提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

2018-01-25梁慧

山东档案 2018年5期

文·梁慧

事业单位档案管理工作是保证单位顺利发展的一项重要工作。随着社会的进步和经济的发展，事业单位需要归档的材料逐渐增多，管理档案体量逐渐增加，传统的档案管理模式已不能适应工作发展的需要。因此，更新换代档案管理软硬件设施设备，加速事业单位档案管理信息化建设进程，成为档案工作满足未来发展需求的必经之路。

一、事业单位档案管理信息化建设的优点

（一）方便档案的永久保存

相比于纸质档案保存起来占地面积大，需要温湿度管控条件高，丢失难以弥补、损坏不易修复以及备份困难等诸多缺点，信息化条件下的档案管理模式，可以将档案资料转化成电子数据储存在电脑或者硬盘中。这样不仅节省了档案保存空间，规避开周围环境的影响，而且可以随时备份异地保存，从根本上杜绝档案原件丢失、损毁等弊端，让档案信息可以借助于现代化的设施设备永久地保存下去。

（二）方便信息的快捷查询

传统的档案管理方法，归档流程繁琐，调取步骤复杂，检索准确率偏低，且同一份档案一人使用众人等候。而实现档案管理信息化之后，需要查询档案时，只需要输入相关的关键词就可以查出想要的档案信息。这种检索方法不仅将档案查询步骤大大减缩，使档案利用程序变得简单便捷，而且在条件允许的情况下可以实现档案信息的远程调阅，使查档不再受空间地域的局限。

（三）方便档案信息的纵向分析和横向比较

传统的档案信息数据搜集、整理、计算和分析，一般是将统计所取得的各项数字资料及有关文字资料，以统计表、统计年鉴、统计资料汇编和统计分析报告等形式体现出来，这种传统的统计分析方式工作量巨大，耗费时间长久，获取的数据准确度低，且不易进行纵向分析和横向比较。档案信息化之后，借助于现代化的设施设备，可以让档案现象的数量表现、现象之间的数量关系和质量互变的数量界限等统计、分析、相互对比变得异常简单，使档案数据的采集、处理、传输、贮存和提供不再是阻碍档案工作发展的瓶颈。

二、提升事业单位档案信息化建设的途径

（一）引进先进信息设备

很多事业单位的档案资料都具有机密性和专业性。由于这些资料需要永久或长期储存，就必须保证档案在保存过程中不被损坏、万无一失，这就需要依靠先进的办公设备和现代化的保护设施，以满足对事业单位档案信息进行处理和储存的需求。因此，事业单位要摒弃“档案可有可无”“档案用时重要，不用不要”等错误观念，端正档案工作态度，并舍得投入人力、物力和精力，引进先进的档案信息化管理设备，加大档案信息化管理平台建设力度，以推进档案信息化管理的进程。

（二）充分利用先进的信息技术

近年来，我国互联网发展和治理不断开创新局面，事业单位档案管理工作也逐步更新换代，由传统的纸质档案转换为适应互联网技术的电子档案。在电子档案中可以添加图画、图形、录音、录像等内容，使档案记载的信息更为详细和多样，为档案的收集、统计和利用提供更加便捷、准确、快速的途径。因此，事业单位要充分利用先进的信息技术、设备和手段，对档案进行现代化管理，促进事业单位档案工作信息技术的大潮中迅猛发展。

（三）借鉴国外的先进经验

事业单位档案管理工作虽说在中国推行较早，但是相比较而言，该行业在国外的发展更为成熟。所以，我们可以适当地借鉴国外的先进管理模式。只是在学习其先进经验的过程中，要充分考虑到因社会性质不同而导致档案工作方式方法的不同，坚持实事求是杜绝生搬硬套，使选定的工作模式适应我们的实际情况。

（四）将传统的管理模式同信息化的管理模式有效结合

现阶段，我国很多地区的事业单位仍然采用传统的档案管理方式，由于地域、经济、观念的局限，这些部门如果想在短时间内完成档案管理信息化的建设难度很大。针对这种情况，国家档案局提出的“双套制”思路依然是行之有效的解决方案。因此，档案管理工作人员要因地制宜，在不全盘放弃传统档案信息管理模式的同时，合理选用适合自己情况的新型档案管理模式，并努力将新旧模式进行有机结合，有节奏、有步骤地推进档案管理信息化建设。

（五）保障档案管理信息化的同时也要保证档案信息的安全

信息化建设是档案管理的前进方向，也是事业单位为之不懈努力的目标之一。但在档案信息化建设进程中，档案信息的安全性和知识产权的归属性也需要得到优先保证。首先，事业单位的档案资料库要确保绝对安全。这就要求库房的基础设施、现代化设备必须达到国家标准，相关的通讯设备必须进行加密设置，电脑等电子设备和储存设备也应采取加密、访问控制等防控手段，建造有效的防火墙。其次，按照“三员”管理的原则指派专人负责档案信息化管理，并定期对这些人员进行培训，并且让这些人之间形成相互监督的工作关系。