文化艺术档案信息资源共享模式和机制研究

金艳萍

宁波市北仑区海晨业余艺术团

档案作为一种信息资源，现在通过计算机输入、扫描、生成电子文档等多种方式可以使档案信息脱离纸质等实物载体而以电子信息的形式存在，这样就可以通过计算机对档案信息进行存储和检索，通过网络对信息进行传递，大大提高了档案信息的利用效率。目前，各单位、部门都在进行档案信息化工作，但相对独立，分散。如何更好地利用档案信息资源呢？档案信息资源共享就是一种有效的解决方法。下面将以文化馆为研究对象，探讨市级、区级文化馆的文化艺术档案资源信息共享模式及运行机制。

1 文化艺术档案信息资源共享概述

1.1 什么是文化艺术档案信息资源

信息是抽象于物质的映射集合，完整的信息过程是信息源—传递—接受。信息系统的工作主要是信息的存储、信息的检索、信息的提取。文化艺术档案是信息系统的一个分支，存储着文化活动的信息。对文化艺术档案的整理，就是对信息的调序；对文化艺术档案的鉴定，就是对信息的筛选；对文化艺术档案的保管，就是对信息的保护；对文化艺术档案数量的统计，就是对信息的度量和计量；对文化艺术档案的利用，就是对信息的传递。

1.2 什么是文化艺术档案信息资源共享

文化艺术档案信息资源共享可以细化描述为以满足文化艺术档案利用需求为中心，以信息技术为基础，以档案信息资源的横向与纵向整合与共享为手段，以实现档案资源共享为目标的一种信息共享系统。

1.3 文化艺术档案信息资源共享的意义

（1）整合文化艺术档案信息资源，方便统计、编研等工作开展。整合各文化馆的目录信息、全文信息（整合的标准、技术问题这里暂不讨论），将有助于市文化馆开展档案统计、编研等工作。

（2）加强馆际交流与合作。通过文化艺术档案信息资源共享系统，各区县档案馆可以开展跨区的档案交流与合作。

（3）为今后建设文化艺术档案信息资源网奠定基础。可以依据档案信息资源共享系统逐步建设档案信息资源网，提高档案利用效率，扩大档案利用需求，形成档案利用的良性循环。

2 文化艺术档案信息资源共享模式

2.1 咨询共享模式

这种共享模式主要是文化馆工作人员通过电话、电子邮件等方式向其他文化馆发出档案查询申请，由档案馆员查询后给出答复，从而达到文化艺术档案信息资源共享利用的目的。这种方式构建简单，能够较快地定位所需档案的存储位置，得到所需的信息数据，但是功能比较单一，适合于那些只需了解少量相关档案信息，而不需要提供档案凭证的档案需求。

2.2 网络共享模式

网络共享模式主要是由市文化馆确定档案信息资源整合项目，各区县档案馆分别将本馆掌握的这部分档案信息资源上传至市文化馆，由市文化馆有关部门将数据整合后，在市文化馆网站上设立查询界面提供利用。

（1）档案信息资源网络共享模式运行流程。各区县文化馆进行档案信息资源调查分析，了解馆藏档案信息资源及数字化情况，然后分类上报市文化馆进行汇总。以后可以定期上报档案信息资源变化和利用的情况。

（2）上报档案数据库，整合数据。依照规定的数据格式，各区县文化馆将确定共享的档案信息资源数据库上报市文化馆，由市文化馆统一整合数据，建立相应的网络数据库。

（3）档案信息资源数据发布，提供检索利用。市文化馆将整合完毕的档案数据上网，提供相应的档案信息资源信息检索界面。各档案单位可以根据权限来访问档案信息内网，检索利用档案信息资源。如果档案信息资源可以向公众开放，则通过市文化馆网站统一提供检索。

3 文化艺术档案信息资源共享运行机制

3.1 依法调控机制

文化艺术档案信息资源共享是一个系统工程，所涉及的档案信息管理领域也是一个较新的领域，还有很多问题需要解决，如档案信息资源的查阅权限、档案信息的数据类型等，所以，档案信息资源共享模式的实现就必须依靠相关的法规、标准来统一协调内部关系。

3.2 文化艺术档案信息资源需求调查机制

档案存在的目的是利用，是满足档案利用者的需要。要使文化艺术档案信息资源要更好地发挥作用，就必须及时了解掌握公众的档案利用需求。

3.3 有序的组织领导机制

各级领导关心和支持档案信息工作，重视文化艺术档案信息资源共享工作，才会在队伍建设和硬件配备上给予支持和加强，为文化艺术档案信息资源共享工作打下一个良好的工作基础。

3.4 文化艺术档案信息资源建设、协调机制

各个文化馆掌握的档案资源不同，对文化艺术档案信息资源的开发程度也各不相同。为此需要市文化馆制定相关的协调机制，督促各个文化馆将相关档案信息资源建设列入工作计划。另外，在开发新的档案信息资源时，可以将档案馆以及专业的文化艺术档案馆的一些好的做法、经验加以推广。