县级档案馆搬迁实践与思考——以济宁市任城区档案馆搬迁为例

文·刘光辉

自山东省国家档案行政执法检查整改落实工作暨县级档案馆建设推进会召开以来，山东省档案局馆加强了对县级综合档案馆建设的支持力度，有力推动了全省市县级档案馆新馆的建设工作。随着各级档案馆新馆建设相继完工，如何快速、安全、有序的完成档案馆搬迁，成为摆在各级档案馆面前的首要问题。笔者结合济宁市任城区档案馆搬迁工作实践，对县级档案馆搬迁进行了思考和总结，希望能对其他县级档案馆搬迁工作提供借鉴。

一、搬迁前的准备工作

档案馆搬迁是一项系统工程，按搬迁时间顺序分搬迁前的准备、搬迁具体实施、搬迁后续工作等三个阶段。搬迁前的准备是实施搬迁的必要前提和重要保障，充分的准备工作往往能对搬迁起到事半功倍的效果，搬迁前准备工作涉及新馆设备的运行调试、搬迁方案的制定、旧馆档案及固定资产的清点统计、相关部门的协调、搬运箱等物品的订购等方面内容。任城区档案馆搬迁工作涉及原市中区馆和原任城区馆，搬迁工作时间紧、任务重，为确保搬迁工作安全、快速、有序进行，局（馆）党组多次召开专题会议，研究谋划档案馆搬迁工作，为档案馆搬迁作了充分准备。

（一）确保新馆设施设备正常运行

档案馆新馆设施设备正常运行，是档案馆搬迁的前提。搬迁前，我馆加强与机关事务局、建筑方的协调沟通，积极推进新馆各功能用房空调、电话、网络设备和库房密集架、高压喷雾及恒温恒湿新风系统等智能化设施设备的安装调试工作。2017年10月26日，邀请专家对新馆除湿、灭火等智能设备进行现场验收，经专家组评审，新馆智能化设施设备通过验收，为档案馆搬迁打下坚实基础。

（二）成立搬迁工作领导小组

为加强对档案馆搬迁工作的组织领导，成立由馆（局）主要负责人任组长，分管负责人任副组长，各科室负责人为成员的档案馆搬迁工作领导小组，领导小组下设档案出库组，档案押运安全保卫组，档案进库组，后勤服务协调组等四个工作小组，各小组做到责任到人，目标到位，严格按照时间进度组织实施，确保搬迁工作规范、有序开展。

（三）制定搬迁方案和应急预案

制定《任城区档案馆搬迁工作实施方案》，要求全局上下协同配合、全力以赴参与搬迁工作，采取分组实施、各负其责的方法，严格按照时间进度组织实施，确保搬迁工作规范、有序开展；明确五个基本原则，即服从全局原则、“谁使用、谁负责”原则、互相协作原则、保障安全原则、按时搬迁原则；对档案馆搬迁前期准备工作和搬迁过程中人员安排、任务分配、注意事项、时间安排等提出具体要求，方案还对档案的清点统计、下架装箱、编号、出库、装车、安全押运、卸车、入库、上架、排序等10个环节进行周密安排与部署，明确责任分工。考虑到搬迁过程中，特别是运输途中可能遇到天气突变、汽车出故障等问题，预先做好应急预案，一旦发生特殊情况，立即启动应急预案，确保档案在搬迁过程中不乱、不少、不损、不污、不泄密。

（四）做好馆藏档案和固定资产的清点统计

首先，对馆藏档案资源进行清点统计。搬迁前两个月，我们重新对馆藏档案进行清点统计，详细梳理各类档案分布及每类档案内部排序，对之前调阅过的档案错放位置进行纠正，确保各类档案与密集架上标识一致，按序排放。同时，准确掌握馆藏文书、古籍、字画、印章等档案的类别、数量、存放位置、排架长度等情况，并登记造册，摸清家底，为下步按类别依次装箱编号打下基础，确保装箱时不出现乱序漏卷等现象发生。

其次，对固定资产进行清点统计。对服务器、数码相机、复印件、打印机、扫描仪、办公电脑以及空调、办公橱柜、桌椅等固定资产进行清点、统计、登记，为搬迁做好准备。因电子设备在搬迁中易损坏，对服务器、办公电脑、扫描仪等设备，利用公车搬运至新馆；对办公橱柜、办公桌椅、除湿机、灭火器等设备进行编号标识，利用租用车辆搬运至新馆对应位置。

