浅析南水北调工程档案验收重点与“五性”评价

文·王丽慧

档案验收是工程档案管理工作的关键环节和重要节点，在《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）第四条与《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》（国调办综〔2007〕7号）第二十七条均提出“未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。截至2017年12月，南水北调工程各项目法人分别组织了多个工程项目合同验收阶段的档案专项验收，如中线建管局已组织47个、中线水源公司完成21个、湖北省南水北调建管局完成27个。截至2018年6月，国务院南水北调办也组织了近100个设计单元工程完工阶段的档案专项验收工作。在以往的工程验收实践中，国务院南水北调办采取了“检查评定+专项验收”两步走的工作模式，并借助档案“预验收”或“关口前移”等手段提高档案专项验收工作质量，为工程竣工验收阶段的档案专项验收奠定了良好基础。在档案验收工作中，重点是对工程文件材料的收集、整理、归档情况和竣工图的编制质量与整编情况进行查验，并对工程档案的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性（“五性”）作出评价，确认其符合国家法律、法规及标准的相关要求，满足今后工程运行管理等查考利用的需要。

一、工程档案验收工作的重点

（一）文件材料的收集、整理与归档情况

工程文件材料产生于工程建设的全过程，是反映工程面貌的真实记录，它的收集、整理与归档情况是检验工程档案完整、准确、系统的前提和基础。

在《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）中明确要求，工程“项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统”，并提出“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任”。在新颁布的《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）中同样承续了这一原则，提出了“建设单位和参建单位应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制”以及“项目档案工作应融入项目建设，与项目建设管理同步”等内容。此外，还要求工程建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位等根据规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

结合南水北调工程实际，在工程项目准备阶段，建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。在工程项目施工阶段，项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告，验证材料及其他监理文件。在工程项目试运行阶段，试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行形成中的文件；项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件等。

在各类文件材料的收集过程中，凡是能够反映与工程项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，均应收集齐全，具体收集范围见《南水北调东中线第一期工程档案分类编号及保管期限表》（国调办综〔2009〕13号）与各项目法人制定的规范性文件。在收集时可按照各类文件形成的先后顺序或工程完成情况及时收集，并对文件材料的形成质量进行审核把关，确保应归档文件材料字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备，需永久、长期保存的文件书写材料满足耐久性要求等。

文件材料整理时应遵循工程文件形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理。文件材料的组卷、案卷与卷内文件的排列、案卷编目与案卷装订要求可参考《科学技术案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）相关内容。文件材料收集、整理完成后，应按合同协议规定的要求及时向建设单位档案管理机构归档。归档文件应完整、成套、系统。归档时相关单位应对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，并办理交接手续。

（二）竣工图的编制质量与整编情况

竣工图作为真实反映工程建设项目施工结果的图样，是工程运行管理、维修养护和改扩建的重要技术依据，也是工程档案的核心组成部分。竣工图的编制质量与整编情况很大程度上决定着工程档案的整体质量，直接影响到今后的利用。因此，也是工程档案验收的重点。

按照《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》的要求：“竣工图必须真实反映工程建设的实际。施工单位应做好变更文件材料的收集、整理、归档，按有关规定编制竣工图。竣工图标题栏已标明竣工图的可不加盖竣工图章，但应加盖监理审核章，由施工图编制为竣工图的，编制单位需加盖竣工图章。施工图变更较多，幅面超过35%的应重新绘制竣工图。要严格履行审核签字手续，监理单位要审核把关，相关负责人要逐张签名并填写日期，每套竣工图应附编制说明、鉴定意见和目录”，从而确保竣工图的完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工验收时的实际情况。

竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐，保证竣工图内容应与竣工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。并按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3）要求统一折叠。

二、工程档案的“五性”评价

档案的完整、准确、系统、规范与安全，不仅是工程档案管理的目标，也是有效发挥档案查考利用价值的前提条件。

（一）完整性

完整性是档案工作最基本、最重要的要求，也是档案工作最难达成的目标。但它却是档案检查评定和档案专项验收工作的重中之重。检验评判档案的完整性主要有以下几个要点，一档案能够反映出工程项目建设过程的完整，包括工程建设时间、建设阶段的完整；二档案能够反映出工程项目建设内容的完整；三档案能够检验工程项目建设归档范围的完整；四工程项目建设档案载体的完整；五每类档案专业上的完整，包括一个专业应归档文件材料的“全面完整”和专业内文件材料的“局部完整”；六文件材料自身的完整 如文件正文与附件齐全等；七反映同一问题的不同类文件材料的完整。

