大数据时代档案工作的变革及要求

文 / 洪泽文

2016年“加拿大档案工作者协会”（ACA）年会期间，一名档案工作者发表一条这样的“朋友圈”：“在2016年ACA大会上，我发现，作为一名档案工作者，我需要具备以下所有身份，数据专家、程序员、社会工作者或者协助者、历史学家、教育家、作者、学者、社会服务者、馆长、项目管理者、会计、档案管理者、活动家……还有档案工作者！”[1]由此，档案工作者是“千面神”的观点在全球档案界引起了广泛关注和热烈讨论。档案工作者是否担得起“千面神”这一称号尚未可知，但可以明确的是，在大数据时代的冲击和影响下，档案工作者的多个方面都在发生着显著变化。

一、大数据时代下档案工作的变革

大数据是信息技术发展到一定程度的必然产物，也是当今行业发展和产业升级所无法回避的一种数据现象。计世资讯《2014—2015年中国大数据市场现状与发展趋势研究报告》显示，2014年中国大数据市场达到了5.8亿元，增长率为48.7%[2]。根据目前学界较为统一的认识，大数据具有四个基本特征，即“4V”特征：①数据体量大（Volume），海量的数据规模超越了传统数据库软件的处理范围；②数据类型多（Variety），数据格式和种类丰富，除传统的结构化数据之外，更多的是半结构化数据和非结构化数据；③运行速度快（Velocity），数据从产生、流转到处理的整个过程都始终保持高速状态；④价值密度低，海量数据中有价值的数据只占极少部分。大数据的上述特征表明，传统的技术手段已经无法适应大数据的挖掘、开发和利用。大数据的处理过程就如同沙里淘金。这就要求信息部门必须提高对数据的开发和加工能力，用高效、低成本的加工处理方式来挖掘出数据的最大价值。

大数据不仅引发了互联网行业和信息技术（IT）行业的技术革命，更对原有的管理理念和管理方式造成了一定程度的冲击，其辐射范围波及整个社会的各行各业，档案管理领域也不例外。虽然根据《中华人民共和国档案法》第二条规定，“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，进入档案馆并得到永久保存的档案都具有较高的保存价值，其价值密度显然不符合大数据的特征。即便档案尚不具备作为大数据进行管理的前提条件，但大数据环境的相关效应以及全新的管理思想和方式却在一定程度上影响档案工作。在大数据时代背景下，档案工作在以下几个方面出现了较为显著的变化。

（一）档案工作理念的更新

一直以来，中央和县级以上各级各类档案馆作为集中管理档案的文化事业机构，具有为国家保存档案、为社会提供档案利用服务的责任和义务。而到了大数据时代，个人数据终端得到普遍应用，数据的产生、传输和存储成本大幅降低，档案数据的获取和利用变得更为便捷高效。通过目前盛行的档案信息服务平台，档案利用者可以突破线下查档的时空限制，档案利用服务对象的涵盖面不断扩大，服务内容更为精细化和个性化，服务方式出现了异地化、数字化趋势，档案利用服务工作正“朝着社会化、多元化方向发展，以企业、客户个性化、差异化需求为导向，提供人性化、智慧化服务”[3]。与此同时，档案馆在积极开展档案管理工作和提供档案利用服务的同时也面临档案数据泄密、内容失真和无法长期保存等安全问题，而传统的档案工作理念、制度和技术手段都无法解决这些新产生的问题。为适应大数据时代下档案工作转型的需要，与之配套的管理制度、技术手段、管理流程乃至思维方式等都不同以往。为此，档案部门必须主动转变档案管理工作理念，逐步树立“服务网络化思维、信息化思维、技术性思维和资源共享性思维”[4]，在进一步挖掘档案价值的同时更好地满足未来利用者的需求。

（二）档案工作环境的变化

在大数据蓬勃发展的时代背景下，档案工作的法律环境、组织环境、技术环境等都发生了相应的变化。一是档案工作的法律环境会变得更为严苛。大数据技术快速获取档案信息的能力对档案安全和个人隐私保护造成巨大挑战。档案利用服务工作需要在充分尊重法律权利、信息安全、知识产权、文化道德以及个人隐私的基础上开展，其他的档案工作也将在更为科学、严格的法律框架下进行。二是档案工作的组织环境呈现一体化、扁平化趋势。大数据环境下，档案部门将借助统一管理平台、统一存储系统和统一服务网站，实现档案管理链条上不同部门之间的互联互通、一体化管理和全过程管理，即每个部门产生的档案都可以及时接入档案部门的统一系统来进行管理。这就要求现阶段变革目前的档案管理体制，打破档案产生环节与保管利用环节中的固有屏障，建立起扁平式的档案管理系统。[5]三是档案工作的技术环境日益多变，对档案工作的影响持续增强。大数据、云计算、物联网、移动互联等信息通讯技术正以一种超乎想象的速度进行变革和创新，新技术层出不穷、更迭迅速，档案工作的技术环境也更为多变和复杂。档案收集、整理、保管、检索、提供利用、编研等工作的开展都离不开新技术的广泛应用，对各类技术的依赖性不断增强。

