自媒体时代学校档案信息有效传播的策略

张美芳

杭州市萧山区第五高级中学

随着自媒体时代的来临，信息传播方式更多样，信息传播速度更快，信息与阅读者之间互动更广泛，档案信息的传播和利用面临新的机遇。学校档案工作需要有效地利用自媒体给档案工作带来的便利条件，提高学校档案管理现代化水平，更好地为学校教育教学服务。

1 自媒体时代学校档案信息资源有效传播的必要性

档案信息资源开发利用的方式多种多样，自媒体为其提供了一种更广泛、更快速的传播方式。

首先，自媒体时代档信息资源利用更人本化、平民化。自媒体技术突破了档案信息资源开发利用难的技术障碍，利用者会在海量的档案信息资源中找到自己感兴趣的信息，也可通过信息反馈找到原来找不到的信息。

其次，自媒体传播使档案信息更具开发性。随着传播范围的扩大和程度的加深，自媒体所承载的档案信息与利用者之间有了更多的交互性，促进了更多档案信息开发的原动力。学校档案信息通过整合开发，利用自媒体多渠道、多类型的传播，可以实现档案信息由被动利用到主动开发的转变，丰富档案信息的开发利用途径，产生良好的社会效益和宣传效益，为促进学校发展和提升知名度贡献档案力量。

2 目前档案信息资源利用自媒体传播的不足

首先，学校档案信息的特性决定了自媒体传播信息的有限性。学校档案有其自身的特点。就收集内容来看，学校档案以上级有关部门文件和学校自身形成的文件资料为主，收集范围明确，档案种类多样，除文书档案外，还有会计档案、教学档案、科研档案、声像档案等。就使用对象来看，学校档案的使用对象比较单一，一般为学校领导、各部门负责人或特定的工作人员、学生。就使用方式来看，学校档案的使用多为就地查阅，不涉及保密范围的可以摘录、复印、外借等。目前，可通过自媒体公开的学校档案信息还是比较有限的。

其次，学校档案信息类型比较单一无法适应自媒体传播的要求。学校档案数字化的类型还是以文稿文件为主，图片和视频档案相对还是不够多。档案信息类型单一，制约了档案信息在自媒体中传播的速度和广度，以及与利用者的交互度。

最后，学校档案信息开放开发有限，离学校发展要求和师生需求还有较大距离。学校档案工作重点还落在档案收集和整理上，在利用开发方面有待进一步加大工作力度。

3 自媒体时代学校档案信息资源有效传播策略

在自媒体时代，档案信息应实现更有效的传播，更好地为学校发展服务，为教育教学服务，为师生服务。

3.1 主动收集学校数字档案是有效传播的基础

自媒体时代，信息爆炸，人们在海量信息的冲击下容易无所适从。在这样的背景之下，需要学校档案部门、档案员运用专业的眼光及时从学校公众号、学校内外网、本校教师朋友圈、学校校友中主动收集各类型的档案，尤其要重视那些有重要的开发价值，但不在常规归档范围内的视频、音频、照片档案，以便为后续开发档案、利用档案打好基础。比如，我校有一个毕业班，他们每5年就开一次同学会，学校档案员及时收集了班主任放在朋友圈的这个班不同时期的4张集体照，为学校校庆提供了难得的宣传资料。

3.2 以人为本开发数字档案是有效传播的核心

这里所说的“以人为本”包含2层意思.

一是档案信息开发要充分考虑到档案信息当事人，就学校来说主要就是指教职工和学生，这些档案信息开发要充分体现教职工和学生在学校工作中的重要性和特殊性。

二是不仅要充分考虑到本单位利用者的需要，也要充分考虑到社会利用者的需要，借此来提高学校的美誉度和知名度。比如，各类大型考试试卷的电子稿汇编，一般高考、学考试卷各大网站都可查询到，但是地级市的期终卷、高考一模卷、高考二模卷等往往是编研的短板，这就需要我们在开发时不仅考虑到本校老师的利用需要，也要考虑到及时为同类型的学校服务。

3.3 紧扣节点推出数字档案是有效传播的关键

比如，每年中考招生季，笔者所在学校档案部门就会整理出一组代表学校各个学科的优秀教师的事例和人物照片，放在学校档案编研的公众号。再如，以考入名校学生为主题，开发了一系列相关的照片、视频档案，通过本校广大教师在强大朋友圈进行推送，增强了宣传力度。

3.4 彰显特色、优化数字档案是有效传播的保证

自媒体时代，普通大众可以随意发布文字、图片、视频等信息，但是利用者与阅读者的时间是有限的，他们更关注所发布内容与自己的关系，如果只是一些碎片化信息，不具普适性，缺乏个性化，那么开发和传播的意义就不大。所以，开发利用档案室保存的大量档案信息资源，最重要的一个原则就是既符合大众的要求，又具有本单位的个性。比如，我校的社团活动比较有特色，尤其是国学社，学校档案室就把历届国学社成员的照片、获奖作品、诵读视频，通过有效的编研、加工，放到档案公众号上，传播的范围和速度得到了很大的提升。