数字档案馆建设项目风险管理策略研究

余琦

【摘 要】现阶段，我国各大高校在进行档案馆建设时通常从数字化角度出发，这不仅仅能够减少高校师生在查询相应档案时投入的时间，对于提升高校档案综合管理水平也起到不可忽视的作用。受多方面因素影响，我国各大高校数字档案馆在建设过程中还存在一定风险，在这种条件下应按照高校数字档案馆建设项目风险制定合理的管理策略，在规避相应风险的同时，提升高校数字档案馆建设水平。

【关键词】数字档案馆；风险；管理策略

0 引言

在现代信息化技术不断发展的过程中，人们对数字化档案建设要求越来越高。从高校的角度出发，实施数字档案馆建设需要对高校建设目标和档案馆信息储量等方面因素实施有效分析，制定合理的数字档案馆建设档案。此外，在这个过程中还应对数字档案馆建设项目中存在的风险综合分析，并按照分析结果制定合理的数字档案馆建设项目风险管理策略，借以保证数字档案馆在高校发展过程中发挥自身最大的作用。

1 数字档案馆建设项目常见风险

就目前来看，我国高校建设规模逐渐扩大，承担着提升学生综合素质和知识层次的重要使命。由于高校内部设立多个专业科目，使得高校档案馆中各专业档案数量越来越多，在这种条件下就需要按照高校档案馆规模和高校发展趋势等方面引入数字化技术，提升高校档案馆中档案管理的便利性，为推进我国教育行业发展提供有效有效参考依据。但是当前我国各大高校内部数字档案馆建设还存在一些风险，基于此，应对高校数字档案馆建设项目常见风险实施有效分析，借以为后期制定有效的风险管理策略提供有效参考依据。就目前来看，高校数字档案馆建设项目中常见风险主要表现在以下两个方面：

1.1 档案机构内部风险

从字面上来说，档案机构内部风险主要来自于数字化档案馆内部，其具备易于识别和管理便利等优势。由于档案机构内部风险产生原因相对复杂，直接影响高校数字档案馆建设项目实施的顺利性。大多数高校在进行数字档案馆建设时，相关人员对于数字档案馆风险管理的重视程度不足，风险意识相对薄弱，无形中加大数字档案馆在建设过程中出现风险的可能。而且高校数字档案馆整体建设规模大，整个建设项目投资较大，在进行数字档案馆建设时需要从多方面角度分析，借以制定科学合理的数字档案建设方案。但是当前在进行数字档案馆建设时，相关人员并没有对档案馆建设因素实施有效分析，致使数字档案馆建设项目出现风险的可能性大大提升。由于高校数字档案馆内部工作人员综合素质低下，对于数字档案馆相应资料管理不够重视，认为数字档案管理仅仅是将纸面档案搬到计算机上，这一举措势必造成数字档案馆内部档案管理紊乱，数字档案馆整体建设速率缓慢。为满足数字档案馆建设要求，通常会在其中引入一系列高科技设备，这就需要在数字档案馆建设时投入大量资金，但是高校财务部门资金储量并不能满足高校档案馆建设需求，导致高校数字档案馆建设项目出现风险。

1.2 档案机构外部风险

与内部风险相反，高校数字档案馆建设项目外部风险主要是社会环境和自然环境导致的，也就是說在高校数字档案馆建设时，还需要对数字档案馆所处的社会环境和自然环境等方面实施有效分析，有效规避这两方面所带来的风险。从社会环境的角度来说，我国各大高校数字档案馆相对独立，与我国社会各个层面之间的沟通力度低下，导致高校数字档案馆建设缺乏相应保障，不仅仅加大数字档案馆建设时出现风险的可能，对于档案馆整体法律效应落实等方面也有很大的影响。而且大多数高校在进行数字档案馆建设时，缺乏相应信息技术标准或者所涉及的信息化技术标准过于老旧，馆内数据库建设不合理，种种因素均会导致高校数字化档案馆出现风险。从自然环境角度出发，由于高校对于自然灾害和意外事故没有合理的防范，导致相应风险转化为显示，给高校数字档案馆带来难以补救的损失。

