高校学术期刊出版档案的整理与归档

文 / 詹歆睿

一、高校学术期刊出版档案整理与归档的必要性

“高校学报档案是记录一所学校教学科研水平和学报发展历程的重要工具，是一所高校不同时期学术水平的反映和凭证，是高校教学和学术研究的重要载体”[1]73。教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》（2008年9月1日起施行）第十五条指出：“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，”“出版类主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”[2]。在笔者看来，高校学术期刊出版档案既是高校学术期刊出版工作的载体，也是高校学术期刊出版工作的重要文献。期刊史研究是文化研究的重要组成部分，高校学术期刊出版档案应该完整、系统、规范地保存起来。

高校学术期刊出版档案根据功能可以分为五类：出版资质类、出版流程类、出版影响类、出版工作以及出版实物类；根据载体形式可以分为纸质类和电子类。通常，有形存在的实物，如纸质的文件、证书、图片，均容易保存，而涉及到期刊社工作作风、期刊社文化、期刊社出版风格等无形存在的“文化档案”，应该被“物化”为实物性的档案，为后人了解该期刊的工作制度、工作方式、出版定位、出版风格等留下可感知、可了解、可判断的实物。

二、高校学术期刊纸质出版档案的整理与归档

（一）出版资质类

高校学术期刊出版资质类档案主要包括期刊出版许可证（正本和副本）、期刊全文数据库收录证书、期刊统计刊源证书、各类核心期刊入选证书、新闻出版主管部门和主管主办单位对于刊物创办、刊号变更、刊期变更、期刊更名、编委会成立及换届等重要的审批文件、批准函件等。这类证书和文件均为原件，且无法复制，应指定专门的档案管理人员永久保存。期刊年度核验、办理变更手续时，应有档案的借阅和归还手续。值得注意的是，高校学术期刊社往往注重保存当前的出版资质类档案，但忽视办刊历史上留存下来的此类档案。随着人员的变更、办公场所的不断变化，部分重要的档案最终无处可寻。

（二）出版流程类

出版流程类档案占高校学术期刊档案的绝大部分，主要包括稿件登记本、稿件处理意见书、选题策划书（含选题审批表）、原稿（包括英文摘要和英文目录，有代表性的重点文章可以保存多次修改稿）、与著作权有关的各种作者署名协议（或署名申明）和著作权转让合同、所有校次清样、当期刊发文章审稿意见书、审读报告、校对记录表、稿费分发记录表、刊物发放记录表、样刊等等。还可包括有代表性的专家或作者来信。

高校学术期刊稿源主要有自然来稿和编辑部约稿。在选题策划方面，高校学术期刊社往往“做”得多，“留”得少。在策划栏目或选题时，没有留存选题报告、选题策划书、选题审批表等纸质档案。有的高校学术期刊社没有保存选题档案的习惯，做了很多工作，却没有留下痕迹。对于上述出版材料，分别存放在责任编辑或办公室主任手中，要么不完整，要么没有依照来稿顺序或是定稿付印后的文章顺序保存。不同的编辑人员归档时不规范不统一造成的差异较大，给后续的保存和利用带来了困难。出版流程类档案是高校学术期刊出版档案中最多的，也是较难保存的，经常被忽视。

（三）出版影响类

高校学术期刊出版影响类档案主要包括刊物获得的各级别、各类型获奖证书、获奖文件，新闻出版管理部门审读工作通讯中提及本刊的文字，全国、全省学报研究会或期刊协会会讯中关于本刊的文字报道，各种媒体（包括网络媒体）对刊物的报道，各数据收录机构或科技情报机构为刊物编制的影响因子年报、网络传播范围报告、年度转载转摘检索报告，刊物被各种二次文献刊物转载、转摘、索引的原件复印件。

以上档案中的期刊荣誉，有的是纸质证书或文件，有的是奖牌。如果有条件，高校学术期刊社应设立展示柜，既可以展示期刊荣誉，又可以激励正在从业的编辑，更可以有条理地保存这些实物档案。

（四）出版工作类

高校学术期刊出版工作类档案主要包括刊物开展制度建设或编辑队伍建设的资料、数据、图片、文稿，主编或编辑参加学术会议的资料和图片，与兄弟单位交流的资料和图片，与承印机构、入编数据库或其他合作单位签订的合同、协议原件，上报上级机关的重要数据、报表原件备份稿，特色栏目建设中的发文目录、栏目宣传资料、栏目建设资料，每年度和半年度的工作计划、工作总结、工作年鉴，单位内部开展工作的会议记录等。

出版工作类档案根据类型可以分为制度建设类、编辑队伍建设类、学术交流类、编委会工作类、特色栏目建设类（也可专门设立特色栏目资料室或其他类型的特色资料室）、刊物评奖类、工作总结类等。高校学术期刊宣传刊物、纪念创刊、举行庆祝活动、参与评优评奖、制作纪念光盘和彩页、制作宣传橱窗和海报以及文化墙等工作，都会不断地重复利用这些资料、图片。

（五）出版实物类

在长期的办刊历程中，编辑部总会流传或保存下来一些有代表性的办公用具、友好交流的纪念品、不同历史时期的版样、社会知名人士在不同历史时期给编辑部的题词、上级领导批示的原件等实物。这些实物，有助于后人了解当时的办刊条件、办刊氛围，也是编辑同仁从事出版工作付出心血的物证。

以上五类出版档案，应遵循这样的归档原则：先分类、再分年、后分期；统一管理，专人负责。先分类，指的是以上五个大类，应首先确定是哪一类档案。同一类型的档案，应分年度保存。因出版工作的特殊性，出版档案大多数为清样、审稿单、原稿等，应按出版刊物的期次有序保存，与当期刊物有关的出版档案，尽量随当期文档一并保存。对于归档后要利用的文档，可以适当用复印、扫描、拍照等方式留存纸质或电子的备份，为后续利用提供方便，同时不影响原始档案的保存。

