加强照片档案管理的实践探析——以嘉兴市农业科学研究院为例

张丽萍

嘉兴市农业科学研究院

2016年是嘉兴市农业科学研究院（以下简称“嘉兴市农科院”）建院60周年，为配合做好院志暨60周年纪念册（1956—2016）编纂和展厅建设工作，嘉兴市农科院档案室对室藏照片档案进行梳理，分析存量照片管理存在的问题，启动以补救措施为主的规范化整理工作。

1 存量照片档案管理存在的问题

1.1 归档质量不高

（1）收集不齐全。室藏纸质照片档案的年度范围为1957年至2002年，其中有关于本院重要历史事件和重要专题的照片缺失现象较为严重，多数照片也没有按底片、照片、照片说明配套归档，且底片与照片数量存在不对应的情况。

（2）归档重复率高。室藏纸质照片在归档时未做筛选，常见多张内容相近的照片，存在大量的重复归档。该种情况同时也存在于2002年以后产生的数码照片档案中，相关照片的形成人员往往是将所有照片往文件夹一放，直接以原始状态归档。

1.2 整理不规范

（1）未按规范入册。纸质照片未按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）的要求，分别进行底片、照片的规范化整理。室藏底片以完整一卷的状态放置，未做编号、登录底片号和入册；室藏照片部分入册、部分散放在冲印袋中，均未做编号、填写照片说明和编制目录。

（2）著录信息缺失。部分纸质照片由于年代久远，照片附加信息较少；数码照片则由于归档部门移交时未编写照片文字说明等原因，导致档案室在对数码照片整理时，无法完整著录每张甚至每组照片档案的信息。

1.3 保管条件不达标

纸质照片和底片的保存需恒温、恒湿环境，需定期抽检并采取补救措施等，但本院现有纸质照片档案保管环境较差，底片、照片保存在简易的密闭容器内，达不到保存要求，致使部分照片已出现泛黄褪色、底片变质等问题。

2 存量照片档案的补救措施

2.1 收集、补充照片档案

为做好院志编纂和展厅建设工作，院档案室工作人员先后走访了多位老专家、老同志及单位旧址所在地，还向全体退休、在职职工发出老照片征集倡议，如愿收集到了一部分历史事件、重要人物的信息和老照片，一定程度上弥补了原先纸质照片档案收集不完整的缺陷。本院数码照片出现的时间相对较晚，因此收集、补充工作的难度稍小，通过全院征集、相关条线分头提供等方法，也收集到了一系列照片和相应的文字素材，提升了数码照片档案的齐全性和完整性。

2.2 对照片档案进行规范整理

纸质照片总量不多、年代已久，本次整理不做鉴定，全部入档。

第一步是考证照片信息。据有限的原始信息如少量照片背面手写的文字，结合照片内容、冲印年份、照片存放位置，通过查阅文书档案、咨询退休职工等方式考证出年份、事由等信息。

第二步是对照片进行分类、排序。先按照时间阶段把纸质照片分为3类，在此基础上再按事由结合时间进行分组、排序，无从考证信息的，按张编号、不分组。

第三步是对照片进行编目。由于不少照片档案缺失文字说明，著录项只能从简录入、能录尽录。即对留有字样的照片，照实录入信息；对退休职工回忆的信息，经文书档案等查证后，予以录入；对无法考证信息的照片，仅录入序号、推测年代等项目。

2.3 开展照片档案数字化加工

对室藏所有纸质照片进行数字化扫描，并按编号存入照片文件夹。由于纸质照片普遍清晰度不高或尺寸较小，为了保证数字化质量，在扫描时优先采用扫描仪的最大分辨率1200 dpi。本次数字化加工共扫描照片950余张，为今后本院照片档案的数字化管理打下了基础。

3 进一步加强照片档案管理的对策建议

3.1 强化组织领导和制度建设，提升归档质量

除做好存量照片档案的补救性工作，对档案室来说，更重要的是做好增量照片档案的规范化管理。为此，一要加大档案工作的宣传力度，特别是提升全院干部职工主动收集、主动归档的意识。二要完善本单位的照片档案管理制度，按照最新的照片档案管理规范和标准，进一步明确照片档案的收集范围和归档要求，不断强化规章制度的执行力，提升照片档案质量，使照片档案内容完整、内涵丰富，能够有效反映本单位发展轨迹。

3.2 重视数字资源建设，建立具有特色的照片档案库

在照片档案的数字化管理中，要特别重视照片档案资源建设，着力建立独具特色的照片档案库，以更好地服务本单位的中心工作。就嘉兴市农科院而言，科研人员田间工作足迹、选育的农作物品种田间长势、南繁精神的传承等，都可作为特色专题，应在照片档案管理的各个环节加以重点关注，及时收集并建立相应的专题数据库。

3.3 持续做好开发利用，发挥照片档案价值

要继续充分挖掘、发挥照片档案的多种价值。一是加强照片档案的编研工作，编辑印刷各类宣传册，服务本单位的对外宣传和对外交流活动。二是做好照片档案的展览工作，在为单位展厅提供高质量的展出照片之外，还应积极组织开展专题照片展等活动，进一步彰显照片档案的价值。