医疗机构疫情防控档案网格化管理实践探析

2018-01-24李文娟

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2018年0期

李文娟

宁波市妇女儿童医院

2020年年初暴发的新冠肺炎疫情是新中国成立以来，传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的重大突发公共卫生事件。医疗机构疫情防控档案是医疗机构在党和政府的领导下，开展新冠肺炎疫情防控、病患救治和相关科研攻关过程中形成的宝贵资料，不仅有利于促进公共卫生防控体系的完善，同时对于病原学、流行病学学术研究发展也有重要的意义。它更是医疗机构全体职工凝心聚力抗疫、舍身逆行守护的见证，是医疗机构文化和精神的重要组成部分。

1 医疗机构疫情防控档案的特点

1.1 形成主体较多

医疗机构疫情防控档案不同于一般档案，涉及面较广，分布在每个医疗机构场所，涉及人员除了职工、外包人员、病患，还有社会相关人士。如职能科室会形成疫情防控制度文件、预案流程、培训等文件材料，临床一线会形成医疗救治文件材料，等等。

1.2 档案类别复杂

医疗机构由于其特殊性，形成的新冠肺炎疫情防控档案类别较为复杂，从专业领域上可以分为临床医学、预防医学、管理学、社会学等，从呈现形式上可以分为纸质档案、电子档案、实物档案等，给档案分类带来一定的困难。

1.3 时间跨度大

虽然目前疫情已进入常态化防控，但何时结束，政府和学界尚无定论。医疗机构时刻面临疫情的反复，时刻面对疫情应急管理，病患的收治和科研的攻关也一直在进行，疫情防控文件材料持续产生，需要长期加以收集和管理。

2 医疗机构疫情防控档案网格化管理实践思考

我院作为早期疫情防控的儿童新冠肺炎定点收治医院，严格按照卫生健康主管部门各项要求，修订疫情防控制度流程，开设发热门诊、留观病区、隔离病区及独立诊区，筹建新冠肺炎实验室。自疫情发生以来，共收治确诊患儿3名，阳性无症状感染患儿2名，均顺利康复出院。同时，院方还派出8名医务人员驰援武汉，1名检验人员增援北京、河北核酸检测，10余名医护人员支援外院隔离病房和机场核酸采样任务。本院的疫情防控档案工作借鉴了网格化管理的方法，较好地实现了疫情防控档案规范化管理。

2.1 建立档案网格体系

疫情发生初期，我院便成立了疫情防控档案专项小组，制定了疫情防控档案应急归档制度。将全院以科室为单位分为若干个网格，每个科室一个网格，一个网格设一名网格员。党政综合办（下设综合档案室）作为牵头科室，主动与各网格员对接疫情防控档案的收集、保存、管理、归档，网格员负责本网格的档案工作。

2.2 加强网格协作和培训

为了方便联系，实时有效沟通，本院建立了档案网格员钉钉群。党政综合办通过钉钉群对网格员进行培训，明确了新冠肺炎疫情防控档案归档的范围、内容、年限、档案类型、要求等，由各网格员对本网格的其他人员进行培训，将关口前移，加大疫情防控档案的收集和归档的力度，确保档案应收尽收、应归尽归。同时，对于存在的问题和疑问，由专职档案管理员进行解答。

2.3 强化网格收集

每个网格根据职责和工作内容各司其职，如基建科负责收集留观病区、隔离病区改造过程中的设计方案、施工方案、工作流程等文件材料；设备科负责收集新冠肺炎疫情防控设备、医疗物资采购和供应档案等；病案统计科负责收集医疗救治档案等；宣传统战科负责收集舆情宣传档案等。各个网格的针对性收集，较好地保证了疫情防控档案的归档率。

2.4 实行网格考核机制

由于新冠肺炎疫情的特殊性和长期持续性，疫情防控档案的归档时间为定期与不定期相结合，常规每周归档一次，对于重要的、实时性强的档案则要求随时归档。综合档案室专职档案管理员对档案归档情况每周通报，不仅强化了全院归档的意识，也对不按时归档的行为进行了警示，还对不规范的归档档案进行了公示和解读，以达到逐步提高归档质量的目的。