2 数字档案馆建设项目风险管理策略

为保证高校数字档案建设项目风险管理水平得以提升，必须按照上述常见风险制定合理的管理策略，严格控制外界因素对高校数字档案馆建设造成的影响，在提升高校数字档案馆整体建设水平的过程中，有效落实我国教育行业稳步发展的目的。

2.1 树立有效的风险意识

一般来说，高校数字档案馆在建设过程中出现的风险事故具有难以估算的特点，影响高校数字档案馆整体建设规模。因此，在这种条件下需要提升数字档案馆内部工作人员风险管理意识，避免在实施数字档案馆建设时出现相应风险。除此之外，在数字档案馆建设之前，还需要相关人员按照档案馆建设要求制定总体规划方案，并对高校数字档案馆实施科学有效的管理。

2.2 加强相关部门的合作

受多方面因素的干扰，当前我国各大高校在实施数字档案馆建设时，会出现数字档案馆建设周期过长和与其他行业交流水平低下等问题，造成数字档案馆建设手段过于老旧，难以满足高校师生对数字档案馆的全部要求，这不仅仅影响高校数字档案馆整体结构的合理性，严重时还会导致数字档案馆出现建设风险。针对于这一点，必须保证数字档案馆内部相关部门处于相互合作的状态，避免数字档案馆在建设过程中出现问题。除此之外，在这个过程中还需要制定档案馆内部管理人员学习先进的管理思想，进一步提升高校数字档案馆风险管理水平。

2.3 建设档案人才队伍

对于高校数字档案馆建设来说，应保证档案馆内部工作人员对数字档案馆在建设时出现的风险有一个全面的了解，借以制定合理的规避方案。此外，应组织相关人员积极参与数字档案馆建设培训，使得相关人员能够灵活的应用数字档案馆中的软件设备和硬件设备，避免应相关设备操作时出现风险。在这个过程中还应要求高校按照数字档案馆建设要求制定工作人员激励和惩罚制度，降低工作人员在处理相应工作时出现的问题的可能，全面提升高校数字档案馆建设要求。

2.4 加大技术研发力度

对于高校数字档案馆来说，在建设过程中应对其中涉及的硬件设施进行综合分析，并按照分析结果进行数字档案馆技术研发，尽可能保证相应技术研发力度符合高校数字档案馆建设要求，全面提升档案馆中相关信息资源的安全性和合理性。除此之外，还应保证数字档案馆中仪器设备运行模式与档案馆建设处于相互衔接的状态，全面提升高校数字档案馆的兼容性，并在这个过程中引入国外的先进技术手段，在提升数字档案馆整体研发力度的同时，推进高校数字档案馆建设顺利实施。

2.5 制定周详的灾难应急预案

受自然环境因素的影响，高校数字档案馆在建设过程中会出现问题，这里所说的问题包括馆内档案丢失和损坏，不仅仅影响高校数字档案馆建设水平，对于高校后期发展也有非常严重的影响。基于此，在高校数字档案馆建设时应按照自然环境因素制定合理的灾难应急预案，避免自然环境因素对高校数字档案馆造成的影响，借以为提升高校数字档案馆建设水平提供有效参考依据。

3 结语

综上所述，了解到当前我国各大高校在进行数字档案馆建设时会受到多方面因素的干扰，导致数字档案馆建设项目出现风险。在这种条件下应从风险意识、部门合作、人才队伍建设、研发力度和灾难应急预案这五个方面出发，全面提升高校数字档案馆建设水平，为推进我国教育行业发展奠定建筑基础。

【参考文献】

[1]吴沅微.高校数字档案馆项目风险管理框架研究[D].南京大学，2015.

[2]吴沅微，颜祥林.数字档案馆项目风险管理的理论及作用分析[J].档案与建设，2015（04）：17-19+16.

[3]沈双洁，颜祥林.数字档案馆项目风险因素的理论分析[J].档案学通讯，2014（01）：68-73.

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