最后，将档案和固定资产打包装箱。对档案和固定资产清点统计完毕，下步就要打包装箱，这是搬迁前的关键环节。正式搬迁前，按计划将首批搬迁档案下架装箱，按照全宗门类、目录号、年度、起止案卷号（盒号）、入库房号等进行编号，在箱体做好标识，对该箱档案准确定位，防止顺序错乱。因旧馆库房空余空间有限，可先下架档案200余箱，按序排放，等待搬迁。对固定资产打包装箱后，可按照类别、顺序号、入新馆位置等信息，进行编号标识，再分批集中搬运至新馆。

（五）确定新库房档案存放标识

由于新旧馆库房结构、建筑面积、库容量差别较大，搬迁至新馆的档案资料需分类放入不同的库房，重新进行布局。搬迁前，我们对原市中区馆、原任城区馆库房各类档案排架长度进行实地测量，根据每类档案的排架长度和原馆藏数量，分别在新馆对应库房密集架进行存放位置标识（说明：因区划调整后，对各单位重新编写了全宗号，区划调整后的档案进馆统一放在其它库房，不再与区划调整前档案放在一起，对区划调整前某全宗档案已全部进馆的，可以不预留空间），方便档案入库上架，提高搬迁效率。

（六）购买搬迁用具及搬迁服务

搬迁前，要定做纸箱，购买胶带、封箱工具、手套、记号笔、打捆绳、 胶水、刀子、口取纸等搬迁用品，联系搬家公司等，为搬迁做好物资准备。我们根据档案案卷和盒子的尺寸，设计出档案搬运箱尺寸，再根据原市中区馆、原任城区馆实有档案数量，估算出所需搬运箱的个数，考虑到箱子周转使用，定做纸箱3000个。 联系搬家公司，要选择口碑好、信誉度高的搬家公司，再通过实地调查，详细了解搬家公司车辆、人员、价格等情况，最后确定搬家公司。为确保搬迁过程中档案安全，搬运档案统一使用箱货，对办公桌椅、橱柜等办公家具，则使用普通货车搬运。

二、搬迁工作实施阶段

档案搬迁工作实施，主要包括确定搬迁方法、调配搬迁人员、选择搬迁路线、组织试搬运、正式实施搬迁等方面的工作。

（一）确定搬迁方法

任城区档案馆包括原市中区馆、原任城区馆，原两馆馆藏共212个全宗，91066卷、71453件档案，4.6万余册资料，与省、市级档案馆相比，任城区馆藏规模比较小，新馆与旧馆距离比较近，因此，我们选择传统的搬迁方法。传统的搬迁需要循环使用纸箱，档案搬迁程序为：闭馆—下架—装箱—编号—出库—装车—运输—卸车—入库—上架—整序—纸箱循环使用—……—整序。这种搬运方法要循环使用档案箱，对档案装箱、装车、卸车、上架等环节有顺序要求，一旦顺序错乱，会给搬迁带来很大麻烦。另外，考虑到特藏档案安全、群众查档需求等因素，我们确定了档案的搬迁顺序，即：优先搬运古籍、字画等特藏档案，再按全宗顺序搬运文书档案，最后搬运利用频率高的婚姻、知青等民生档案。

（二）调配搬迁人员

搬迁工作领导小组根据搬迁各环节工作要求和工作人员特点，将各科室人员进行科学、合理调配至档案出库组、押运安全保卫组、进库组和后勤服务协调组四个工作小组，实行无缝链接，并联系济宁市公安局市中分局协调两名干警全程进行安全保卫。及时召开搬迁动员会议，对搬迁人员进行思想动员，要求大家树立大局意识，强化责任担当，服从全局安排，按照责任分工，认真完成本职工作，配合完成搬迁任务。搬迁人员对搬迁工作中发现的问题，及时上报，搬迁工作领导小组分析问题原因，及时采取措施，协调解决问题，确保搬迁顺利进行。

（三）选择搬迁路线

合理的搬迁路线能缩短搬迁时间，提高搬迁效率，为此，我们联系交通、交警部门，详细了解新、旧馆之间的路况情况，并对搬前2至3周新、旧馆之间的每条路段车辆情况进行调查的基础上，尽量选择大道，尽量避开高峰期、商业街道，确定一条最合理的搬迁路线。

