工程设计企业工程档案开发利用研究

卢跃峰

浙江工程设计有限公司

工程档案是工程设计企业在设计工作过程中形成的文字、图表、声像、电磁介质等形式的原始的第一手资料，是工程设计企业形成的所有档案中最为重要的组成部分。档案开发利用是档案工作的生命力所在，也是档案工作的出发点和落脚点。在新形势下，加强工程档案管理，充分发挥工程档案在工程设计中的基础性参考作用，具有十分重要的意义。笔者作为设计公司的一名档案工作者，结合工作实际，谈谈自己对工程档案开发利用的粗浅认识。

1 工程档案开发利用的服务对象问题

我公司是一家有将近200人的工程设计公司，近8成是工程设计人员，所以服务对象就是广大工程设计人员。做好档案开发利用工作，更好地服务于工程设计人员，是档案人员的职责所在。

2 工程档案开发利用的重点

2.1 要做好电子档案的深度挖掘工作

比如说，我公司有一拳头产品己内酰胺的设计，可以编辑数据库，可以按年代、投资、生产规模、产地等各种因素进行搜索，对新上的类似项目具有较大的参考价值。

2.2 要做好设计过程资料的归档入库工作

过程资料作为设计工作过程中的第一手资料，事关项目的竣工验收，万一发生事故，也是进行事故调查不可或缺的关键性资料，其重要性不言而喻。

2.3 要做好档案数字化工作

档案数字化就是将纸质文件信息通过扫描、录入等方式存储在计算机的数据库中，以达到检索、备份快速简单，减少存储空间等效果。由于历史遗留问题，我公司还有大量的年代较久远的图纸需要扫描，以便设计人员利用。

3 工程档案开发利用的机制

第一，档案的开发利用必须严格执行档案保密制度和借阅制度，杜绝未办任何手续擅自借阅档案的现象。

第二，档案利用者必须爱惜档案，不得随意涂画、拆散和撕页。

第三，利用档案必须办理查阅登记，利用者应及时向档案人员反馈档案利用效果。

第四，档案利用者应严格遵守保密规定，只能查阅与己有关的档案内容，不得翻阅、摘录和传播与己无关的档案内容。

4 工程档案开发利用的方式

4.1 阅览室阅览

这是最普遍、最主要、最常规的服务方式。在清楚了解档案利用者的需求后，档案人员通过提供档案复制件或原件、回答咨询提问等恰当的方式向其提供有关的档案信息。

4.2 档案外借

档案外借是指为满足某些需要原件或复制件的特殊利用需求，把档案暂时借出档案室的服务方式。档案外借要严格履行审批手续，档案原件一般不许借出档案室，对特别珍贵和易损的档案，禁止出借。照片、影片、录音带、录像带等原件不提供外借服务。为了保护原件，降低原件损坏的风险，出借的档案一般为档案复制品。

4.3 制发档案证明

档案证明是根据利用者的申请，为核查某种事实在档案中的记录而摘抄编写的一种书面材料。一般在制发档案证明时，必须引用和摘录档案原文，不得擅自修改、增减档案信息。

4.4 制作档案复制件

其目的是保护档案的原件，提供给档案利用者的档案尽可能是档案复制件。

4.5 举办档案展陈

档案展陈是按一定的主题，以展出档案原件或其复制品的方式向档案利用者呈现档案内容的服务方式，它包括3个因素：展览主题、地点及档案内容的服务方式。比如我公司的荣誉陈列室就是一个典型的档案展览室，用以展出我公司自建立以来历年获奖项目。

4.6 提供档案咨询服务

如信函、电话、网络咨询，及时解决档案利用者的疑惑。

4.7 综合档案内容，编写各种参考资料

目的是使档案利用者不必查找大量的档案资料就可迅速找到所需的档案线索和基本信息。

5 实现工作档案开发利用的途径

5.1 要加强教育培训，加大档案专业人才的培养力度

工程档案开发利用的好坏，很大程度取决于档案人员的整体素质，只有档案专业人才集专业能力与创新思维于一体，档案的发展才能生机勃勃。这就要求档案人员不但要胜任档案工作，而且要成为档案工作的行家。另外，要增强档案人员的事业心和责任感，要耐得住寂寞，任劳任怨地工作。

5.2 要加大档案收集力度，丰富优化室藏

要定期接收各种载体形式的档案，优化室藏结构，如必要时可以征集一些项目开工、施工及竣工验收时生产装置的珍贵照片及视频资料。

5.3 要加强档案宣传工作，提高全员的档案意识

档案作为历史的真实记录，具有不可替代的凭证作用。要充分发挥工程档案的作用，平时要加强宣传，提高全员的档案意识，使档案工作深入人心，可乘新《档案法》颁布之机，深入持久地宣传新《档案法》等法律法规，举办各种活动，提高全员对档案工作的了解程度。

5.4 要加强档案基础工作，强化服务意识

为了做好档案基础工作，要制定各种切实可行的管理制度和档案人员岗位责任制，打好档案规范化的基础。要加强档案硬件设施建设，完善各项功能，为利用者提供全方位的服务。要加强档案的编研工作，主动为设计人员提供服务。

6 结束语

总之，强化主动服务意识，不断改进服务手段，努力提高服务质量，是设计人员对档案工作者的要求，也是档案事业自身发展的必然要求。档案人员要敢于迎接各种挑战，开拓创新，实现档案工作应有的价值。