（三）档案工作对象的变化

档案工作对象——档案呈现出数量成倍化、来源多元化、格式多样化、内容丰富化、技术复杂化等重要变化。一是档案数量成倍化。随着大数据时代的来临，数字环境中所形成的档案数量大幅增加，而我国档案馆目前仍遵照双轨制来进行管理。这也就意味着大量已归档的电子文件也需要同纸质档案一同移交进馆。同时，自国家档案局提出“至2020年实现馆藏存量档案数字化率达80%以上”的目标要求后，各地档案馆的信息化工程正在如火如荼地开展，对目前的馆藏存量档案进行数字化已经成为当前众多档案馆的重点工作。这就意味着档案馆又将新增一批规模巨大的档案数字复制件。因而，档案数量呈现成倍增长趋势。二是档案来源多元化。电子政务的发展促使档案领域开始关注网络信息资源的归档保存，且西方发达国家早已开始政府网站、电子邮件公文以及社交媒体等网络信息资源的归档保存工作，如英国国家档案馆从2003年起开始网站保存工作，至2014年已经收集了3.36亿条URL，保存了10.3TB的数据[6]。由此，未来我国各级档案馆可能还将接收来自政府网站、电子邮件公文、政务社交媒体等不同来源的档案。三是格式多样化。大数据的重要特点之一是丰富多样的数据类型和全数据规模，档案数据的格式和种类日趋丰富，可能会接受一部分半结构化数据和非结构化数据，以期最大程度地维护档案的原始记录性。四是内容丰富化。在传统档案内容的基础上，还将新增更多的过程性内容。比如越来越多的档案馆开始建设面向公众的档案信息服务平台，青岛市档案馆推出“青岛档案”微信公众平台，提供100多万条开放档案数据的在线查阅和咨询服务，还联合10个区室档案馆共同开发“青岛市历史知识库”小程序；浙江省内100家档案馆均已入驻“浙江档案服务网”，依托实名制提供查档服务和咨询[7]。这些档案信息服务平台在运行过程中所产生的网页信息、用户信息、浏览查询记录等过程性信息将进一步丰富档案的内容。五是技术复杂化。伴随我国文件管理数字转型趋势的推动，文件的生成、利用和管理已实现普遍数字化，原生于OA系统、光盘、U盘等数字环境的电子档案数量剧增，数据的采集、标引、存储等环节都需要运用多种新兴技术手段。为在此类档案的管理中进一步保障真实性、完整性、法律效力以及实现长期保存，档案馆需要设计开发出合适的电子档案管理系统并增加电子签名、时间戳等认证手段，这就大大加剧了档案管理技术的复杂度和难度。数字形态的档案数量正在大幅增加，未来也将继续增长，档案工作将面临对海量而多样的数据进行有效、高效、低成本管理的困难局面。

（四）档案工作边界与重心的变化

一方面，档案工作的边界将不断拓宽，出现了档案数字化工程实施和监督、档案信息平台的运作和维护、在线档案资源的撷取和保存等全新的业务内容。随着政府“互联网+政务服务”的深化改革，对不同部门原有的异构数据资源进行梳理、盘点，实现电子档案资源在共建共享方面的系统对接，将成为档案工作中不可或缺的一部分。档案工作的边界不断向档案形成部门延伸，涉及前端控制工作所占的比重增加。另一方面，档案工作重心也将随之发生转移。在大数据的时代背景下，利用者已经不再满足于简单获取到档案的文本，而是更为关注档案潜在的内容和背后的价值。这就要求档案部门对于档案的管理工作框架，需要实现从数字化到数据化的转变，即不仅仅能够实现对档案案卷的数字化管理，更能根据海量数据挖掘利用的需要，对档案的管理深入到数据层面。这将更加适合大数据技术架构下对数据的“流处理”模式。[8]为顺应数字人文和业务信息化的新趋势，未来档案工作与数字技术的结合也将越来越紧密，档案馆的传统业务也将向数据分析、数据挖掘方向转移，运用知识图谱、语义分析、机器学习等大数据分析方法实现全地区、全部门、全单位档案数据的采集和处理将成为未来档案工作的业务重心。

