信息时代下中学学籍档案管理路径探究

文·卢青

学籍档案是学生入校到毕业发展情况的全记录，也是学校教学发展及学生学习状况的原始凭证。学籍管理是学校对学生所获得的学籍资格进行管理。虽然很多中学已经逐渐普及电子学籍档案，但面对庞大冗杂的数据信息，学籍管理呈现出效率低下、缺乏监督的局面，难以满足现代化的教学需求。因此，探索实现档案管理信息化、规范化、一体化“三化”建设，是提升学籍档案管理服务水平的必然要求，也是建设现代化学校的必然要求。

一、电子学籍档案管理的重要性

（一）更真实反映学生综合素质

随着电子学籍档案的推广，学生学籍档案内容在学校、学生、家长等方面协调管理形成，其内容是学生在校期间的真实记录，可有效呈现学生的学习量化、奖惩及表现，能更真实反映综合素质水平情况，有效解决虚假注册学籍和跨省、跨地区、跨学校重复注册学籍等问题。

（二）更准确提供政策依据

全国统一的学生学籍档案管理系统建立后，全程网络跟踪学生从入学、注册、转学异动等学籍情况，对全国范围内的学生流动情况实时监控和管理。为各级教育行政管理部门划拨义务教育经费、政府资助等方面提供依据，为优化区域教育资源配置提供数据保障。

（三）更高效提供教育服务

电子学籍系统能够极大提高工作效率，方便校方和家长，能对现有的档案进行统一有效管理，方便查阅和开展服务。如转学，传统学籍转接模式需要家长在两地往返奔波办理转学手续，学籍转接效率低、成本高，而在电子学籍系统环境下，家长只需向转入学校提出申请，其他流程均可通过网络办理。

二、现行学籍管理中存在的突出问题

（一）学籍信息化程度低

现在大部分学校虽然已经普及学籍信息管理系统，但部分系统是学校依据自身需求开发的，还有部分是购买的学籍管理软件。这些软件之间兼容性差，格式不一，归档难度大。随着学籍档案的逐步完善，数据量增大，而现有数据处理设备更新换代慢，难以满足信息化需求。

（二）管理手段有待提高

学籍档案管理牵涉部门多，部分学校尚未建立规范的学籍档案管理制度，只注重新生学籍集中注册环节，缺乏日常更新，使得学籍记录不完整，无法准确反映学生情况。教育部尚未建立统一的电子学籍档案标准，学校间的电子档案缺乏统一性，利用率远没有达到预期。

（三）专业人才队伍不稳定

目前教师资源紧张，档案管理人员时常因教学需求更换岗位；部分管理人员习惯传统的管理方式，参加培训少、技能更新慢。这导致专业人才占比较低，学籍档案管理工作专业人才匮乏，人才队伍不稳定。

三、学籍档案管理创新路径

教育部门和学校在学籍管理实践中，积极转变观念，将学生作为真正主体，探索适合校情的教学管理模式，推进学籍管理信息化、规范化、一体化“三化”模式，真正实现学籍信息管理创新管理、数据共享。

（一）夯实基础，设施建设信息化

不断完善学籍管理信息系统，积极推广全国中小学生学籍信息管理系统，统一建立电子档案；对学生学籍实行动态管理，包括对学生注册、毕业、学籍异动等情况及时更新，全面掌握学生的真实情况，努力做到学号唯一、接口统一、覆盖全面。学校设立专业管理部门，注重引进培育专门工作人员，提高档案管理人员信息处理能力。教育部门明确责任，将学籍管理信息化纳入学校信息化建设总体规划中，加大资金投入，配齐电脑、数据存储器、图文扫描仪、打印机、摄像机等硬件设施，为学籍信息化建设提供物质保障。

（二）加强设计，制度建设规范化

健全学籍管理制度， 完善档案管理流程，档案数字化加工前，要预先清点、检查、登记，并做好监控防范措施，防止学籍信息外泄。建立健全学籍档案管理人员培训制度，定期举办业务培训，提升业务水平。建立健全学籍信息化管理监督评价体系，强化对学籍管理规范操作的监督。学籍信息管理制度的制定要结合学校的教学等规章制度，对违反学籍管理等规定的学生，应以教育为主、处罚为辅，宽严适度地执行学籍管理制度。只有建立健全的学籍管理制度才能够保证学生学籍信息的安全性，推进学校教学管理工作的高效运转。

（三）优化服务，管理效用一体化

学校与主管部门之间、不同学校之间、学校与社会之间实现学籍信息共享，将成长档案纳入学籍管理系统，实现学籍档案信息管理动态、透明、准确。教育部门与学校之间学籍信息系统搭建通用接口，按照“入学建档，各学段随转”的原则进行管理，实现学籍号唯一、系统共通，保证学生学籍信息的准确性、唯一性、连续性。不同学校之间学籍信息管理系统要实现最终学籍档案格式一致，如高中学生升入大学，实行统一格式后，只需通过教育部门把学籍信息转到相应高校，避免中间环节，降低转接风险。学校、教师、学生和家长之间实现学籍信息互联共通，学校教务处可以通过管理系统总体把握全校学生的学籍信息；班主任可以在线及时查阅学生各科成绩、出勤情况；家长可以分配账号，了解学生在学校的活动动态和成绩变化。实现学籍信息管理一体化，减少学籍信息错误，实现管理透明化，提高学籍管理效率。

总之，教育部门、学生和社会要转变观念，协同推进学籍档案管理“三化”建设，为学校的教学管理工作提供完备规范的支持保障。