大数据环境下我国档案信息资源的共建

文 / 余清

如今，档案信息资源日益表现出大数据时代特有的属性，即信息数量日益庞大、信息种类繁多、用户需求多样且难以在短时间内获取所需信息。随着物联网、移动互联网等新型网络技术的快速发展，档案用户不再满足于单个档案保管机构的馆藏服务，迫切需要内容更完整、层次更深的信息服务。这要求档案部门积极开展档案信息资源合作共建，创建档案信息资源全面查询和利用系统，从而为实现档案信息资源共享奠定基础。

“档案信息资源的共建是指档案部门根据用户的档案信息需求，充分利用现代信息技术手段和网络系统，整合各级各类档案保管机构的档案信息资源，加强与社会部门的协同，建立一个基于互联网的分层级档案信息服务平台，满足社会对档案信息的利用需求”[1]。档案信息资源共建对提高档案利用效率、满足社会档案信息需求具有极为重要的作用，因此档案信息资源共建势在必行。

一、我国档案信息资源共建的现状

近年来，由于政府政策的扶持和社会公众档案意识的提高，我国的档案信息资源共建工作发展较快。笔者以浙江省为例，简要介绍该省在推动档案信息资源共建方面开展的实践工作。

2008年8月6日，时任浙江省档案局（馆）长王立忠在全省档案馆建设会上作了《努力打造档案共建共享平台，为推动我省文化大发展大繁荣服务》的专题报告，对档案信息资源共建共享工作进行了具体布置,并举行了全省档案信息资源整合和综合利用试点单位授牌仪式。[2]2014年，浙江省档案局(馆)提出推进涵盖法制档案、智慧档案、民生档案、平安档案、活力档案的“五档共建”计划。2016年1月，浙江省档案局(馆)长刘芸在全省档案局(馆)长会议上又提出深化推进“五档共建”，补齐短板，建设“三个走向”示范区。2018年3月14日，浙江省、上海市、江苏省和安徽省三省一市档案局局长在上海市档案局（馆）正式签署了开展民生档案“异地查档、便民服务”的工作合作协议。此次合作是贯彻落实十九大提出的“以人民为中心”发展思想的实际举措，打破了档案资源管理区域壁垒，意义极为深远。[3]各级档案部门也纷纷加入档案信息资源共建的实践工作中来，为实现浙江省档案信息资源共建添砖加瓦。例如，2012年，丽水市正式试运行以政务外网为平台，以市本级为中心，以9县市为结点，以N个机关数字档案室为终端的档案协同管理系统，加快实现市县乡三级机关电子档案共建。[4]2015年，海宁市通过建立档案信息资源共建共享利用平台整合全市档案信息资源，以开放馆藏档案资源、返还历史进馆数据、共享现有室藏档案的方式实现档案资源的服务利用，实现政务网用户一个平台查找15个类型的民生档案、馆藏开放档案、馆藏资料、特色档案、编研成果、其他单位共享的室藏档案。[5]2016年，平湖市档案局与华东师范大学历史学系组织成立了以华东师范大学专家教授为主的研究团队，计划利用《老鼎丰酱园档案》等一批珍贵资源，开展相关研究工作，发掘、整理平湖历史档案。[6]

二、大数据环境下我国档案信息资源共建存在的问题

尽管我国档案信息资源共建已取得了一定成就，但理论研究和实践应用仍处于“摸着石头过河”的初级探索阶段。档案信息资源共建在不同区域、不同级别档案部门间发展严重不平衡，“档案信息孤岛”现象持续严重。

（一）共建意识不强烈

目前，我国社会主体的档案意识还没有完全觉醒，公众没有充分认识到档案及档案工作对社会发展进步的重要意义，对于建立档案信息资源合作共建机制更没有清晰的认识。一方面，档案工作者共建协作意识淡薄，缺少跨行业、跨部门的合作交流，安于现状，没有从根本上树立“以档案用户为本”的服务理念。另一方面，档案用户没有提出档案信息资源共建的要求，例如在异地查档时，还是一如既往地奔波异地获取资料，没有享受到资源共建给工作和生活带来的便利。公众参与档案信息资源共建的动力不足，档案部门不能仅仅靠新鲜感来吸引公众参与档案信息资源建设，如何吸引公众参与到档案信息资源共建行动中成为档案管理工作的新任务。[7]

