基于档案数字化管理与利用视角的数智校园建设研究

吴忠桔

杭州市凤凰小学

2021年2月18日，浙江省委召开全省数字化改革大会，全面部署推进数字化改革工作。数字化改革既着眼于现在，更着眼于未来。在全省数字化改革大会后，省委改革办、省教育厅的改革方案相继下发，市、区两级的教育领域数字化改革方案也正在谋划推进。对于中小学校来讲，也要紧跟数字化改革的步伐，充分运用数字化技术，将学校管理的方方面面都作为数字化的基础数据来源，构建数智校园势在必行。出于这一目的，亟须将学校历年来形成的各类档案资源数字化，为数智校园奠定基础。

1 数智校园的定义

学校将学校历年来形成的文书档案、教育教学档案、教师业务档案、师德师风档案等进行数字化处理，综合运用数字化技术、数字化思维、数字化认知，在党建引领、教育教学管理、学业质量、评价改革、队伍建设、家校社协同等方面实现数字赋能，构建数字化和智能化管理的校园。

2 数智校园的原则

2.1 规范协同

学校需明确各类数字档案的数据采集范围、应用场景、数据更新机制等一系列规章制度，确保数据采集的可持续性、可操作性、可流动性和规范性，实现学校数字档案的纵向流通和部门间数据的横向流通，实现“以数据为依据，用数据说话、用数据决策、用数据管理、用数据创新”的机制，学校各部门应梳理部门核心业务事项，明确业务流程，分析本部门与其他部门业务间的关联，形成业务单元模块的数据定义，提出学校数字化业务流程再造的需求。

2.2 高效安全

学校数智校园建设项目的管理与运行应注重高效化，学校应从平台使用的技术层面，梳理业务场景的各项应用，对每一个授权岗位的职责范围及工作流程做详细说明，制定管理操作手册，确保平台不同层面管理者均能获得与之岗位职责和数据权限有效匹配的功能信息，搭建办公、师训、教研、评价、后勤等数据平台，建立数据对接机制，保证平台运作管理高效、安全。

2.3 实用便捷

学校应聚焦关键场景，打造数据应用样板，基于数智校园项目使用的流畅性，以实用为第一要义，梳理各条线业务流程，利用数字赋能促进流程再造。针对各类不同人群设定不同权限及功能，对各项操作流程进行详细描述，设计编制应用服务手册，提供在线问题反馈入口，让用户体验到数字化改革带来的“好用、有用、易用、高效、便捷”。

3 数智校园的架构

聚焦学校党建、教育教学和行政管理工作的重点、热点，从优化管理和提升教育服务两个方面，寻找学校数字化改革应用的具体场景。通过对数据中枢全量数据的汇聚，充分挖掘档案数据的应用价值，发挥档案数字化融合的放大、叠加、倍增作用，组建应用场景解决学校治理中的痛点、难点，形成“人人贡献数据，人人享受数据”的闭环结构，让数据化档案成为教育治理能力和教学质量提升的发动机，打造具有示范性的数据应用样板，形成数字档案赋能学校数智管理模式。

3.1 搭建一键治理应用场景

将学校全方位行政办公事务档案数字化，进一步规范拓展数据采集范围、挖掘数据价值，以学校数据中枢为基础，建设“级联式”的教育局、学校两级驾驶舱，建设学生、教师、家长、学校、教育行政部门五位一体的学校一键办公平台，实现教育局与学校之间的上下直连、实时互通。通过支持开放多源、数据聚合的智能报表技术，打通教育局与学校、学校与教师、学校与家长之间的数据连接通路，以减少师生、家长负担为切入口，进一步开放学校数据服务能力，实现跨部门、跨服务群体的数据应用，通过多源数据聚合，实现不同主体之间的数据连接，实现回家作业、教师零星假、教师换课、教师公出、家校通知等一键可查，让学校师生减负、家长减负。同时，通过全量档案数据的分析、统计、推演和可视化呈现，为学校重大决策等提供数据来源和决策支持。同时，对固定资产管理、学生近视、作业负担监测等学校重点工作和关键事项进行实时网上全流程监控，实现学校数字治理改革的新突破。

