的桥梁。档案管理平台建设发展成效，离不开对平台性能的评估，主要通过对平台架构﹑版面布局﹑搜索功能﹑借阅申请等性能的有效评估实现的。因此，档案管理平台的设计应注重易用性﹑交互性和关怀性。这就要求档案管理系统项目设置合理﹑信息导入便捷，方便档案人员管理使用，从而提高对档案资源信息化建设的积极性和主动性；要求档案信息公开平台查询功能完善，注重用户体验，能够提供在线咨询﹑申请结果反馈﹑在线阅读﹑反复搜索等功能，从而提高档案资源利用者对信息公开服务的满意度。同时，还需要不断拓宽档案信息来源，及时将反映本单位重大活动﹑重大事件和重要会议的新闻信息导入档案信息平台，让档案管理平台真正成为利用者的“资料库”“信息仓”。

四、强化交流畅通渠道，在传统手段和创新方式方面同时着力

在传统的档案与数字化档案并存的情况下，要积极适应不同群体，在保留部分传统有效手段的同时，逐步减少纸制档案底本和原件的使用率，切实降低损毁风险；始终坚持“互联网+档案”的理念，进一步优化档案管理部门与服务对象交流渠道，以档案管理平台为核心，辅以微博﹑微信和其他的APP等社交媒体，扩大信息传播，开展在线服务，增强用户体验。特别是基于移动网络技术，建立集实体﹑平台和移动新媒体于一体的档案信息服务平台群，以更加快速﹑立体﹑互动的形式拉近档案与利用者之间的距离，为利用者提供多途径和独特性的人本服务。应探索公众参与新模式，提高档案部门为民服务的响应速度，增进公众对档案部门的认同和支持。

五、强化档案人员信息服务意识，在优化知识结构和提升素质能力方面同时着力

数字化档案信息利用与开发工作，要求包含有信息﹑科技﹑语言等诸多要素的知识结构，档案管理者的业务能力和知识水平从根本上决定档案开发与利用的工作水平和质量。档案管理者必须具备较高的职业道德标准和精通档案专业理论知识，必须学习了解本单位的业务知识，熟练掌握计算机技术﹑网络技术等新知识﹑新技术，始终紧跟时代发展，不断拓宽知识面﹑优化知识结构。这就要求档案工作人员应成为具有专业知识﹑计算机知识﹑网络知识的复合型人才。同时，档案管理者要树立强烈的服务意识，把满足需求作为档案信息资源开发与利用中的导向，广泛收集社会关注﹑单位需要﹑群众关心的档案信息，创新服务﹑主动服务﹑热情服务，真正有效地为党和国家及人民群众开发与利用好档案资源。