（二）共建数据分散化

大数据环境下，档案信息资源量增长迅速，10年前已经很大的GB级数据，相较于今天的PB级甚至ZB级的数据，已经不能被称之为“大数据”[8]。从信息资源管理视角出发，大数据具有4V特征，即“量大（Volume）、样多（Variety）、高速（Velocity）、多变（Variability）”[9]。巨大的档案信息资源馆藏量和增长量虽然给公众生活和工作带来了极大便利，但是由于分散保存并没有发挥最大的使用价值。档案信息资源零散分布，加上不同档案部门之间相对独立，难以有效整合成一个完整的档案信息资源共建数据库。

（三）共建标准不统一

在我国“统一领导，分级管理”的档案管理体制下，各档案部门处于各自管理的状态。各档案管理部门实行本单位内档案信息资源的自给自足，管理规范和利用标准自成体系，向档案用户提供有限的利用服务。我国目前为止既没有出台明确的档案信息资源共建标准及规范，也没有一个权威性的机构为档案信息资源共建指明方向、目标。在这种情况下，即使联动区域内、行业内、系统内各档案部门实行档案信息资源共建，它们也只是披着“档案资源共建”的外衣，实则各行其道。缺乏统一档案资源共建标准的“共建”不仅没有任何意义，而且会阻碍我国档案信息资源共建的步伐。

（四）共建技术落后

档案信息资源的收集、整理、统计、利用等环节都离不开信息技术的支持，网络服务平台的建立亦是如此。大数据环境下，大数据、云计算、移动互联网、物联网等新一代信息技术在为档案信息资源管理提供技术支撑的同时，也对档案信息资源共建提出了更高的技术要求。目前来看，我国档案信息资源共建的信息技术相对落后，在硬件和软件两方面都难以追赶大数据时代技术更新换代的步伐，主要体现在基础设施不配套、技术发展受限、平台标准化程度低、档案数据安全保障技术不完善、技术人员配置不均衡等方面。

（五）共建人才不足

一支职业素质高、专业性强的人才队伍是档案信息资源共建的重要基础，人才的交流与合作也是档案信息资源共建过程中必不可少的环节。大数据环境下，档案信息资源的海量剧增和新型信息技术的不断更新对档案部门人才队伍的建设提出了新的要求：既要具备档案专业知识，又要擅长计算机技术、网络通讯知识、外语知识等。[10]目前我国档案部门人才队伍在数量、素质、群体构成上远远不能满足大数据时代的需求，复合型人才匮乏成为档案信息资源共建过程中的阻力。同时，各档案部门之间人才资源构成不平衡，影响各相关单位间档案信息资源的合作交流。

三、大数据环境下我国档案信息资源共建的具体策略

（一）强化档案信息资源共建意识

思想意识的更新和思维方式的变革问题，是实现档案信息资源共建的重要前提。[11]而目前社会公众没有形成整体性档案意识，档案信息资源共建的意识桥梁没有搭建完备，阻碍了共建工作的深入开展。加快社会公众档案思想观念的革新，强化档案信息资源共建意识，可以从档案工作者和档案用户两个方面着手。

首先，要加强对档案工作者的培训教育，倡导树立以用户为中心的档案信息资源共建意识，最大程度地为用户提供全面完整的档案信息，满足用户异地查档、“一馆查档”的多样化需求。其次，要在社区、各相关单位进行档案便民利民活动宣传，展示档案信息资源共建成果，提高社会整体档案意识。再次，要建立完善的档案信息资源共建激励机制。一方面，要实行政策、技术、资金等奖励措施，从经济利益和社会利益两方面刺激档案部门加入到资源共建的行列中，并形成竞争机制和绩效评价机制，调动档案工作者的共建积极性。另一方面，要对提供档案信息资源和为档案信息资源共建建言献策的社会公众给予物质或精神奖励，吸引和鼓励社会各界参与档案信息资源建设，不断提高共建意识水平，优化资源共建的整体环境。

