加强初中学籍档案管理的探讨

陈晓节

温州市第十二中学

随着干部人事档案专项审核认定工作的全面推进，需要对相当一部分干部的出生年月进行认定。由于干部人事档案是从高中时期开始正式建档，因此如需要对出生年月认定，则必须出示高中之前的凭证材料，初中学籍档案便成了其中的重要佐证材料。于是，初中学籍档案的保存和利用也就显得更为重要。

1 初中学籍档案的特点

初中学籍档案是每位初中学生学习状况和个人成长的原始记录，可作为法律凭证依据。妥善保管学籍档案，是学校档案工作的重要任务。初中学籍档案相对于学校其他档案而言，自身特点鲜明，主要体现在以下几方面：

1.1 来源广泛

初中学籍档案的形成往往并非一个科室之功，它依靠的是教务处、政教处、团委等不同科室从学生入学开始，一直累积至毕业为止。这就导致了学生学籍档案的来源分散，形成周期较长，不利于学籍档案的收集，也不便于之后整理归档工作的开展。

1.2 内容丰富

初中学籍档案包含了学生入学成绩，新生报到注册材料，学生登记表，学生成绩登记册，学生升学、休学、复学、退学、转学的报批材料，学生思想品德评定、奖惩、入团材料，等等，是初中生在校期间各种表现及相关情况的最为直观的反映。

1.3 变化多样

学籍档案形成的周期长，在这一周期内学生学籍情况一直处于变动的状态，比如有的学生入学不久受到处分到毕业前夕取消了处分，有的学生可能生病休学到毕业前复学，等等，诸如此类的变化都必须要及时记录，以便准确反映学生的学籍情况。

1.4 高利用率

学籍档案是学校各类档案中利用率最高的档案之一。学生报考高校、毕业证书遗失、办理出国手续、干部人事档案审定等，均需查阅初中学籍档案，然后出具相关证明材料。正因为学籍档案利用率高，所以更加需要加强对学生学籍档案的管理。

综上所述，不难发现初中学籍档案展现了初中学生在中学时期的发展状况，是对学校常规管理具有借鉴价值的记录材料。近年来，教育事业蓬勃发展，在校学生产生的需要存档的信息与日俱增，导致学籍档案的管理工作更加烦琐与复杂。学籍档案材料形成的多源头性与丰富性，为档案部门收集档案增添了不少难度。各科室管理人员对学籍档案管理缺乏系统认知，造成效率低下、保管不当等问题，使得所有学籍档案难以齐全、按时地归档。面对日益增加的学籍档案，用传统手工方式去收集、整理、查阅已经难以适应高速发展的信息时代的要求。学籍档案从各个部门收集到档案室归档需要耗费许多人力物力。学生如若升级分班，这些材料每年又需要进行重新整理和完善，长此以往，工作量繁重，过程烦琐，费时费力，还易出错，不利于学籍档案的有效管理和利用，传统学籍档案管理与利用方式急需改进和创新。

2 加强初中学籍档案管理与利用的探索

利用信息技术，对学籍资源进行整合，建立学籍档案数据库，从而实现资源重组与利用，初中学籍档案信息化管理与利用的探索正在稳步前行。

2.1 利用Excel软件，实现学校学籍档案电子化管理

初中学校里班级多、学生多，传统手工方式录入学籍材料、整理归档，工作量大，耗时费力。随着信息技术的普及，学籍档案也开始实行电子化整理方式。各类办公软件中，Excel软件具有强大的数据分析和计算功能，较为成熟的数据库管理方式以及易于操作的电子表格数据录入方式，使其成了学籍档案电子化初期的首选软件。

初中生的考试成绩和学期评语是学生在校学习和表现的重要体现，因此建立学生成绩、评语系统是中学学籍档案的必要内容。学生成绩、评语数据库的主要内容包含了每个学期的各科成绩、学年评语、综合素质评定等，用Excel建立学生成绩评语数据库和综合素质评定数据库，并且在2个数据库之间建立相关链接，2个数据库之间的信息互相关联、互相影响。

