于细微处见精神—— 一位基层档案工作者对档案整理工作改革的回顾

文·李树敏 梁辉

1978年，以党的十一届三中全会为标志，中国开启了改革开放的辉煌历史大幕。40年改革开放，中国发生了翻天覆地的变化，取得了令人瞩目的辉煌业绩。习近平总书记指出：改革开放这场中国的第二次革命，不仅深刻改变了中国，也深刻影响了世界！

档案是人类和社会文明的重要标志成果，在中国五千年的文明史上闪耀着瑰丽的光芒。特别是改革开放40年以来，伴随着改革开放的伟大洪流，中国的档案事业取得骄人的成绩，让我们档案人倍感骄傲与自豪。

作为一名在来自基层的档案工作者，自八十年代中期参加工作以来，一直没有离开过档案战线，总的感觉，档案工作是一项相对稳定的业务工作，年复一年，收集、整理、保管、利用，确实有过一种单调沉闷的感觉，但细细品来，不变中蕴含着变化，作为档案业务环节中的最基础工作――档案整理，或者说是文件材料的整理方法，在四十年中就发生了三次改革，使档案整理越来越适应机关工作的实际情况，为档案工作增加生机和活力。我把我的一些亲身体会连缀成文，权做对档案工作改革开放四十年、从事档案工作三十余年的回顾。

一、不变的档案整理原则——档案工作的典型经验

我从一个不知道档案为何物的学生考入档案专业大专班，接触到的第一本专业书籍是何宝荣、陈兆祦两位老前辈编著的《档案工作基本知识》，也第一次学习掌握了档案整理的原则。《档案管理学》方面的专著从改革开放前的个位数到八十年代，呈现出井喷式出版，增加到十几部。对于档案整理原则的表述，虽然有些文字方面的出入，但在总体发展上具有相对稳定性。“遵循文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管利用。”这四句原则，从立卷到立小卷再到归档文件整理都被一直遵循沿用。它已经成为我们档案人员整理档案的一个公理。但随着改革的进程加快，科技发展的日新月异，特别计算机在档案中的广泛应用，档案整理原则也会在不变中求得变化。

二、立卷方法的确立——曾经长期执行的标准

新中国成立以后，我们在五十年代建立起比较完备的的机关档案工作体制机制，制定了一系列档案业务标准、原则和方法，其中立卷原则就是具有基础性意义的工作原则之一。我们经常讲的文书立卷，其实应包括两个含义：一是文书部门立卷的原则，二是文书档案组卷的工作方法。经过几十年的工作实践，文书立卷已经形成了一套比较完整的理论和整理方法，1987年国家档案局颁布《机关档案工作业务建设规范》，将立卷作为文件材料的整理最主要规范方法确定下来。就是根据文件产生形成的特点及文件自身的各种特征，灵活运用了问题、作者、时间、名称、通讯者、地区等六个要素，将具有密切联系的文件组合成一个固定的保管单位。在具体指导基层档案工作中，我们发现按照这六个特征立卷基本涵盖了文件内外典型特征。它的优点是通过立卷，固化了文件之间的内在联系，通过案卷标题，揭示了文件内容，方便了手工检索；同时案卷作为一个保管单位也易于保存，不易造成丢失损毁，提高了安全性。但其缺点也显而易见：整理方法不易掌握，烦琐复杂；对于“问题”特征的理解，主观随意性强；开放鉴定限制太多，不易操作。拟写标题不准确性，对立卷人要求较高等。虽然现在可以理性分析，但在当时的执行中，广大档案工作者还是尽其所能，做到客观、规范。现在不时去翻阅那些老卷，看到手写的封面、熟悉的字迹、曾经的同事、典型的时代特征，依然感慨良多。