二、对档案工作者的要求

大数据时代的到来对档案管理工作造成了巨大的冲击和影响，档案工作者作为档案工作的主要责任人和具体承担者，也必将随之发生一定的发展和变化。

（一）对档案工作者业务范围的要求

档案工作者是“千面神”的观点之所以能在很长一段时间内大行其道，是因为其打破了传统大众认知中档案工作者的业务范围。在传统观念中，档案馆人员所从事的是一项以手工操作为主的低技术含量的纸质档案整理保管工作，档案职业也常常被社会大众边缘化、狭隘化。但随着大数据技术的发展，档案工作者的角色定位越发多样化，如Emily Lonie在博文中提及的数据专家、程序员、项目管理者等。

其次，档案业务范围的重心也随之发生转移。为顺应无纸化办公和业务信息化的发展趋势，2015年，上海自贸区率先开展电子文件归档和电子档案“单套制”管理模式的探索[9]。事实上，这一实践举措并不是无源之水、无根之木。由于“双套制”模式在实际业务工作中所暴露出来的管理混乱、资源浪费等问题，向“单套制”模式转型已经成为学界和实践工作者的共识。对此，我国投入了大量人力物力开展试点项目，取得了一定成效，模式转型已箭在弦上，档案工作者业务重心的转移也是时势所趋。

（二）对档案工作者职业技能的要求

在大数据盛行的时代背景下，以云计算技术、虚拟化技术、分布式数据库技术等为代表的技术创新浪潮已席卷全社会，各级各类档案馆亦无法例外。现代化的档案馆不仅要做好传统实体档案的收集整理、保管利用工作，而且要同步开展档案信息化和数字档案馆建设。因此，档案馆工作人员，即档案工作者需要具备一定的数据信息素养。受档案数字化热潮的影响，目前很多档案馆更倾向于招聘具有信息技术背景的人员，如2017年中央档案馆招聘档案科学技术研究所人员时，就优先考虑计算机科学与技术及相关专业的毕业生[10]。

此外，档案工作者还需具备坚实的档案专业知识储备。根据2017年初的一项调查显示[11]，86.11%的被调查者（中国新上岗专职档案人员）认为，档案专业理论知识对于档案从业人员不可或缺。无论是传统的档案收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计八大具体环节，还是档案管理系统的开发、升级和使用，都离不开档案专业知识。这也是衡量档案工作者能否胜任当前工作的一项重要指标。

另外，大数据技术的出现使得数据资源的集中统一管理成为可能，档案信息化发展模式也正在由原来纵强横弱的孤岛模式向一体化管理模式转变。这就意味着各级各类档案馆需加强本级政府部门电子档案资源的集聚，将各部门档案系统归口于一个总的档案信息管理平台。鉴此，档案工作人员需要与各相关部门负责人沟通交涉，获取档案管理权限，实现档案数据接口的对接。这就需要档案工作者不仅精通业务，而且具备较强的沟通能力、组织协调能力和整合能力。

（三）对档案工作者职业认同的要求

职业认同是认同理论的重要表现形式，综合反映了现代人对自身从事职业的整体感知。[12]在大数据环境中，档案工作发生了翻天覆地的变化，档案工作者的准入门槛、业务范围也相应发生改变，这些变化会进一步影响档案从业人员的职业认知、职业意志、职业价值实现和职业情感。

在职业认知方面，大数据技术能在一定程度上挖掘出更多档案附加价值，提升档案工作的意义，进而提高档案工作者对档案工作的价值认可；在职业意志方面，职业环境和职业内容的改变使得原有的档案工作人员无法适应职业发展的新要求，从事档案职业的信念也会大打折扣。据2017年关于档案工作者的调查显示，职业意志指标在所有职业认同指标中评分最低，从一个侧面反映出档案人员的职业归属感还有待提高[13]；在职业价值实现方面，大数据时代的到来对档案工作带来了机遇和挑战，富有前沿性和挑战性的工作内容更能满足职业主体实现自我价值的期许；在职业情感方面，档案工作的转型和变化一方面会使得一部分档案从业者无所适从，处于一种担心被淘汰、被边缘化的自我怀疑和自我否定中，另一方面，具备一定数据素养的档案工作人员倾向于将此转变视为“大展身手”的契机，有利于进一步加强其职业信心。

三、大数据时代档案工作者的应对策略

大数据及其相关技术的普遍应用在为部分职业主体创造发展机遇的同时，也不可避免地会对传统职业带来一定的冲击。鉴此，档案工作者可以从个体和群体两个层面入手，从心理、知识储备、工作技能、制度等方面提前做好准备，积极应对。