（四）组织试搬运

在确定搬迁方法、调配搬迁人员、选择搬迁路线的基础上，组织一次试搬运，对搬迁方案实施情况进行一次检验。档案搬迁前，我们选择办公桌椅等设备进行试搬运，对搬运流程中发现的问题进行总结分析，对各环节可能发生的突发情况预先考虑，同时计算出完成整个搬迁流程所需时间，进一步完善搬迁方案和应急预案，力争使搬迁各环节都能按照预定方案进行，确保搬迁安全顺利。

（五）正式实施搬迁

搬迁启动后，按照确定的搬迁流程实施搬迁，每辆档案运输车都要签车辆运输交接单，交接单包括日期、车牌号、类别、档案数量、出库发单组签名、安全押运组签名、入库验单组签名等内容。档案运输交接单在搬迁的出库、运输、入库等环节分别由出库发单组、安全押运组、入库验单组对搬运档案的类别、数量清点统计核对后签名，确保档案搬迁整个流程不出错。搬运当天，出库组将前期已下架的200余箱档案按序出库、装车，装箱人员继续下架装箱，按序排放，等待出库，出库档案运至新馆后，入库组则做好档案的入库、上架。搬运后第一天，出库组继续下架装箱，入库组将搬运当天没有上架的档案上架，进行清点登记，同时做好周转箱的收集整理，为第二天的搬迁作准备。每隔一天，集中搬运一天档案，搬运前一天为搬运做好充分准备，搬迁过程中每个环节都能充分调度起来，如某环节需增加人手，搬迁领导小组再进行调配，确保安全、有序搬迁到位。

2017年11月25日，我馆搬迁工作正式启动，12月17日圆满完成搬迁任务，馆藏212个全宗，91066卷、71453件档案，4.6万余册资料及办公桌椅、橱柜等设施设备顺利、安全搬入新馆。

三、搬迁后续工作

档案全部搬至新馆后，还需做好排架档案的清点统计整序，新馆空调、除湿机等设备的运行调试，旧馆密集架的拆卸、安装等后续工作。

（一）排架档案的清点统计整序

随着档案搬迁至新馆，入库上架后，要及时进行清点统计，由于时间紧张，搬迁期间的清点难免会出差错，因而搬迁结束后，有必要对所有排架档案进行一次全面清点统计，与旧馆馆藏档案情况进行认真核对，对发现的乱序问题，及时做好整序；对发现的缺卷问题，查明原因，做好缺卷情况记录。同时，根据新馆档案排架变动，对应调整档案排架标识，以便查找。

（二）馆库智能化设施设备的运行调试

新馆库房智能化设备通过验收，为搬迁打下基础。档案搬至新馆后，仍需做好防火、防盗、除湿、杀毒等智能化设备的运行调试，要定期检测库房温湿度及防火、防盗、杀毒等设备运行情况，并做好温湿度等记录数据的统计与分析，针对设备运行过程中出现的问题，及时协调设备维修方，做好设备的维修及调试，确保库房档案保管安全。

（三）密集架等设备的拆卸与安装

档案搬至新馆后，首先集中力量做好新馆档案排架整序、清点登记及服务器、计算机、网络设施设备调试等工作，为新馆开放做好准备。待新馆对外开放后，在做好接待查档工作同时，要着手进行旧馆密集架、电子监控设备的拆卸，在新馆数字化加工室安装，保证可用设备继续使用，不浪费资源。

四、搬迁过程中需注意的问题

在搬迁工作领导小组的指挥调度下，各工作组服从指挥，认真履责，团结协作，顺利完成了搬迁任务，但在搬迁过程中也发现一些问题与不足。初始搬迁时，仅在箱体一面标识（未进行多面标识），不易查找，未按标识顺序卸车入库，以致档案入库后，不能尽快找到需上架的档案，影响搬迁效率；没有设立出库周转间，库房可存放装箱档案的空间有限，搬运过程中，会出现空车等待档案下架装箱的情况，造成搬迁时间后延；对旧馆档案排架长度测量不精确，确定新馆对应标识有偏差，档案上架前，还需对个别档案标识进行动态调整；搬迁过程中，档案下架、编号、出库、上车、安全押运、下车、入库、上架、清点等多个环节同时进行，搬迁中各环节工作协调性有待完善。希望今后有档案馆搬迁任务的同行，能认真考虑我馆搬迁中存在的问题，制定更加科学合理的搬迁方案，从而为新馆搬迁做好充分准备。