中小学疫情防控档案的“管”与“用”之我见

林 业

杭州市萧山区特殊教育学校

中小学疫情防控档案是指学校在防疫过程中直接形成的具有利用和保存价值的各类文字、照片、声像等不同载体和形态的原始记录。主要包括学校在疫情防控工作中制订的政策文件和做出的工作部署、方案举措、督导检查、情况汇报、舆论宣传等。这些档案是全体师生员工积极应对疫情、活跃在抗击疫情的幕后台前的真实记录，是学校档案资源的重要组成部分，更是全体师生抗击疫情的集体记忆，对学校当前和今后的各项工作具有重要的存凭留史及资政育人的作用。

1 胸怀全局，充分认识疫情防控档案“管”和“用”的特征

1.1 突发性

防控档案的来源主要是疫情防控战线。由于疫情的暴发具有突发性，并且疫情的发展也是瞬息万变的，随时都可能调用室藏档案中具有借鉴作用的防控档案，因此，学校档案工作的角色和流程要纳入突发事件处置机制中。档案人员需在第一时间发挥主观能动性，及时、全面了解防疫工作的进展，精准预测识别防疫档案的利用需求，在第一时间为防控一线提供最大限度的支持和保障。还要配合做好相关应急处置文件材料收集整理工作，形成疫情突发事件应急处置专题档案。

1.2 阶段性

疫情防控档案的管理及利用具有阶段性，不同阶段的档案管理及利用的需求的侧重点也是不相同的。往往在疫情初、中期对档案利用的需求较为强烈，档案的形成却贯穿始终，因此，防控档案的“管”和“用”不能按部就班、循规蹈矩。

1.3 分散性

学校疫情防控资料来源广、涉及面多，分散在学校的各条线上，涉及的种类多、范围广。限于学校部分工作人员档案意识较薄弱，有的人员还把档案作为本科室资料进行保管，给档案的收集带来挑战。

1.4 有较高的借鉴价值

中小学疫情防控档案直接、全面地反映了学校的防控状况，学校及卫健部门可利用防控档案，全面分析并总结出疫情在学校传播的规律和特点，采取相应的措施进行疫情的控制，有效遏制疫情的扩散和蔓延。对于同类学校，不同学校之间所采取的防控举措各不相同，但各具优点，因此具备极高的借鉴价值。

1.5 一定的涉密性

在学校疫情防控过程中，防控档案中有一部分内容属于国家秘密，未经上级有关部门批准，任何个人或学校不得向社会、媒体公开。疫情防控档案里准确记载着病例及疑似病例产生的时间、地点、年龄、性别、职业、联系方式及家庭成员等情况，这对于师生中的病例或疑似病例来说属于个人隐私，公开易给他们造成心理压力，因而也是不宜公开的。

疫情防控档案所呈现的特征，决定了我们对疫情防控档案的“管”和“用”应当与对其他档案的“管”和“用”的方式方法有所区别。

2 着眼长远，落实疫情防控档案的收集整理工作

2.1 提高站位，强化师生档案意识

就中小学的疫情防控而言，防控档案的管理是一项记录校史、传承校园文化、服务社会、造福师生的事业，是全校所有工作中不可或缺的一项基础性、服务支撑性工作。管好用好疫情防控档案，对于增强全校师生档案意识、扩大档案工作社会影响、服务学校创新发展、推动美好教育都具有重要意义，同时也是学校教育事业发展水平高和校园文化建设成效好的重要标志。

2.2 强化担当，建立应急服务机制

疫情的暴发具有突发性，中小学综合档案室建立档案应急服务机制至关重要。突发公共卫生事件的处置有其自身的规律，存在着事件发生的突发性、处置时间的紧迫性、指挥决策的针对性、人员技术的专业性等特点。因此，中小学的档案工作者应以突发疫情为契机，积极向校疫情防控领导小组汇报，争取将疫情防控档案工作第一时间纳入疫情防控的整体部署中，明确档案应急服务机制的组织、内容、保障机制等基本要求，把疫情防控文件材料收集归档作为防控工作的重要组成部分，力求同步谋划、协调推进、共同落实。

2.3 多措并举，做好前端控制

学校档案人员要树立“一盘棋”思想，超前谋划，主动与防控人员进行工作对接，制定各阶段作战方案，扎实做好疫情防控档案的前端控制，确保档案工作不断不乱。

一是合理制定疫情防控档案收集范围，注重档案多元化收集。在充分研究疫情防控中各种原始材料形成情况的前提下，明确细化防控各线所形成材料的收集范围、内容和载体。首先，可以根据收集内容把归档范围确定为综合类档案、预防类档案、防控督查类档案、物资保障类档案、社会参与类档案、宣传报道类档案等3大类，涉及疫情防控的工作布置、防控督查、数据统计、物资保障、社会参与、宣传报道等各个方面。其次，根据载体形式来确定归档范围，除了纸质档案、电子档案、音像档案（包括抗疫一线人员及抗疫志愿者的个人照片、采访影像、检查督察工作影像）等，还包括实物类档案，如胸牌、奖杯、牌匾、锦旗等。

