数字化档案管理的实践与探索

盛雅苑

浙江省浙商资产管理有限公司

我公司是一家大型国有企业，自2013年8月成立以来，通过近8年的经营发展，逐步建立起了符合公司自身特点的档案管理体系。随着公司业务的发展，仅仅采用传统的集中式纸质档案管理模式，已较难适应公司快速发展的要求，亟须开展数字化档案管理应用，切实提高公司档案资源整体利用效率和管理水平。

1 传统档案管理方式在资产管理公司面临的现状

1.1 业务档案利用效率不高

公司业务档案主要由两部分构成，一部分是外部产生的银行资料，另一部分是内部产生的尽调清收资料。尽调清收资料还分散在各个部门，尚未进行集中保管和整理扫描。随着公司对省外市场的不断开拓，若业务档案不能实现信息资源共享，将增加档案资料的查阅成本。

1.2 安全可靠性较差

在日常的存储和利用中，纸质档案容易受到自身因素、外部环境因素、人为因素的影响，出现各种损害，如破损、弄脏、字迹褪色等。在库房中，早期的会计档案及年份较早的银行原始债权资料，已经面临变脆、发黄等问题。原始债权资料，主要包括债权转让协议、借款合同、担保合同、抵押合同、转账凭证、贷款审批材料、法院判决书等具有法律效力的重要凭证。这些重要资料若未能妥善保管，后果不堪设想。

1.3 存储空间占用大

不同类型的档案有不同的保管期限。公司档案库房共有密集架10个，其中85%都用于存放业务档案，在库数量约7000余盒。可以预计，随着公司业务的不断发展，未来几年，公司档案数量将会持续呈现井喷状态。这对传统纸质档案管理来说，难度是越来越大。

2 资产管理公司数字化档案管理方式的思考与设计

传统的档案管理模式，在利用、保管、存储等方面存在着一些弊端，无法满足公司业务不断发展的要求，因而，建立数字化档案管理系统，实现档案信息资源的共享，显得尤为重要。

数字化档案管理系统因涉及各类档案的线上管理和利用，需要对接各个相关部门，了解业务需求，时间跨度相对较长。因此，我们按照“最紧要优先落地，分步实施推进”的原则，启动了对公司文书档案和业务档案这两类档案的开发应用，将其作为系统第一期实施的内容，截至目前，第一期已顺利上线。

2.1 系统设计目标

首先，要确保基于影像内容平台搭建的数字化档案管理系统符合国家档案管理标准和规范，并满足档案管理收管存用和系统管理的要求。

其次，与OA系统、公司核心业务系统对接，确保数据能自动推送，且符合电子文件和纸质文件的存档、结构化、分级管理、识别、检索、借阅、数据备份恢复、销毁等要求，可满足后续实物档案数字化加工后的数据导入、海量存储、内容加密，支持长期保存。

再次，系统运行应安全可靠，根据需要采取电子签名、数字加密、安全认证等技术手段，防止非授权访问。

最后，可以满足后续档案智能化集成（如库房和环控）的整合需求。

2.2 系统主要功能和模块设置

以档案的“收、管、用、存”四大环节贯穿各个模块的设置。如图1所示：

具体分为7个模块：

2.1 系统管理

主要是对档案数字影像管理系统运行的必要参数设置，以及对系统访问人员权限的管理，对档案的分类设置，等等。

2.2 档案接收

支持在线和离线批量接收与处理，并对电子档案的数量、质量、完整性、规范性进行检查，标注不符合标准的内容；对合格的电子档案进行登记，赋予唯一标识。

2.3 档案整理

实现电子档案自动归类、排序、著录、标引，同步生成档案目录，并入库管理。

2.4 档案保存

对电子档案及目录数据库进行备份与恢复管理，有“四性检测”功能，防止非授权修改与删除。

2.5 档案利用

可进行多条件的模糊检索、精确检索、全文检索和档案借阅，支持在线申请、审批、阅览、授权下载与打印等，并记录利用反馈情况。

2.6 档案鉴定与处置

支持保管期限到期鉴定的提醒，记录鉴定与处置的过程信息，对实施销毁的电子档案，留存相关目录信息及销毁处理记录。

2.7 档案统计

按照门类、年度、保管期限、利用率等进行统计，生成统计报表，支持自定义修改报表格式。

3 数字化档案管理在实践中初显成效

数字化档案管理系统自第一期上线以来，收到了良好的应用效果，主要表现在以下几方面：

3.1 档案检索快速便捷，利用效率提高

以往只能由档案人员在档案室的单机版档案软件上进行条目检索，借阅者必须赶到现场进行查阅。系统上线后，只要开通了线上查阅权限，员工就能通过高级检索或全文检索，在条目数据库和影像数据库中，迅速找到与关键词相关的条目及影像内容，内部还可进行数据共享，尤其是非在杭工作的外地员工，不必来回奔波，就能在档案数字影像系统上调取需要的档案资料，大大提高了档案利用效率，方便了工作的开展。

3.2 档案移交流程规范，资料齐全完整

在档案接收模块，电子档案的收集主要来源于2个方面。一是OA系统和核心业务系统推送的电子档案；二是各个部门应归档的档案材料。原先各个部门应归档的材料都是通过线下编制移交清单方式向档案室移交，经常出现移交文本格式不正确、填写内容不完整、领导签字不齐等情况。现在有了线上档案移交模块，各个部门可根据移交模板，填写相应字段（如必填项），上传档案资料，提交档案人员审核，经审核无误后，系统会自动生成一张移交清单，经发起部门的领导同意后，将自动存档留底。

3.3 业务档案动态管理，由分散转向集中

资产管理公司的业务档案，作为一个完整的项目档案，包括外部的银行原始债权资料和内部的尽调清收资料，即接收和处置两大部分。

第一部分：外部的银行债权资料。这部分资料，目前已通过第三方中介公司集中扫描存储在影像数据库中，供借阅者日常利用。

第二部分：内部的尽调清收资料。这部分资料，主要是对项目进行处置前的维权管理，追偿中所形成的催收通知，在项目的处置审批实施过程中形成的请示、批复等相关材料。内部机构文件材料由于是多途径形成，基本是分散在各个部门。这种分散管理，导致这些材料不能充分发挥其价值。业务档案模块上线后，根据核心业务系统推送的各类业务档案名称，前中后各部门可按照不同项目，将手头产生的档案资料上传至各项目名下归集起来。集中管理的资料，全面、正确、系统地反映了每一阶段项目档案的维权管理状况和处置进度，充分发挥了业务档案的价值，助力公司业务发展。