新时期机关单位档案数字化管理现状与对策

童晓娜

宁海县发展和改革局

推进档案数字化管理，加快档案工作数字化转型是当前机关单位档案工作的重要任务。当前基层单位档案数字化管理较为滞后，有必要针对档案数字化管理存在的问题，采取针对性的措施，提高档案数字化管理水平。

1 档案数字化的含义及意义

1.1 档案数字化的含义

档案数字化是一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，及时提供利用服务，实现资源共享。

1.2 档案数字化的意义

一是最大限度保证档案资料完整性。将档案通过数字编码的手段做成数据并上传至数据库中保存，数据库可以在本地的服务器中，也可以存在于网络中，即便存储工具发生损坏，也可以通过技术手段恢复数据信息，安全性得到了最大保障。

二是有助于提升档案管理效率。在调阅时省去了翻找纸质目录的过程，可以在计算机上快速检索找到档案资料。档案数字化的实现，使得纸质档案的存储空间压缩到了最小，同时也减少了管理人员维护纸质档案的工作量。

2 当前机关档案数字化管理现状

2.1 办公自动化与电子档案管理系统未统一融合

目前，办公室在使用的办公收文系统有宁海县电子政务外网和宁波市电子公文系统两套，而档案管理运用的是独立的一套档案信息资源管理系统，由于系统的设计和开发单位都是不同单位，技术手段不统一，档案管理系统和办公自动化系统不能无缝结合，电子文档不能直接导入档案管理系统，需要将电子文档从办公系统中导出后，再彩打纸质材料进行归档。

2.2 档案信息资源共享仍存在壁垒

信息资料的根本社会价值是通过交流共享实现资源价值的最大化。但在实践管理中，受限于档案信息安全体系的技术性保障问题，尤其是政府机关部门在档案资源共享的“面”和“度”上都需要谨慎把控。在未能明确界定出保密与开放的情况下，推进档案信息资源共享工作存在很大难度。此外，档案信息系统建设是共享发展的基础，但目前，全国没有统一的档案信息系统，省、市、县档案部门也大多未实现互联互通。

2.3 档案管理岗位人员综合素质有待提升

随着档案数字化的发展，对档案管理人员的要求也在提升，除了要掌握档案管理专业知识，还要掌握计算机等其他学科的知识。但机关单位一般不设立档案管理专职人员，而是由办公室或者其他部门人员兼职，而且大都是“半路出家”，人手不够、缺乏专业培训、交接不到位等多方面因素，必然导致对档案信息的收集不够准确，对信息化的管理也就不够全面，从而直接影响了档案数字化管理进程。

2.4 中介服务规范性需进一步提高

机关单位档案整理、数字化等业务对外承包，给单位档案管理带来了便利。但关于档案作业质量和规范，中介服务机构缺乏统一标准，服务质量也是参差不齐，对服务机构的筛选存在困难。另外，经过中介服务机构整理后的档案没有验收标准和监管单位，档案行政主管部门也没有精力组织各个机关单位对档案中介服务成果进行逐一验收，只能依靠购买服务单位自行把关。

2.5 制度规范建设较为滞后

由于在档案管理中应用了数字化技术，档案从保管到查询使用等工作都发生了变化，传统的档案管理标准规范已不再适用于当下，需要建立新的管理规范体系。但目前数字化档案管理还处于初级阶段，在数字档案的收集、整理、管理及应用等方面还没有形成统一的制度规范。

3 推进档案数字化的对策建议

3.1 注重创新档案管理模式

档案管理人员对电子档案系统有必要进行周期性检查，并结合当前机关单位的工作需求对档案管理系统提出优化建议，提高档案管理的信息化建设水平。此外，档案管理模式需要创新，不可一味坚持传统纸质化管理模式，而应当更多地应用电子化信息管理模式，这不仅能够提高档案信息的安全性，还能够实现及时的共享操作，实际的应用效果也能够得到改善。

3.2 强化档案管理工作人员的培训

档案管理工作人员自身要加强学习，及时掌握信息技术和档案管理等相关知识，积极参与档案局（馆）举办的培训活动，加快提升业务能力和对新时代档案管理方式的适应能力。为了迎合相应的电子化应用需求，档案行政管理部门需要对档案管理人员的系统操作能力及业务能力持续进行培训，以确保能够在日常的档案信息化管理中熟练地开展各项工作。

3.3 积极推进档案信息化成果共享

档案信息系统建设应在符合保密原则的基础上，逐步走向联通、开放。首先在档案系统内部逐步实现统一、融合、有序的平台开放；然后在档案部门与其他部门之间逐步实现自主、联通、可控的跨系统开放；最后借助政务网向乡镇街道、村社区延伸而实现分批次、广覆盖的全方位开放，使档案信息系统真正成为可控、可用、可拓的统一化、开放化平台。

3.4 科学选择档案外包中介服务

为避免档案数据的失、泄密，必须对服务外包企业进行严格的保密资质审核。根据单位实际需求，在认真听取档案局（馆）有关意见的基础上，对外包商的技术能力、业务处理能力等方面进行全面评估和审核后再做选择，或是通过政府采购渠道统一购买数字化档案中介服务，保障档案中介服务机构的服务标准、规范统一。建议由县档案局（馆）组建专家组对档案中介服务机构提供的服务进行专项成果验收，保障服务质量。

3.5 规范数字化档案管理制度

在国家层面加快完善电子档案管理法规、标准体系，扫除电子档案全面应用的法规障碍。地方档案主管部门要对档案信息系统建设涉及的电子文件进行统一规范，并加大档案业务指导和工作检查力度，结束长期以来档案工作“双套制”运行的尴尬局面，使档案信息化工作真正体现出其优势所在。