总的来看，通过查验档案实体能够以文件材料的闭合来恢复一项工程、一个事件的发生、发展、结束的过程，则可初步判定该工程的档案是齐全完整的。具体检查过程中，一般是按照工程制定的“归档范围”，结合工程建设实际，检查合同、参建单位、各阶段、各专业、工作流程、各种类型、文件的附件、每份文件张页等是否完整；录像、照片、图片等须附以有关语音及文字说明是否完整；并对涉及工程安全的重大质量事故处理、隐蔽工程、验收要求整改、后续工程以及大事等开展重点检查。此外，各类报告提到的工作过程、技术措施、重大变更、质量事故处理、遗留问题等都是检验档案完整性的线索。

（二）准确性

准确性是档案质量的核心，是经过参建单位各方努力可以达成的目标。这期间需要工程专业技术人员参与其中，仅凭档案人员是不够的。检验评判档案准确性的要点主要从形式上的准确性和内容上的准确性两个方面展开。

1.形式上的准确性。一归档文件材料应当为原件，确保文件材料是在工程建设过程中直接形成的原始记录；二归档文件材料字迹、注记清楚、图面整洁；三归档文件材料，尤其是图纸应修改到位、依据明确；四归档文件材料审核完备，鉴章合规；五工程建设涉及的各专业过程程序到位，文件材料的产生与之相一致。

2.内容上的准确性。一归档文件材料记载的时间、地点、人物、事情及其过程、结果与实际相符；二所实施的项目（数量、质量、规模、概算）及其修改、变更等与相应的批复、文件相符，与设计和规范标准相符；三采用的技术、工艺、材料等与标准规范的要求相符；四竣工图含工程总平面图和综合管线图，与实际建筑设施、设备等相符；四同一事件在相关单位的不同类别、载体的文件材料中相符。

在进行档案准确性检查时，一般检查档案中各项签字是否有误；建管、设计、监理、施工等单位反映相同事件的文字、数据等信息是否一致、准确可靠；同一报告内的相同内容数据、文字、图、表、录像片、照片等是否相符；竣工图内容应与施工设计图、设计变更、材料变更、施工及质检记录是否相符，竣工图是否反映实际工程建设情况（图纸与实物，图纸文件反映的过程）等，同时检查是否是原件归档等。

（三）系统性

系统性是档案规范和有效利用的保证，其核心要求是“保持文件材料之间的有机联系”。这是一项考验档案专业人员的基础业务功底的工作指标。在档案专项验收工作中，检验、评判档案系统性的要点如下，一类别之间的系统性。包括各种从属关系，如上位类、下位类、与同位类之间的关系清晰，符合逻辑；二案卷的系统性。如在一个类别中的档案案卷按照时间、项目专业或结构等保持成套性；三卷内文件之间的系统性。即一个案卷内每一件文件材料的定位，能够体现文件之间的有机联系；四有关类、卷、件之间的系统性。即全部档案应遵循档号编制规则统一编号，不同载体或相关档案之间可以标注互见号等。

系统性检查的具体内容一般包括事件、文件、报告、图纸的成套性；案卷能够按照项目、阶段、专业、流程、事件有序排列；卷内文件能够按照事件、重要程度或时间有序排列等。

（四）规范性

规范性要求工程档案管理制度的制定、文件材料的整理等具体业务工作满足国家和行业相关标准规范。它实则是对工程建设单位和各参建单位档案管理工作的全面考量，包括档案管理体制、制度等方面的规范性，具体到实体档案，则主要体现在档案案卷整理的规范性方面。检验、评判实体档案规范性的要点主要包括档案案卷及卷内文件著录规范，文件编号、责任者、案卷及卷内文件题名拟写准确；档案目录编制规范；各类档案的整理符合相关标准规范的一般要求等。其中，各类档案的整理符合相关标准规范的一般要求是指，一综合管理档案符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）的规定；二工程项目档案整理符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）和《国家重大建设项目文件归档要求和档案管理规范》（DA/T 28）的规定；三会计档案整理符合《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号2016年1月1日起施行）和《会计档案案卷格式》（DA/T 39）的规定；四声像档案整理符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38）的规定；五电子档案整理符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T 18894）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31）的要求等。

（五）安全性

档案的安全保管是档案工作最基本的任务，也是档案专项验收工作中的重要评价指标。工程档案的安全性有两层含义，一是要保证工程档案实体的安全，尽可能延长其自然寿命；二是要保护工程档案信息的安全，保守秘密，保护知识产权等。在安全性检查方面，主要注重对档案库房核心区和安全保管设施设备进行全面检查，建设单位应建立和完善档案安全保管、保密等各项规章制度，确保档案安全制度落到实处，把档案安全贯穿于档案接收、保管和利用等各项工作环节之中。