（二）整合档案信息资源

对档案信息资源的收集、整理是档案利用的前提，整合各档案部门和相关单位分散的档案信息资源是共建工作的基础。在档案信息资源共建过程中，不仅要求各相关单位提供全面完整的档案信息资源，更为关键的是及时有效地对这些资源进行整合，即对收集过来的全部档案信息资源进行挖掘、整理、剔除，建立档案信息资源池，形成完整的档案信息数据库。

强化档案信息资源共建工作，首先要做好档案信息资源的收集工作，扩大收集范围，打好基础。在建立基础档案数据库的前提下，对档案用户的信息需求进行分析研究，围绕用户查询率较高的档案类型或社会关注度较高的领域建立专题档案数据库、特色档案数据库、行业档案数据库。其次，要重视对档案信息资源的不断更新，保持档案数据库的动态运行，实现档案信息资源收集和数据库的同步更新。再次，要在注重现实需求的基础上，着眼于档案长远利用，为更深层次的档案信息资源共建提供储备条件。

（三）制定统一的档案信息资源共建标准

“无规矩不成方圆”，合理统一的档案信息资源共建标准是实现合作共建的重要条件。只有在健全、完整的档案信息资源共建标准之下，各级各类档案部门才能在一定程度上改变原有各自为政的状态，形成档案信息资源共建的合力。

档案信息资源共建作为一项跨区域、跨系统、跨部门的综合性工程，合理统一的共建标准须依靠政府政策制定和强制力执行。这要求档案部门积极主动、经常性地对共建工作进行宣传，及时推广科研成果，深化与政府机关的合作交流，让政府重视档案信息资源共建，并在此基础上获得政府政策支持。政府应制定整体意义上的档案信息资源共建标准，指明档案信息资源共建的方向，明确各合作单位的职责和任务，确定工作目标，给予档案信息资源共建工作全局性的指导。各档案部门在政府标准规范的基础上结合本共建系统内实际情况予以补充，或制定临时性的档案信息资源共建标准。在基础共建设备、档案信息采集、加工、验收、测试、信息安全技术、元数据标准、管理以及应用和服务等方面作出明确规定，如档案信息平台体系建设规范、档案数据标准及规范、档案数据交换与共享资源目录规范、开发信息中间件等；[12]根据社会的发展对现有的标准规范体系进行补充更新，注重学习国内外成功案例，吸取精华，借鉴其标准规范；创建科学规范的档案信息资源共建标准体系，明确共建工作操作流程，对实现各级各类档案部门之间互通互联、促进档案信息资源共建工作的有效开展具有重要意义。

（四）建立和维护档案信息资源共建服务平台

档案信息资源共建离不开平台的搭建，档案信息资源共建服务平台的建立和维护是共建工作的重要环节。大数据环境下，云计算、物联网、移动互联网等新型信息技术的发展为建立档案信息资源共建服务平台提供了强有力的技术支撑。档案信息资源共建服务平台以各单位档案数据库为数据源，对多类型档案信息资源进行整合，形成了更为完善、更具特色的信息服务平台。集成档案信息和档案利用服务，既有效避免了档案信息资源出现缺失、重复收录的情况，又改变了过去分散的小规模的信息服务方式，满足档案用户全方位、多层次的信息需求。

