中职学校档案数字化管理存在的问题与对策

2018-01-24王朵朵

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2018年0期

王朵朵

金华广播电视大学

档案管理是学校管理的基础性工作。档案数字化是通过信息技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，及时提供利用服务，实现资源共享。中职学校推进档案数字化是学校档案管理走向现代化的重要路径。本文通过分析中职学校档案数字化管理存在的问题，提出相应的对策。

1 中职学校档案数字化管理存在的问题

目前中职学校档案数字化管理还面临着一些问题，制约了学校档案事业的发展。

1.1 对档案数字化建设不够重视

有的中职学校对档案数字化管理工作的重要性认识不足，对学校档案数字化工作缺少规划或计划，导致档案数字化管理进程滞后。有的中职学校档案人员刚意识到档案数字化建设的重要性，对档案的了解还停留在纸质的保存与使用上，而对档案数字化建设缺乏足够的认识，影响了中职学校档案数字化的推进。

1.2 档案数字化管理不够规范

中职学校档案数字化工作标准化和规范化还较为欠缺，如软件开发照搬照套缺乏适用性、档案数据共享不够等，影响了档案数字化管理工作的推进。另外，落后的软件也无法为档案管理人员提供便捷的工作环境，导致他们在数据处理、身份识别、信息共享时效率过低，制约了档案数字化管理建设步伐。

1.3 档案信息化基础设施不配套

硬件与软件设施对中职学校的档案数字化建设必不可少。数字化建设需要网络作为支撑，但有的中职学校由于设备老化，重视程度较差，不愿意花经费进行必要的升级，致使陈旧的设备无法适应现实需求，不能实现当前大容量的信息传输。

1.4 档案管理人员素质跟不上

档案数字化建设技术要求较高，需要具有较强专业背景的人才做支撑。然而，目前中职学校由于从事档案管理工作的人员较少，现有档案工作人员的专业能力不能满足数字化建设需求，学校档案数字化工作受到制约。

2 中职学校档案数字化管理的对策

2.1 提高对档案数字化管理的认识

顺应数字化改革的大趋势，加大学习和宣传力度，提高学校上下对档案数字化建设的重视程度。可通过宣传、培训等方式让大家了解档案数字化的重要性，充分认识档案数字化对学校改革发展的支撑作用，真正从思想上重视档案数字化，强化数字赋能意识和能力。结合学校发展实际，制定学校数字化发展规划和年度实施计划，合理安排项目和资金，加快推进数字化建设。

2.2 完善档案数字化管理工作制度

结合中职学校实际，突出规范性、实用性与可操作性，健全和完善数字化档案的收集、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项规章制度。建立制度落实机制，对每个岗位的人员进行职责确认，让工作人员在工作中能有章可循；完善资料收集、整理、保存等相关规章制度，提高资料归档效率；建立监督机制，定期对数字化建设进度进行督查，提高工作效率，一旦发现错误及时指出并纠正，下次督查时进行复查。同时，在确保工作顺利进行的前提下要尽可能对工作环节进行精简，提高工作效率。

2.3 加强档案数字化基础设施建设

硬件方面，中职学校应将档案数字化建设所需的硬件设备纳入资金预算，提高对硬件设备的资金投入；相关部门要根据自身的情况对档案信息化设备进行及时更新与升级，包括能满足数字化建设需求的打印设施、存储设施等，强化硬件设备配备。软件方面，档案管理部门既要考虑软件的稳定性、安全性，还要将软件的操作难易程度、存储能力考虑在内。必要时可以考虑与第三方软件公司合作，根据自身学校特点开发出具有针对性的档案数字化管理软件，从而更好地推动档案管理的数字化进程，更好地适应学校管理的需要。