基于人机料法环的档案数字化加工现场管理

沈园园

宁波市妇女儿童医院

近年来，以“最多跑一次”改革为契机，在档案行政管理部门的支持和推动下，档案数字化管理模式已成为档案管理的主流。一般而言，单位档案室配备专职档案人员的较少，档案数字化加工项目多由外包公司完成。从2012年开始，我国陆续制定相关档案规范文件50多个，2020年5月出台的《档案外包工作规范》对档案数字化服务明确了更高的要求。

人机料法环是全面质量管理理论中影响产品质量的5个主要因素的简称。人：指制造产品的人员；机：指制造产品所用的设备；料：指制造产品所使用的原材料；法：指制造产品所使用的方法；环：指产品制造过程中所处的环境。五大因素各司其职、相互影响，形成一个完整的闭环，对生产现场进行管理，进而保障持续稳定生产符合要求的产品。对生产现场的质量控制，实际上就是对这5个因素实施监督和控制的过程。

经实践，人机料法环要素管理方法在档案数字化加工现场管理中也可以应用并适用。现将我院档案数字化加工现场管理控制措施介绍如下，以期为档案数字化加工有序推进，效率、质量提升，以及安全管理提供借鉴。

1 人

人作为加工现场的主体，是影响档案数字化加工质量的最关键因素，是质量管理的核心，人的素质和态度决定了档案加工的质量。

1.1 外包公司工作人员

主要控制措施：

（1）进入加工现场前：核对身份，为外包公司符合工作技能要求人员；做好登记，加工现场入口设签到工作日志，包括姓名、进场时间、离场时间、完成工作项目情况等；清洁双手，避免污染档案原件。

（2）进入加工现场：加工档案严肃认真；不在加工区内喝水、进食、吸烟等；不无故察看档案，不相互议论档案。

（3）离开加工现场：切断电源，关闭门窗。

1.2 档案项目监管人员

主要控制措施：

（1）动态巡查加工现场，确保规章制度、操作规程落到实处，防止泄密事件。

（2）发现不符要求的加工档案及时干预，要求外包公司增派人员或加班，以免影响项目整体进度。

1.3 外来人员

主要控制措施：

（1）原则上不允许外来人员进入加工现场。

（2）确因业务需要进入场地，做好身份审核及登记，遵守加工现场规章制度，必要时签订保密承诺书。

2 机

机是指数字化加工设备、网络环境和数据载体等，保密性是数字化加工的底线。

主要控制措施：

（1）封闭所有加工设备的不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、蓝牙、光驱、红外线等。

（2）屏蔽所有加工设备网络信号，并定期检测。

（3）数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件，杀毒软件、操作系统除外。

（4）加工设备性能良好，能满足项目整体要求。

（5）加工设备或储存介质出现故障，及时告知项目监管人员，不得擅自带回维修。

3 料

料是指档案原件，是数字化加工的基础，应利用并保护好“独一份”的资源。

主要控制措施：

（1）配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，分别存放待数字化和已数字化的档案。

（2）分批调档，先进先出，有序扫描。

（3）做好原始档案保护，出现损毁的，尽快修复并做好登记。

（4）每天入库（柜），加工档案不得在工位上留存过夜。

（5）离库时间较长的档案，应进行杀虫处理。

（6）小心存放，原档案不清晰的，及时联系档案项目监管人员，经同意后进行下步处理。

4 法

法是指数字化加工中所遵循的规章制度。没有规矩，不成方圆，规章制度犹如加工现场的灵魂，为高效规范地进行数字化加工打下扎实基础。

主要控制措施：

（1）建立安全管理、日常安全防范、信息保密、突发事件应急管理等规章制度，悬挂加工现场醒目位置，做到制度上墙、执行落地、工作入心。

（2）建立安全保密管理台账，全程记录项目实施过程。

（3）建立项目实施方案，制定甘特图，有效控制项目进程。

5 环

环是指数字化加工现场环境。安全有序的现场环境是档案数字化加工质量的有效保障。

主要控制措施：

（1）加工场所一般与档案库房相邻，且为独立、封闭空间。

（2）加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

（3）开始数字化加工前，整理好加工场地，清除与加工无关的物品，场地门口做好醒目标识。

（4）加工场所应安装监控录像设施，确保档案暂存处及作业区域不留死角，录像至少留存6个月，并能定期回放。

（5）配备专用储物柜，供加工人员存放背包、手机、水杯等个人物品。

6 结论

医院档案室和外包公司应是良好的合作关系，而不是纯粹的依赖关系。在档案数字化项目实施过程中，引入人机料法环要素管理模式，可系统地关注到数字化加工现场的方方面面，通过全过程、全方位的严密监控与管理，为档案数字化加工效率、质量与安全提供有效保障。