大数据背景下加快自然资源数字档案馆建设的实践与思考

童萍丽

宁海县自然资源和规划局

自然资源档案是自然资源管理活动中形成的一系列具有保存价值的资料，根据自然资源业务管理内容，可分为建设用地管理档案、建设工程档案、矿产档案、土地利用规划档案、法制监察档案、不动产档案、地籍档案等。当前，在大数据时代下，应当抓住机构改革这一契机，加强自然资源数字档案馆建设，推动档案工作数字转型。

1 注重顶层设计，统筹规划数字档案馆建设

1.1 构建市区县一体化的数字档案馆建设模式

一直以来，全局系统档案是分散管理的，市局、区县（市）分局（局）分别设有档案室。建设数字档案馆的目的是打破这种分散管理的现状，建立一个实体档案物理分散、信息资源逻辑集中的开放式、一体化的档案数据中心。按照“五统一”“三结合”的理念推进数字档案馆建设，在遵循统一规划、组织、管理、平台、标准的原则下，坚持数字档案馆建设与业务系统相结合、与日常业务管理工作相结合以及与实体档案相结合的工作方法，推进数字档案馆与自然资源和规划业务工作的深度融合，构建覆盖全域的自然资源和规划专业数字档案馆。

1.2 形成“1＋X”数字档案馆建设工作机制

数字档案馆建设由市局、区县（市）分局（局）共同参与，采取“共建、共享、共用”的方式推进。由市局办公室牵头，市局档案管理部门负责数字档案馆主体建设，承担全市自然资源和规划数字档案馆建设的总体统筹规划、标准规范制定、基础设施建设、应用系统开发和信息资源整合、安全保障体系建设等工作；区县（市）分局（局）按照市局统一要求和规范，开展本单位数字档案馆（室）建设，完成本辖区档案数字化、配套相应经费等工作，并向市局提交档案资源信息，达到相关建设要求，纳入数字档案馆一体化管理。

1.3 明确试验区先行、逐步推开的建设方案

在建设过程中选取试点区，分步实施区域内项目部署、项目运行、实验评估等工作，在试点区运行一段时间后，对试点区项目进行总结并逐步推开到全市范围。

2 强化规范管理，构建数字档案馆资源体系

2.1 统一档案资源分类、建立目录体系

为加强档案资源的规范化管理，宁波市局制定和完善全市统一的文件材料分类方案、归档范围、保管期限和数字档案安全利用等级的“四合一制度”。积极推进数字档案资源的集中共享，对全局系统档案目录和全文信息进行集成与建库，实现全市域以专业档案为主体的电子信息的集中统一管理及异地检索，推进档案信息资源的互联互通和信息共享。

2.2 整合已有档案数据资源

为建立全局的自然资源档案库，要将包括市局和区县（市）分局（局）原国土、规划、海洋及林业等档案数据整理后存储在统一的管理平台，以资源丰富与数据优质相辅，对于不符合相关分类及著录规范的数据逐步进行数据整理工作，以便后续的整合利用。

2.3 全面实施存量档案数字化

市局和区县（市）分局（局）均已对存量档案进行了数字化建库，但数字化率不一，给相关业务办理及档案查询利用带来不便。因此应加快推进实体档案数字化工作，在全局系统推行，将开展档案信息化建设与年度绩效目标工作相结合，有计划地安排实体档案数字化转换，实现全局系统馆藏档案数字化建库与利用。制定并完善档案数字化加工标准、档案著录标准、档案外包管理、数据质量检查等系列规范性文件，加强档案数字化过程的规范化管理。

2.4 分步推进增量档案电子化

按照“三步走”的策略积极推进全大市增量档案电子化，在电子化工作中，第一步，梳理OA公文在线归档流程，建立公文电子文件归档制度；第二步，研究业务审批电子文件在线流转流程，形成业务审批电子文件在线归档方法；第三步，建立健全电子文件管理与归档机制，逐步铺开，推进各门类增量档案电子化。

