国有企业如何做好人事档案管理

2018-01-24黄雪微

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2018年0期

关键词：规范性完整性办公

黄雪微

永嘉县档案馆

人事档案是客观记载和反映了该文件人的个人经历，德、能、勤、绩、廉表现及成长轨迹的文字材料。人事档案工作是组织人事部门工作中的一个重要部分。做好人事档案管理，是做好人事管理工作的基础与前提，在国有企业改革和发展中具有举足轻重的作用。

1 国有企业人事档案管理存在的问题

1.1 国有企业人事档案材料欠缺完整性和规范性

笔者调查了本县内一家国有银行、一家国有投资集团、一家水利部门下属的集团的人事档案管理，虽各企业人事档案管理部门的材料内容均有所不同，但很多必要的档案材料却没有收集归档。比如工作多年的同志，1999年版本的履历表没有填写；学历材料归档不充分；许多入党材料不归入人事档案。考核材料、工资材料和入职任免材料都存在着不完整的现象。

1.2 国有企业人事档案内容所表达的信息可信度不高

这也是第一点所提及的档案完整性和规范性的欠缺所衍生的问题之一。由于欠缺完整性和规范性，许多档案的内容所表达的信息极不清晰，许多主要材料的信息填写出现先后完全不一致，这也给依靠人事档案进行招聘的单位出了不小难题。加之，因为人为原因，篡改人事档案的现象也时有发生，人事档案的可信度进一步降低。

1.3 国有企业人事档案信息化水平低

当前，人事档案管理信息化已经成为一种管理的重要手段。然而，纵观县内国有企业，没有一家人事档案管理采用数字化，大多部门仍旧拘泥于传统的纸质办公模式和纸质档案整理，这不仅使得各地之间的档案联网不健全，而且影响办公效率。如何推进人事档案管理工作的网络办公化以及如何提升人事档案管理工作效率也应当列为我们需要解决的问题之一。

2 国有企业人事档案管理存在问题的解决对策

2.1 加强对人事档案管理的认识，完善档案管理功能

在大部分人的传统观念中，企业最重要的事就是追求经济效益，至于行政尤其是档案管理工作被认为是闲职，是无关紧要的，人事档案管理工作也没能得到应有的重视。针对此问题，笔者认为，应当加强对人事档案管理的宣传，使全体职工认识到人事档案对个人的重要性，认识到人事档案关系到一个人在社会中的身份问题，是每个公民一生中最为重要的文件之一。随着人员变动越来越频繁，加强人事档案管理工作更为艰巨，这对于人事档案管理者不失为一个巨大的挑战。人事档案管理部门必须加强对人事档案管理者的业务培训，例如：提升人事档案管理者的法律意识，减少人事档案管理工作中的失误，完善档案功能。

2.2 规范档案管理收集流程，促进档案完整性和规范性

人事档案是一个人一生活动轨迹的所有信息的综合体，应当完整地体现一个人的方方面面，所以，人事档案的收集十分重要。国有企业的档案管理者应当及时定期地对散落在单位和个人手中的档案进行收集，责成本人或有关部门对存在不足的档案进行补充。尤其是近年来，全县所有企业人事档案“全覆盖”工作的展开，档案监管部门的管理力度的不断加大，档案收集出现了一个非常好的趋势。档案的完整性和规范性得到极大的保证。

2.3 加大对人事档案内容的甄别，做到档案内容真实可信

相对于机关事业单位，国有企业单位的人事档案管理起步要迟得多，要求也宽松得多，造成了企业人事档案内容的不完整和可信度低。因此，在收集人事档案材料的同时，档案管理人员应当甄别材料所记载信息的真伪。在档案整理的同时，对个人全部档案的信息开展专项审核，做到“三龄两历一身份”的认定。此项工作涉及面广，关系到全体干部职工的切身利益。对专项审核中的各种问题一一进行核实、校正，并在本人认可的情况下，对“三龄两历一身份”一一固定下来，直接提高了档案的真实可信性

2.4 增加对基础设施的投入，加快人事档案管理的信息化建设

随着国有企业的不断改制和员工福利等方面的不断变动，人事档案的使用频率越来越高。但是，就我县现状来看，许多人事档案管理工作没有得到应有的重视。加强对基础设施的投入，改善人事档案保管条件，是十分重要的事。随着第三次科技革命的伟大胜利，互联网开始逐渐代替纸质办公成为主流。因此，对人事档案进行数字化管理，做到人事档案全面扫描，引进高科技办公，强化业务和科技培训，是提升人事档案管理办事效率的不二法宝。