高校教师职业档案的数字化建设

文 / 周小云

高校教师职业档案记录了教师的基本信息和从业经历，成为教师培训、评级、升职的重要依据[1]。教师职业档案数字化建设直接关系到教师队伍的稳定发展，能够有效促进教师管理工作，对教师成长起着十分重要的作用。

一、高校教师职业档案数字化建设的基本内容

（一）档案保存形式由纸质转为数字

高校教师职业档案数字化建设的首要任务就是将纸质档案转化为数字档案。纸质档案通常以档案袋的形式保存，记录了教师的成长轨迹，包括教师的基本信息、工作信息、绩效评价等[2]。对于高校来说，借助教师档案袋可以客观评价教师的执教水平；对于教师来说，它有利于自我反思和自我学习。档案袋在很长一段时间内陪伴着教师成长。在数字化时代，用数字档案替代纸质档案，可以有效提高教师职业档案的使用效率和保存质量[3]。高校档案部门通常采用扫描和手工录入相结合的方式，将纸质档案转化为数字档案并保存到数据库，由档案管理系统进行校对，以确保录入的数据准确无误。

（二）拓展高校教师职业档案的类型

在纸质档案转化成数字档案之后，还要设置教师职业档案的类型，如人事档案、教学档案、辅助档案等。人事档案和教学档案要具备一定的格式标准，以突出此类档案的通用性，尽量避免一些重复性的操作。辅助档案则可以放宽标准，如记录教师的课堂随笔、问题反馈等，为教师评价起到辅助参考作用。其中人事档案由教师的基本信息、学历背景、培训经历、教师认证等信息组成，而教学档案则由课堂教学成果、课题研究、课件、论文等信息组成。相对于人事档案来说，教学档案的数据可以采用多种格式进行储存，包括文字、图片、音频、视频等格式，最大程度保持教学原貌。

（三）构建教师职业档案数字化管理平台

在数据库的支持下，教师职业档案数字化管理平台可以开发出更多的功能，包括信息发布、数据检索、信息汇总、权限分配、数据导出、用户审核等，其中的前三个为常用功能。“信息发布”分为学校和个人两种，学校主要发布政策制度、档案公告、档案会议等方面的信息，让教师在第一时间了解档案工作的宏观走向；个人主要发布教学经验、随笔感想、创新成果等，为教师辅助档案提供数据信息。“数据检索”分为模糊检索、条件检索、类型检索三种，使用较多的是条件检索，即按照教师的姓名、职务、学科、学历、教龄等进行检索。这种检索模式可以在最短时间内查询到教师档案信息。“信息汇总”则是按照用户的检索结果，汇集和打印相关信息，使计算机数据转为纸质证明，用于教师评级、升职、转岗等。

二、高校教师职业档案数字化建设存在的问题

（一）教师职业档案数字化建设缺少互动评价

高校教师职业档案数字化建设的主要目标是推动教师的职业化发展。在数字化系统管理平台上，教师可以自主检验自身的综合水平，系统对于每一位教师来说都是平等的开放的，教师可以自由参与，在平台上进行互动评价，并以此为依据做好自身的职业生涯规划，明确个人的发展方向。但部分教师的数字化观念较为落后，缺少互动评价，如教师的自我评价、其他教师的评价等，而上级领导的评价有时候也会缺失。在这种情况下，教师职业档案难以发挥出应有的作用，不能反映教师任教期间各种教研成果的价值。此外，缺少互动评价还会导致教师学习他人成果的积极性下降，影响到自身的职业发展，教师与教师之间形成“信息孤岛”。教师职业档案数字化建设的重点是帮助教师形成专业发展的良好氛围，确定职业追求目标，如果互动评价环节跟不上，教师的自由发展和全面发展都会受到影响。

（二）教师职业档案的资源共享度较低

在各大高校中，教学实践是教师队伍建设的重要环节，教师职业档案数字化为构建合作共赢的高校教学氛围奠定了基础。教师的职业发展基于教学实践，教师又为教学实践服务，两者相辅相成[4]。但部分高校在构建教师职业档案管理平台的过程中，忽略了档案资源共享，使得教师职业档案数字化建设难以发挥出更大的作用。教师职业档案数字化平台不仅仅是一个简单的管理平台，更应该是一个开放的交流平台，如果缺少资源共享，则会影响到教师之间的教学合作，难以形成多元化的发展氛围，不能有效激发教师参与教学讨论的热情。教师职业档案数字化资源共享途径主要有教师随笔发表区和交流互动讨论区。前者是教师发表教学心得、经验、做法、成果的主要栏目，很多信息数据都可以列入教师的辅助档案；后者为教师的教学交流提供一个互动平台，本着“知识共享、合作共赢”的宗旨，强化各学科教师的教学合作，并形成一定的评价意见，为教师人事档案和教学档案的发展提供相关依据。教师职业档案数字化资源共享促进了教师队伍的发展，如果缺乏合作共赢的教学氛围，教师难以得到进一步成长。

（三）教师职业档案数字化信息收集制度不完善

高校教师职业档案记录了教师在学校的成长轨迹。通过数字化建设，教师的教研成果、论文作品等能够得到更好的展现，既能满足个人的荣誉感，也能得到学校的肯定，激励教师寻求新突破、获取新成绩。但是教师职业档案数字化平台需要规范的信息收集制度，以帮助教师得到进一步成长。例如对信息收集途径进行规范，除了收集传统的档案袋信息之外，还可以将微博、微信、QQ、论坛等纳入到信息收集范围中[5]。从目前的情况看，有些高校的教师职业档案数字化平台信息收集制度并不完善，影响到档案资源库的建设。作为学校内部的资源系统，教师职业档案数字化平台应具备安全性高、公信力强等特点，所有收集的资源都要有凭有据，能够反映出每一位教师的精神面貌和执教水平。这就需要信息收集制度的支撑。教师队伍建设是高校发展的基础，通过教师职业档案的数字化建设，有利于形成积极向上、科学严谨的教风，而档案资源库需要大量的信息支撑，在缺少制度规范的情况下，教师职业档案数字化平台的信息收集将受到很大的影响。