2.5 配置信息化硬件设备

分步建设智慧档案库房，以智慧化先进技术为依托，采用先进、成熟、实用技术，与信息化体系相衔接，以信息自动化为核心，立足实际，充分运用当下成熟先进的领先科技，适应档案馆信息化条件下环境监测、库房管理、消防联动、安防监控等一体化集成的要求。

3 加强应用系统建设，搭建数字档案馆信息平台

3.1 构建全局档案数据中心

构建全局档案数据中心，采取档案数据分别存放、业务统一管理的策略，在市局和各区县（市）分局（局）电子档案数据依照档案著录项规范分阶段完成标准化改造工作并实现整合梳理后，将数据存储在各单位存储设备中，实现对数字档案信息资源的管理和保护。

3.2 开发一体化的数字档案管理系统

将需求导向与利用为先共融，建立实用的数字档案馆管理系统，面向全局人员提供全大市综合档案数据的管理和应用服务。系统参考开放档案信息系统模型设计，涵盖档案收集、档案管理、档案检索、档案借阅、档案鉴定、档案统计、移交接收、电子档案长期保存管理、系统功能维护等方面，实现档案文件归档、档案门类管理、档案接收采集、档案分类编目、检索利用、鉴定统计、数据导入导出、权限管理、数据迁移、电子印章水印管理与系统管理等功能。系统统一管理数字档案的归属区域、档案类别和利用权限等，实现各单位数字档案信息资源的共享，满足档案信息一体化管理的需要。

3.3 做好与业务系统的电子文件归档技术对接

研究并实现数字档案馆系统与各业务系统建设成熟后的逐一对接。集成电子印章功能，实现公文、规划管理、建设用地审批等电子文件自动分类和保管期限鉴定、智能分类，自动捕获电子文件及其元数据，通过数据归档接口，实现公文和业务系统电子文件在线归档至数字档案管理系统。对接系统包括浙江省投资项目在线审批监管平台3.0、OA系统、不动产档案信息系统等。

4 加强信息服务，实现数字档案资源多元化利用

4.1 内部查询网络化

开放自然资源和规划数字档案馆的信息资源，促进内部利用的网络化，为审批决策提供辅助支撑。

（1）局内人员档案查询管理。实行统一用户权限管理，授予用户相应的访问权限。授权用户可通过访问数字档案馆系统，查询数字档案目录信息和公开信息，对非公开档案信息实现在线借阅、在线审批、在线浏览和在线下载。

（2）对外支持通过接口服务的方式调用，支持外部系统进行数据的共享利用。根据存量档案数字化和增量档案电子化的成果，构建证照库等档案专题库，实现自然资源档案的多渠道档案利用服务。

4.2 外部利用快捷化

坚持以人为本、服务为先，大力提升公共服务效能。按照数字档案查询利用权限要求，依托政务外网，研制开发面向公众的自助查询系统，提供专门档案查阅场地，完善服务指南，为社会公众提供公开的非涉密数字档案信息查询服务。

4.3 信息共享社会化

结合数字宁波、智慧宁波的推进，依托自然资源和规划专业档案信息资源，形成省、市、区县（市）、基层站所四级联动。

5 强化信息安全，构建数字档案安全保障体系

5.1 建立自然资源和规划安全策略体系

以档案长期保存与安全为基并重，建立数字档案安全策略体系和信息安全评估模型，实现面向社会公众的自然资源和规划数字档案信息的安全利用。

5.2 建立档案安全应急响应制度

制定档案安全突发事件应急预案，明确规定档案安全突发事件的种类与等级和应急准备，以及在突发事件发生后的应急程序、应急重点、抢救顺序和灾后工作等内容，提高对各种突发事件的应急指挥和协同处置能力，以达到快速有效救援，减少损失的目的。

5.3 建立自然资源信息异地、异质备份系统

搭建数据备份管理平台，实现系统数据的备份，针对核心、关键性的业务信息系统建立应用级的本地快速恢复。建设蓝光光盘等管理系统，实现数据异地、异质备份，为我局数据的保护与恢复管理工作提供更有效、更可靠、更全面的技术参考。