为打造出一个功能完善、适用性强、安全保障系数高的档案信息资源共建服务平台，在平台总体架构和内容设计环节要多方细致地考虑。例如，在导航功能栏中加入“提供档案信息”一项，让用户可根据提示向档案部门提供档案信息，管理人员在后台对用户所提供信息进行鉴定、审核，从而扩大档案信息资源的收集范围；在共建平台与各单位信息平台之间形成“总—分”的连接模式，让用户可以通过共建平台直接进入到各档案部门门户网站；在档案信息资源共建服务平台及时显示检索频率较高或特色的档案信息，为档案用户提供人性化服务的同时，对共建成果也起到一定的宣传作用等。信息技术发展速度迅猛，我们要加快信息技术更新的步伐，不断在原有的基础上学习完善，努力打造集收集数据、查询档案、运行管理、办公协同、推广宣传等众多功能于一体的档案信息资源共建服务平台。

（五）建立复合型人才队伍

档案信息资源共建参与单位多、工作繁杂、技术要求高，这些都对共建工作中的人员素质和整体人力资源结构提出了更高、更具体的要求。美国9·11数字档案馆的工作人员有档案专家、网页设计师、信息技术专家、历史学家、传媒专家、研究员等，组成结构多元化，拥有一支完整专业的人才队伍。[13]由9·11数字档案馆的成功经验可以看出，为了满足档案信息资源共建工作的人才需求，必须从工作人员的专业结构、年龄层次、性别比例等方面进行调整，吸收来自不同层次、不同领域、不同知识结构的复合型人才，尤其是高级管理型、信息技术型、协调沟通型和具体操作型等相关人才。[14]

为了在更大范围内吸引优秀人才，档案部门可以引入市场机制，利用市场自身的优势调动社会各界参与档案信息资源共建的积极性。例如向市场公开招聘专业人才服务于平台的开发运行和大数据分析研发等环节，以此提高共建工作的效率。为适应大数据环境下动态发展的信息环境，还需要加强对相关工作人员的培训。例如通过举办各类专题培训班、业务指导讲座，对新加入的工作人员进行基本的业务培训；对老员工定期进行“拔高”培养，实行“优胜劣汰”，集成业务骨干。此外，要加强兄弟单位之间的学习交流，相互取长补短，在整合档案信息资源的同时对人才资源也进行“共建”。这既增强了系统内部的凝聚力，又为档案信息资源的共建工作提供了人才支撑。

[1]吴加琪,陈晓玲.智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享模式研究[J].档案管理,2015(1):33-35.

[2]翁梅,周峰林.共建共享 繁荣文化 全省档案馆建设座谈会在长兴召开[J].浙江档案,2008(8):1.

[3]浙江省档案局签订长三角三省一市开展民生档案“异地查档、便民服务”工作合作协议[EB/OL].http://daj.lishui.gov.cn/gzdt/yndt/201803/t20180316_2909547.htm.

[4]丽水市1+9+N 档案协同管理系统正式投入试运行[EB/OL].http://www.inlishui.com/html/hot/2012/0820/27618.html.

[5]海宁市档案局运用档案共建共享利用平台面向全市提供档案利用服务[EB/OL].http://www.haining.gov.cn/news/bmdt/201505/t20150504 _430305.htm.

[6]倪培培,桂强.共建共享 共赢共进——平湖《老鼎丰酱园档案》整理与研究工作综述[J].浙江档案,2017(4):23-24.

[7]寇京.公众参与式档案信息资源共建模式探析[J].北京档案,2017(7):29-31.

[8]郑金月.关于档案与大数据关系问题的思辩[J].档案学研究,2016(6):37-40.

[9]International Organization for Standardization.ISO 5127:2017[EB/OL].https://www.iso.org/standard/59743.html.

[10]吴润珍.网络环境下我国信息资源共建共享现状、障碍及对策[J].图书馆建设,2002(3):42-45.

[11]谭必勇.论电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建[J].档案与建设,2003(7):9-11.

[12][14]吴加琪.区域档案信息资源共建共享的协同机制研究[J].档案管理,2016(3):32-34.

[13]刘彩云,蔡娜.网络环境下数字档案跨资源共建共享——以汶川地震文献专题数据库建设为例[J].山西档案,2015(4):73-76.