三、一事一卷、立小卷——适时的业务探索

其实“一事一卷”并不是新概念，我国传统的档案整理就采用“一案一卷”、“一事一卷”的方法。伴随的机关行政职能的扩大，业务量不断增加，文件材料数量越来越多。灵活运用“六特征”立卷的方法，在实际执行的过程中，经常被机械地简化为、固化为“年度-科室-保管期限”立卷法。传统立大卷方法造成内容庞杂，给借阅、复印、鉴定、保密等工作带来很大不便和隐患。于是开始逐步探索立小卷的方法，“一事一卷”的提法重现在各种档案专业报刊上，学者、专家和档案专业人员开展了理论和实践方面的双重探索。我认为，“六特征”与“一事一卷”两种立卷方法，没有本质的区别，所不同的是立卷标准的侧重点不同而已。从六个特征中，把“问题”作为主要特征，并且把“问题”尽量具体化，具体到一次活动、一次会议、一个事件一项工作。具体的量化标准，则体现在“立小卷”上。它的特点是解决了大厚卷、大杂卷的问题，方便了拟写案卷标题，方便了查阅利用，方便了鉴定开放。同时，突破保管期限的约束，保持了“问题”的完整性。其优越性是显而易见的，故一俟推行，便受到了基层档案人员的欢迎。“一事一卷”因为与“立小卷”结合起来，便被赋予新的活力。也正是因为这个原因，“一事一卷、立小卷”这种立卷方法，较难确定运用的准确时间段限。我市普遍执行是在90年代左右。不过，“立小卷”也带来了诸如立卷工作量增加、卷皮占据空间大的问题，有的甚至出现了一件一卷的现象，被基层档案人员戏称为“一橱档案半橱皮”。

四、《归档文件整理规则》——档案史上的重大改革

2000年国家档案局在充分调研的基础上出台了《归档文件整理规则》，推行以“件”为单位的文件材料整理方法，从根本上改变了传统的立卷整理模式，这是为适应档案管理现代化而发布的一项具有重大改革意义的档案业务标准。《规则》的颁布实施，获得了基层档案人员的广泛欢迎，切实解决了档案整理过程中原来难度最大的案卷材料排列组合和每个案卷标题的拟写问题，又能减少对档案原件的损伤，尤其让基层档案室工作者感到易学，易操作，有较快的适应性。《规则》所秉持的“简化整理，深化检索”的原理与方法，满足了机关档案工作简化操作程序，缩短了工作时间，节约人力物力财力，提高了整理效率的要求。从理论层面上分析，《规则》的运用，具有四个突出优势，一是比较客观地保持了文件的形成规律和内在联系，克服了整理过程中的一些主观因素，这是对档案整理原则的最好遵循。二是有利于档案馆、室业务的衔接。原有的馆编件号取消后，增加了档案门类代码，为档案进馆保存提供了便利。同时还解决以卷为单位的空号、断号和无预留号等棘手问题，灵活性强。三是方便了档案馆的鉴定工作和开放服务。以件为单位极大地方便了档案鉴定、保密、开放和提供利用。四是为实现档案管理现代化、资源共享奠定了基础。促进了机关文档一体化管理的实现，为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路；同时，为设计合理的电子文件整理方法打下了基础。

五、展望档案整理改革的前景——手工劳动的全面解放

最近，中共中央政治局委员、中央办公厅主任丁薛祥同志指出：档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，是党和国家发展事业不可或缺的一项基础性支撑性工作，档案工作者使命光荣、责任重大。随着数字化、大数据、云计算等信息技术日新月异，档案工作面临着前所未有的机遇与挑战，新时代要求我们必须适应信息化发展的需要，在深化改革的大潮中，让档案工作越来越绽放出绚丽的光彩。

伴随着计算机技术与各项事业，特别是与机关、企事业单位办公事务的深度融合，办公自动化程度越来越高，从文件材料的形成到归档已全部实行了电子化。传统纸质档案面临着要不要、整不整和怎么整、怎么存的原则性问题。纸质档案和电子文件“双轨制”与全面电子档案“单轨制”都在进行理论与实践方面的探索，据报道，个别西方国家已经制定“单轨制”发展规划。但无论是“双轨制”还是“单轨制”都会带来手工劳动的全面解放，即使在“双轨制”背景下，纸质文件的作用仅限于存档备份，利用功能仅限于特殊情况下的凭证作用，整理工作也必将极尽简化。

作为一名基层档案工作者，也许我们无法预测档案整理工作的发展前景，但我们一定会坚定改革的锐气，适应新时代，树立新观念，学习新技术，掌握新本领，扎扎实实做好基础工作，迎接档案事业更加灿烂的明天！