住房保障档案收集工作存在的问题及对策

毛晓晨

金华市住房保障服务中心

住房保障档案是住房保障管理机构在业务工作中形成的、有保存价值的文件材料。这些档案不仅使保障房和保障对象有全面、准确的“身份”信息，而且为保障房的申请审核、分配、监管、维修、退出等管理工作提供了服务和依据。加强住房保障档案收集工作是规范管理住房保障档案，发挥住房保障档案凭据性和支撑性作用的基本前提。

1 住房保障档案收集工作中存在的问题

1.1 收集制度执行不到位

以笔者所在的金华市住房保障服务中心为例，在2014年中心业务档案室成立前，由于工作人员流动性大，档案意识薄弱，中心制定的业务档案管理制度不完善且执行不够到位，一部分住房保障档案，如申请人及家庭成员的身份户籍有效信息复印件、申请审批表、租赁合同等出现缺失，给后续的工作带来了一定的不便。

1.2 归档范围已显陈旧

随着住房保障制度的不断完善，住房保障对象审查管理日趋规范，违规违约户数量增多，同时产生了大量的诉讼、行政复议等材料。但住建部2012年出台的《住房保障档案管理办法》并未对此类材料做出规定，难以用于指导现有住房保障档案的收集范围，无法满足目前住房保障管理工作的具体需求，在一定程度上影响了住房保障档案收集工作。

1.3 档案信息化建设滞后

“最多跑一次”“无证明城市”改革政策的实施，简化了住房保障业务流程，给用户带来了极大的便利。但随之而来的是对住房保障档案收集工作要求的提高，中心不仅需要做好传统载体住房保障档案材料的收集，也要及时收集通过政务服务系统提交的相关材料和证照的数字档案，但这部分数字档案却难以有效归档，往往造成住房保障对象档案不齐，无法及时更新其变化信息。

2 做好住房保障档案收集管理工作的对策

2.1 明确档案收集范围

结合当前住房保障工作的需求和特点，对中心现行的档案管理办法进行修订，进一步明确住房保障档案的收集范围。如按照住房保障对象档案、日常动态监督管理材料、房屋及配套设施设备维护维修材料等3种类型，将申请人申请审批表、审核材料、实施保障材料、身份户籍证明、授权书、租赁合同、房屋移交查验表、日常动态巡查监管材料、年度审核材料、房屋维修材料等应归档的文件材料格式化、清单化。同时，还应参照《人民法院诉讼档案管理办法》等相关规定，新增法院诉讼、行政复议等档案的收集范围。

2.2 强化归档制度的执行

中心档案室工作人员要全面掌握各科室的业务工作流程和文件材料的形成规律，向各科室工作人员进行档案管理业务交底，使其了解哪些文件材料应该移交、怎么移交，确保收集的业务文件材料符合规范要求。各科室在工作完毕后3个月内对形成的文件材料及时收集、分类，以户（一户一档）为单位，经初步整理移交给档案室，档案室对所有归档文件材料进行清点、核对，并履行交接手续，对不符合要求的，应当责成相关科室补充完善。

2.3 加强电子归档文件的收集

中心档案室应结合最新的住房保障业务网上办理流程要求，梳理在网络系统上提交、流转和办理的住房保障业务相关电子文件种类，通过统建系统或自建系统的归档模块，及时将住房保障业务电子文件加以归档，并与现有用户的传统档案数字复制件进行关联，以保障住房保障档案的完整齐全。

3 结语

作为一项民生工程，政府对保障性住房的建设力度不断加大，住房保障档案管理既要满足保障人民群众住房需求供给的要求，也要适应政府提升住房保障监管水平的需要。在数字化改革的背景下，认真做好住房保障档案的收集工作，推进住房保障档案管理高质量高水平发展。