二是开展收集整理疫情防控档案的培训指导工作。以应收尽收为原则，通过“线上”和“线下”的方式，组织业务培训、点对点指导以及电话或微信、QQ远程指导，让参加防疫的师生明确在防疫档案工作中收集什么、什么时候完成、前期应该做什么、后期还要做什么等；在防控过程中，档案人员要时刻保持职业敏感性，及时收集、广泛征集疫情防控工作中学校领导现场指挥调度、师生员工坚守一线，以及疫情期间涌现出的先锋人物、重要事件、重要场景的照片、视频和实物等素材。

三是关注疫情防控工作进程，深入发掘疫情防控档案资源。在师生中适时组织开展诸如“我参与、我记录”等活动，倡议师生做好身边与抗疫有关的档案资料收集工作。鼓励师生员工运用手机等音视频记录工具，摄录自己在学校、社区、企业开展联防联控和日常生活中的所见所闻，收集各类与疫情相关的实物档案资料。与身边一线抗疫人员、相关负责人、已解除隔离或治愈人员进行交流，记录他们的口述档案资料等。收集身边第一手疫情档案资料，形成高质量的校史档案。

四是建立疫情防控档案工作的监控机制。以相关制度为依据科学设置监控机构，明确监控人员的职责和工作规范。其中党员教师要提高政治站位，深入抗“疫”一线，确保疫情防控期间档案工作的每个流程安全、规范、科学、无误。并对疫情防控工作档案的真实性、完整性、可用性及安全性实施相应的风险评估和保障措施，保证档案收集和管理的质量，为今后的档案顺利接收、有效利用奠定基础。

2.4 履职尽责，推进常态化管理

学校疫情防控档案工作中形成的文件材料数量庞大、载体多样，并且牵涉到校内各科室部门，点多面广战线长，涉及学校工作的方方面面，是一个复杂的系统工程，单靠档案室的工作人员是难以完成的。因此，我们需要建立一支素质能力都过硬的专业化队伍，及时、完整地收集整理各线产生的档案资料。要在重要部门设立专兼职档案员，落实专人负责，严格按照“第一时间收集、第一时间整理、第一时间归档”的工作机制，做好各线防控工作资料常态化管理。

3 应势而谋，加强对学校疫情防控档案的有效利用

3.1 做好疫情防控档案利用服务

中小学档案室不承担向社会公众开放档案的职能，但由于中小学疫情防控档案蕴含着大量的防疫知识、经验和教训，区别于学校其他档案，我们应适度加大对疫情防控档案开发利用的力度，在程序规范并遵循档案查询、借阅制度的前提下，向其他机关单位和社会团体甚至个人提供防控档案的利用服务。

3.2 重视疫情防控档案的编研工作

学校档案人员要根据学校疫情防控工作实际需要，组织编研人员，依托疫情防控档案主动编研，深入挖掘现有室藏防控档案资源，探寻学校疫情防控工作规律，进行档案前置利用和研究，将疫情期间师生应对疫情的防控举措、防治经验等方面的做法编研出来，形成有针对性的疫情档案编研成果，提高档案利用的精准度，为当下及将来疫情防控工作提供决策参考，以提高学校面对突发事件应急处置的效能。

3.3 发挥防控档案的资政育人功能

首先，可以利用学校网站、QQ群、家校通、微信公众号等新媒体高度普及的良好条件，通过文字、漫画、小视频、小游戏等多种形式，在移动新闻媒体、移动社交媒体等渠道中开展针对性宣传，发布健康提示和防疫指南，科学指导公众正确认识和抗击疫情，引导公众规范防控行为，使更多群众可以了解档案中的防疫知识，为师生及公众提供科学素养，进一步减轻社会基层的防疫工作压力。

其次，要利用学校课堂、宣传窗口、校园广播、国旗下的讲话等，展示师生抗击疫情的先进典型和事迹，对突发事件应急处置的典型经验和重大作用进行大力宣传和报道，让师生认识到档案发挥的重要作用，进一步深化档案保存校史记忆、传承校园文化、服务学校发展的全员意识，发挥档案的铸魂育人作用。另外，我们还可以利用疫情防控档案的编研成果，向师生宣传卫生健康知识，提高广大师生的科学防范意识，进行有意义的生命安全教育。