3.2 设立教师成长应用场景

以全国教师信息网为数据基础，打通学校内涉及教师队伍管理的数字化档案数据。以教师业务成长档案为基础，结合师训、科研、技能比赛、荣誉等档案数据，发挥人工智能在图像识别和语音识别方面的独特优势，建立覆盖学校课堂教学的思维观察室集群，采集教师课堂教学中的数据。通过无感拍摄、语义分析和模式分析，识别教师的教学行为和学生的学习行为，沉淀课堂教学中的教学语言、课堂内容、教学组织、课堂提问、巡课轨迹、师生互动等维度的数据，开展基于数据的课堂教学研究。同时，利用相关平台教师人事、编制、岗位等数据，为学校教师专业发展、资源配置分布情况提供工作看板，为新教师招聘、教师交流、岗位设置等业务环节提供决策数据支持，实现人员自定义条件筛选、岗位设置模拟、自主交流申报等业务功能。

3.3 构建学生评价应用场景

围绕落实《深化新时代教育评价改革总体方案》的要求，制定具有引领性、系统性、统一性、操作性的学生综合评价方案，利用信息技术，加强对学生多维度评价数据的采集，实现纵向覆盖全学段、横向涉及全要素的学生综合评价方案。围绕学生发展质量评价，利用多样的信息化工具对学生的品德发展、学业发展、身心发展、审美素养、劳动与社会实践等进行多维度、全方位的数据归集，动态追踪学生的成长趋势，结合学业发展分析、身心发展监测等系统档案数据，同步记录学生在“德智体美劳”等多个维度的表现，以学年为单位进行综合评价。将学生的专题练习、阶段检测、学期评价等学习记录进行数字化档案归集，自动采集学生的错题、难题，并为教师提供分析图表和关联教学资源推送。通过对学业数据档案的归集整理分析，形成个性化的学生学业发展分析报告。及时汇集学生的心理、视力、睡眠、BMI等健康指标数据，定期更新、动态跟踪。采集学生第二课堂、研学旅行、志愿服务等校外活动数据，通过对各类档案数据的沉淀、分析，实现校外教育活动“一键搜索、多元选择、全面发展”。开放学校数据中枢面向学生、家长的服务接口，提供学生在学业动态发展、身心健康动态发展、人际互动动态发展等方面情况数据的多维度、可视化呈现方式，并给出家庭教育的指导建议。

4 数智校园建设对档案工作的几点启示

4.1 推动档案工作融入学校数字化改革整体部署

学校应把档案工作作为数智校园建设的重要基础支撑，在搭建数智校园平台的同时，应将电子归档纳入各项业务的工作闭环，同步规划。加快学校重要纸质档案数字化进程及现存电子档案的规整，推动学校档案工作的数字化改革，让数智校园的可持续发展有持续性数据的支撑。

4.2 加快学校档案资源数字化转型与整合

在数智校园运行的同时，应同步推进电子文件归档工作，加快传统载体档案数字化，做好电子档案归档和电子档案管理工作，建立储存空间大、可操作性强、兼容各种硬软件的档案管理平台，打通数智校园业务系统与档案管理系统的绿色通道，有效闭环对接，将学校数智校园业务系统通过在线方式一键或自动导入档案管理系统。档案员应提高专业素养能力及计算机处理能力，对迁移至档案管理系统的数据进行安全性、真实性、可用性等分析，认真做好保管年限划分及归档工作，有能力处理好从业务数据到档案的全过程。

4.3 大力推进档案数据共享服务

在数智校园的背景下，学校各项业务及工作“最多跑一次”辐射面更广。数字档案的利用和共享可以大力推进到区域教研、教师调动、教师交流、转学办理、教师培训、家校沟通、家校共建等各项业务中。实现数字档案系统与各个平台的数据对接和资源共享，比如：与全国教师管理平台对接，教师档案一键查询，无论教师调动、交流或新任职到全国哪个地方，学校管理员都可以通过全国教师管理平台登录学校账户，通过原有的大数据，查询这位教师是否存在师德问题、曾经的业务水平如何等等。

数智校园是未来教育的方向，也是学校治理体系以及治理能力现代化的标志。档案数字化是数智校园的基础，通过档案数字化，可以更好地为学校教育教学和行政管理等各方面工作提供便利。只要不断在学校档案数字化的基础上，累积学校管理中生成的各类档案数据，并加以合理运用，数智校园必将为教育治理体系和治理能力现代化提供坚实的数据支撑。