Excel软件具有查找、筛选、排序、统计、分类汇总等多种功能，在对数据库进行操作时，可以根据实际需要进行运用。例如，制作初中教育统计报表时，需要查找学校12岁的户籍为外籍的女生，就可以通过Excel的筛选功能，进行多重筛选，先按国籍筛选，再按性别筛选，最后按年龄选12岁便可以得到最终筛选结果。学生成绩是教师教学的主要成果，也是衡量学校办学效果的最重要的指标之一。学生成绩数据库的建立方便了学校教研部门对教师教学质量分析工作的开展。教研部门通过共享工作簿，可以轻松生成学生的总分、班级平均分、成绩排名等各项信息，然后利用Excel的图表功能绘制柱状图、饼状图等图表，使得学生成绩分布比例清晰直观地得以呈现。

2.2 利用数字化优势，实现学籍档案系统化管理

大数据背景下，学籍档案的管理工作也朝着信息化、数字化方向发展。“浙江省中小学生学籍管理系统”在此基础之上应运而生。该系统汇总了学生的个人信息、学习经历、奖惩信息、学籍变动等诸多信息，建立了覆盖整个浙江省中小学校学生的学籍档案资源库，便利了浙江省内中小学生的升学、转学等诸多工作的开展。

但是由于系统漏洞、技术更新等诸多问题，这一系统运行3年之后便停止了使用。取而代之的是功能更为强大、覆盖面更广的“全国中小学生学籍管理系统”。该系统实行一生一号，即一位学生一个学籍号，伴随其一生。在学籍系统的“全国学籍查询”模块中，输入学生姓名和学籍号，便可以在全国范围内查阅该学生的就读经历和学习简历等相关信息。

“浙江省中小学生学籍管理系统”简化了浙江省省内学生升学、转学等工作流程，而“全国中小学生学籍管理系统”则进一步扩大了范围，实现了全国范围内的学生升学、转学等工作的动态跟踪管理。学生转学经该系统办理，从申请到对方学校受理均可在系统上提交办理，各级学校学生升学调档工作也在系统内办理，这样极大程度上提高了工作效率，节约了人力物力。通过“全国中小学生学籍管理系统”的运用，教育主管部门更为便捷地对所管辖区域内学校的教育教学施行情况进行跟踪和监测，全面实现了学籍档案的信息化，使学籍档案管理上升到可宏观调控的高度，使得学籍档案资源得到充分的开发和利用。

当然，信息技术是把双刃剑，电子学籍系统在给学校学籍管理与利用工作带来便利的同时，也存在着自身的不足。例如，电子学籍系统对网络的依赖性强，离开了网络便寸步难行，而网络安全则直接关系到电子学籍系统的信息安全。每一年需要进行定期的系统维护工作，在此期间系统不对外开放，也影响了学籍档案工作的进行。2个电子学籍系统没有形成连贯性，不兼容，导致“浙江省中小学生学籍管理系统”停止使用之后，其中的学生学籍档案资料无法在“全国中小学生学籍管理系统”中提取。此外，现有的电子学籍系统也存在着导出的表格种类少、数据的导入功能不够强大，筛选、分类等功能缺乏等自身的硬伤。这些都需要我们在使用时加以改进和完善。

综上所述，初中学籍档案的信息化管理与利用之路任重道远。为了更加深入实现初中学籍档案的信息化管理与利用，除了提高学籍档案管理人员的业务能力，建立高素质的学籍档案管理队伍外，学校各科室的协作奋进，教育主管部门和学校的共同发力、齐头并进也是不可或缺的。多方努力，相互促进，势必能够促进初中学籍档案信息化管理与利用实现科学化、系统化和规范化，让学籍档案信息化为建设现代化中学贡献力量。