三、高校学术期刊电子出版档案的整理与归档

随着现代办公设备的普及，电子档案在保存、查询、利用、复制方面比纸质档案有更大优势，使用便捷，成本低廉。一张具有代表意义的期刊获奖证书，如果留有电子版本，会在期刊社网页、宣传文档、纪念活动中多次利用，能够给制版、处理带来极大的方便。然而，电子文件致命的缺陷是容易丢失，且失不再来。保存时也要做到有条理、有秩序。

（一）电子档案的保存内容和保存办法

每期出版后应保存的电子档案有：刊发的文章原稿（包括英文目录、英文翻译、封二封三内容的文稿与照片、补白、制作的图表）、主编副主编签发单、目录、审读报告、审稿费稿费登记表、方正排版文件等所有反映刊物出版流程和出版内容的文件。以上所有文件均应与纸质文件在顺序、内容上保持一致。电子档案归档应以最终定稿付印的栏目顺序、文章数、文章顺序为准，可以使用数字序号的方式使电子文件的顺序与付印的顺序、数量完全一致。

栏目编辑收到的稿件，或是同一稿件各次修改稿，应注明稿次，或是在不同文件夹中保存，与修改定稿的文本清晰地区别开来，避免混淆。归档时可保存最新版本的电子版稿件。收稿登记表应详细登记每一篇稿件的收稿日期、作者姓名、作者单位、稿件题目、学术不端文献检测系统重合率等信息，可以在备注栏注明最终是否被采用和采用的期次以及需要备注的各种信息。其他需要保存的电子文件有：期刊社制订的规章制度、工作总结、工作计划、向新闻出版局提交的年度核验报告；每年度的数据报表，如年度收稿统计表、年度核验表、期刊基本情况登记表、年度载文情况统计表、执行编辑或责任编辑工作量统计表；每期的校对记录、编校质量自查记录表等；上级领导、学院领导关心与支持本部门工作的图片与消息，反映本部门对外交流与宣传、本部门工作的图片与消息（包括网页截图）；部门领导和成员参加学术交流活动的消息与图片；能够反映编辑处理稿件的有代表性的修改意见、选题报告，有代表性的作者来信，特别是专家学者对本刊的评价或来信，电子邮件要及时保存原信内容和屏幕截图，以及其他因工作产生的文档。所有电子文件不应轻易删除，只要文件名命名规范，分类保存，查找起来就比较方便。

（二）电子文件命名规范

与每期刊物相关的电子文件，一律存在一个文件夹中，命名规则为“年份加期次”，如2018年第1期文件夹，命名为“2018-01”，每篇稿件命名规则建议为“该稿件顺序号+第一作者姓名”或“顺序号+姓名+文章名”。收稿后命名的文件名应有文章编号、第一作者、文章题名等信息，如文章题名太长，可以简略表述，但应能反映文章内容。

对于其他数据、报表、图片等文件，应该尽可能详细地命名文件名，同一文件在不同利用途径和利用方法之后产生的不同版本，应详细地加括号备注说明情况，以正确地区分。同一文献只保存一份一处，否则会对后来的利用者产生困惑，还需要花精力来辨析文件之间的异同。同一期刊社的电子文件，最好安排专人统一保存，统一规范命名，合理备份。总之，文件命名越详细、越规范，越有利于后续利用。

在实际工作中，会出现这样的情况：有的纸质档案，同时也有对应的电子版；有的档案只有纸质版，或只有电子版。对此，归档的原则是：尽可能留存各种档案，做好纸质版和电子版的对应保存。如果只有纸质版，应通过扫描、拍照、文件转换等方式留存与之对应的电子版；如果只有电子版，则通过打印、加洗等方式将其物化为实物档案，以利于永久保存。

高校学术期刊编辑部对档案的归档和整理也要顺应网络化的环境，实现学报档案的信息化。[3]162在新媒体环境下，信息获取更为便捷，但更凌乱，更碎片化，更容易丢失。我们既要及时留存电子档案，又要及时分类整理，更要注意定期备份。

各高校学术期刊编辑部还可以建立特色资料室或资料库。据统计，近20年来，高校文科学报荣获国家期刊奖、中国出版政府奖、教育部名刊、百强期刊、国家社科基金资助期刊的达140多家。[4]目前全国高校有240多个名栏和特色栏目。[4]130上述高校学术期刊在长期的发展历程中，各有特色，成绩突出，可以建立特色出版档案。

高校学术期刊社应重视出版档案的归档与整理，指定专门人员负责此项工作，并提供相应的软件和硬件条件。从业者需要具备一定的档案意识和档案修养，养成良好的工作习惯。也许我们只是在工作中多尽一点责任，多出一点力，就能把对期刊发展和期刊研究有益的档案留存下来，留下珍贵的史料，为后续的工作与研究带来极大的便利，使得当代的高校学术期刊工作能完整、清晰地留存于历史的长河中。

[1]褚金红.浅谈高校学报档案的活化[J].编辑之友,2012(4):73-74.

[2]高等学校档案管理办法[EB/OL].http://www.moe.gov.cn/s78/A02/zfs__left/s5911/moe_621/201001/t20100129_170434.html.

[3]蒋永华,陆炳新.“编辑学者化”还是编辑“编绩”论[J].编辑学报,2003(5):381-382.

[4]乔家君.中国高校学报发展的回顾与展望——对中国高校学报诞生110周年的总结与思考[J].河南大学学报(社会科学版),2016(6):128-136.