（一）档案工作者个体策略

一是要摆正心态。档案数量的巨增、管理难度的增大以及服务方式的转变无疑给每一位档案馆工作人员造成了一定的心理压力，各种闻所未闻的大数据技术也使得档案工作者望而生畏。但是，档案工作者应认识到，这些现象都是技术进步到一定阶段的必然产物，也是大数据时代发展的必然趋势。因而，档案馆工作人员与其一味地固步自封，回避大数据相关技术和基本知识，不如摆正自己的心态，持开放的包容态度，积极地探索大数据知识和相关技术。同时，档案工作者也要避免陷入自我否定、自我怀疑的怪圈。技术领域虽然从来就不是档案工作者的专长，但术业有专攻。当档案工作人员在数字转型工作中遇到无法解决的技术难题时，也不应自怨自艾，而应认清自己的核心能力和局限，积极寻求数据专家、信息技术人员等适配人才的支持和帮助。

二是要加强档案专业知识的储备。大数据时代的整理工作受档案信息系统信息自动分类一系列特性的影响，使信息自动检索、元数据标引与数字档案著录等成为档案整理中不可缺少的整理技能[14]。这些专业技能的创新都离不开档案专业知识的储备。大数据时代下，档案工作的环境愈加多变和复杂，档案工作愈加追求高效率和精细化，这就对档案工作者的专业知识基础提出了更高的要求。因而，档案工作者要切实掌握档案学的基础理论知识，积极关注档案学的前沿理论和研究，不断拓宽自己的专业知识层面，在科学理论的指导下，灵活变通地处理实际问题，应对实践需要。

三是要注重多项业务技能的培养。大数据时代下，档案与信息、与数据的融合使得档案工作内容更加复杂，对档案工作人员的技能要求也更为全面。档案数字化工程、档案信息平台建设、运行和维护等新型业务领域都需要档案工作者的广泛参与，也需要更为专业的业务技能的培养。档案馆工作人员要尝试跳出传统的技能圈子，推动知识结构的复合化、能力素质的多样化，真正向“千面神”转变。

（二）档案工作者群体策略

一是要积极推动人才结构的差异化。在档案工作者作为“千面神”的时代要求下，档案人员的角色定位越来越多样。显然，要求一个档案职业个体既是数据专家，又是程序员、活动家，不现实也不易实现。但推动档案职业群体工作领域的细分却具有较强的可行性。积极推动人才结构的差异化有助于实现档案工作的精细化，使得各个档案业务领域都能找到更合适的档案工作者，工作需求得到最贴切的满足。

二是要加紧构建档案职业准入制度。大数据时代下，档案工作的规范化和专业化要求达到了前所未有的历史高度，如档案信息著录、元数据标引等工作对于规范化、标准化的要求十分严苛。而且，在现有的档案工作者中，并非所有人都符合大数据时代下档案管理工作的胜任力模型。此时，档案职业准入规则作为衡量档案工作者胜任力的重要手段就显得尤为重要。档案职业准入制度的构建可以确保档案工作者的专业程度和技能水准基本符合工作需要，从而优化档案工作者的人才队伍建设，在一定程度上促进本国档案职业的规范化与专业化。

三是要加强档案职业训练。大数据时代的到来使得档案工作者逐步发现自己在档案管理方面所存在的诸多知识空白和技术盲区，而改善这一状况的唯一办法就是学习。因而，档案馆应加强职业主体的档案职业训练，丰富培训的内容。一方面，他们要积极增加大数据相关知识和档案学专业知识来丰富自身的知识体系；另一方面，也要注重开展档案技能实操项目来强化自身的职业技能。

[1]Emily Lonie.档案工作者：千面神[EB/OL].http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzI2NTM3NzkxMA==&mid=2247483676&i dx=1&sn=2e40c81e183e373963759227019de91f&scene=2&srcid=0825fXasJunorwd8eS5Etlay&from=timeline&isappinstall ed=0#wechat_redirect.

[2]计世资讯.2014年中国大数据市场，高速增长下的两大亮点与问题[EB/OL].http://www.ccwresearch.com.cn/news_detail.htm?id=524290.

[3]兰祝刚,惠英,李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案,2013(9):74-75.

[4]宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究,2015(3):36-39.

[5]滕春娥.大数据环境下档案工作转型研究[J].北京档案,2015(2):17-19.

[6]王熹.英国档案“探索”平台的构建与特点[J].中国档案,2016(3):70-71.

[7]林伟宏.浙江实行“一网查档、百馆联动”[EB/OL].http://www.chinaarchives.cn/news/china/2017/1108/118082.shtml.

[8]王建亚.大数据背景下档案工作的机遇、趋势与挑战[J].北京档案,2014(5):25-27.

[9]钱毅.电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考[J].档案学通讯,2017(4):8-13.

[10](北京)国家档案局中央档案馆2017招聘[EB/OL].http://ic.ruc.edu.cn/pub_ic/employment/20170321/11787.html.

[11][12][13]徐拥军,闫静.中国新上岗专职档案人员职业认同和职业满意度调查研究[J].档案学研究,2017(1):84-92.

[14]金琼.大数据时代对档案工作者的影响及应对措施[J].档案天地,2016(10):36-38.