三、高校教师职业档案数字化建设的优化路径

（一）提高数字化平台的教师评价功能

教师职业档案的核心功能在于评价教师的教研水平，所以增强教师评价功能至关重要。从纸质档案到数字档案，高校教师职业档案管理有了一次飞跃。本着“促进教师发展”的宗旨，我们应不断完善教师评价功能，实现由单一评价到综合评价的转变。当数字档案代替纸质档案，学校评价教师的材料也由档案袋变为网络信息数据。基于互联网的开放性，学校可以全方位、多维度地对教师进行评价，提高评价的全面性[6]。教师职业档案数字化平台具有数据统计的优势，在数据收集、计算、分析等方面优于传统模式，这为教师评价奠定了更好的基础。借助Word文档、电子表格等，教师评价结果还能直接打印出来，形成直观的纸质材料。根据教育行政部门、学校管理部门、教师个人的不同评价指标，教师职业档案数字化平台的数据统计功能应不断提升。例如，可以预先设定时间段，按照预定时间对教师信息进行统计，形成一定的数据对比，增强统计结果的科学性与可靠性，真实反映出教师的成长轨迹。在教师年度考核时，学校可以通过数字化平台查询考核对象的教学科研成果，统计教师一年来的成绩及存在的问题，以此为依据做出客观评价，为教师年度考核提供评审依据。

（二）强化数字化平台的资源共享功能

教师职业档案数字化建设是一项系统的工程，牵涉到教师的方方面面。在传统的档案袋模式中，一般只记录一些重要信息，并不能反映出教师的整体状态[7]。而数字化平台提高了教师信息的全面性，如辅助档案记录教师在日常教学中的思想变化和经验积累等信息，而一些显性的课件、教案、论文等，也能通过各种形式记录下来。教师在职业发展的过程中，会产生许多具有档案价值的资料，如教学日记、随笔、课题策划等，这些资料散落在电脑中的各个文件夹里，都可以收集起来上传到数字化平台，实现更广泛的资源共享，成为教师评价的依据之一。数字化平台的交流互动模块也可以成为资源共享区，借鉴QQ群的“群文件”“群相册”“群收藏”等功能，构建相应的共享应用，使教师在讨论时既能分享自己的成果，也能在资源共享区查看他人的成果，从而形成强大的资源共享体系，使资源共享发挥出最大效用。数字化平台的资源库应设置权限分级标准，在拥有相应权限的情况下，用户可以查阅权限范围内的所有资源，这也是促进资源共享的一大措施。数字化平台的资源共享功能较多，但目的只有一个，即最大程度发挥教师职业档案的作用，使档案信息能够用到实处、细处，为教师的职业发展做出贡献。

（三）完善教师职业档案数字化平台信息收集制度

教师职业档案数字化建设只有形成丰富的资源库，才能发挥出更多的功能。但是档案信息收集应在合法合规的范围内进行，这就需要不断完善档案信息收集制度，通过制度有效制约一些信息收集行为。例如，教师辅助档案信息的收集必须征得教师本人的同意，这一条应列入信息收集制度中。数据采集和储存过程应遵循信息收集制度，确保档案信息的严肃性、合法性，同时建立起具有明确分工的管理制度与审核制度，以提高教师职业档案数据的准确性。高校管理层应做好引领和表率作用，推动信息收集制度的宣传和落实，并在教师群体中培养信息收集理念，鼓励更多的教师公开信息、分享信息。当然，对于有特殊要求的教师，也应该本着尊重的态度做好信息保密工作。信息收集制度应是公开和保密的有机结合，一切从教师的意愿出发，带动教师参与到数字化建设中来，提高他们的积极性和能动性。学校要尽快建立起按照教龄划分的教师个人汇报机制。新招聘教师和老教师的个人汇报途径的差异化，能够使信息收集更有针对性，从而准确评估教师的教研水平。教师评级应以数字化平台的档案信息作为依据，在信息收集制度的规范下，使信息更加客观、真实，这对教师的评价也能做到公平、公正。信息收集制度要与网络信息管理制度相适应，在强化校园局域网管理的基础上，确保所收集的信息具备一定安全性，符合档案管理的要求。加强数字化档案信息的规范使用，必须与教师的各种评聘挂钩，不得挪作他用，不能损害教师的根本利益，使高校教师队伍管理走向规范化、科学化。

[1]张新婷,侯长林.应用转型背景下新建地方本科院校走向研究——基于应用型本科与高职专科比较的视角[J].职教论坛,2015(22):30-34.

[2]郑慧,张卓群.面向东盟的广西高校档案学专业教师队伍建设研究[J].山西档案,2016(2):137-139.

[3]黄小忠.建设区域性高校档案信息资源共享平台的机制和途径研究[J].山西档案,2015(4):77-80.

[4]刘玉凤.地方新建应用型院校教师转型发展研究[J].教育与职业,2017(4):72-75.

[5]杨刚,叶新东.社会性互动分析视角下我国高校教师在线学习研究[J].电化教育研究,2014(3):51-57.

[6]张丽娜,夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛,2016(4):157-161.

[7]王添淼,林楠.关于建立国际汉语教师档案袋评价体系的思考——基于美国的经验[J].东北师大学报(哲学社会科学版),2016(1):124-129.