新冠医疗救治定点医院疫情防控档案收集工作的若干思考

童可颖

宁波市妇女儿童医院

新冠肺炎疫情是新中国成立以来传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件。宁波市妇女儿童医院作为宁波市新冠肺炎儿童医疗救治定点医院，在新冠肺炎疫情防控中发挥了积极作用，在疫情防控档案收集方面也做了大量工作。笔者根据该院工作实际，结合疫情防控档案收集工作的特点，就新冠医疗救治定点医院疫情防控档案收集工作谈几点思考。

1 新冠肺炎疫情防控档案收集工作的特点

1.1 新冠肺炎疫情防控档案非常重要和档案收集意识不强并存

新冠肺炎疫情防控档案不仅反映了医院战“疫”进行时各条线的工作情况，更包含了新冠肺炎儿童救治的诊疗方案、临床经验等重要医学资料，对之后的疫情研究有着较高的借鉴价值。新冠肺炎疫情防控档案收集工作是宁波疫情防控工作的重要组成部分。

不同于成年患者，14岁及以下的儿童患者配合度不高，情绪不稳定，尤其是医院隔离病房收治的最小确诊患者仅13个月大，需要医务人员花费更多的时间和精力。在这种形势下，部分医务人员特别是一线人员认为医疗救治是当前唯一重要的工作，常以“不合时宜”“分身乏术”等理由拒绝配合档案收集工作。同时，医院往往容易忽略对疫情防控档案工作的部署，使得收集工作缺乏制度保障，收集流程不清晰，人员不明确。

1.2 新冠肺炎疫情防控档案种类多样和收集工作经验缺乏并存

一方面，作为医疗救治定点医院，宁波市妇女儿童医院的新冠肺炎疫情防控档案种类更多样。在疫情防控过程中，医院产生了大量珍贵的第一手资料，除了上级部门关于防控工作下发的各项政策法规文件、医院召开的各种防控工作会议材料、开展防控工作形成的应急预案、医疗物资保障、社会捐赠、政府表彰、舆情宣传等内容，更包含了对未来突发公共卫生事件具有重要借鉴作用的资料，如救治过程中形成的诊疗技术方案、用药推荐方案、临床诊疗记录、科学研究成果，定点医院在改造升级过程中形成的设计方案、施工方案、工作流程，等等。这些档案内容丰富、种类齐全，基本涵盖了医院档案的所有类目。

另一方面，医院缺乏疫情防控档案的收集经验。新冠肺炎疫情暴发突然且传播力强，相比于之前“非典”、手足口病、流感等疫情的防控工作，这次医院需要应对更多不确定的因素。对于首次成为医疗救治定点医院的市妇儿医院而言，档案收集过程可谓是摸着石头过河，在摸索与学习中进行。同时，医院外派人员无法完整系统地收集档案。2020年市妇儿医院两次派出医务人员紧急驰援武汉，派出检验人员赴北京开展核酸检测支援任务。这些临时组织大多未设立专职的档案人员，而医务人员身处战“疫”一线，因任务繁重、环境不允许等原因，无法收录档案资料。

1.3 新冠肺炎疫情防控工作任务繁重和档案人员业务能力欠缺并存

新冠肺炎疫情发生突然、传播迅速的特点决定了医疗救治定点医院在短时间内需要完成大量的工作。市妇儿医院迅速成立了以医疗救治为核心的应急处理机制，将医院隔离病房改造、医疗救治队伍组建、医务人员应急流程培训、院内感染预防培训、医疗设备紧急添置等作为工作重点。医院医务人员的工作任务非常繁重。与此同时，新冠肺炎疫情防控档案类目齐全、内容丰富，载体形式也有文字、图表、照片声像、实物、电子文件等多种，加之医疗救治定点医院在疫情防控中所形成的档案比其他单位更专业，这些都对档案工作提出了更高的要求。档案员需要具备较强的医学专业知识储备，并对纷繁复杂的疫情防控档案资料有分门别类的科学处理能力。但医院档案室工作人员大多为护理人员半路出家，缺乏档案专业人才。

2 新冠肺炎疫情防控档案收集工作的思考

2.1 建章立制，落实工作责任

构建合理完善的档案应急机制对于疫情暴发等非常态时期下的档案工作有着巨大作用。

首先，医疗救治定点医院的领导层必须将档案管理工作要求纳入疫情防控总体部署之中，组建由专兼职档案工作人员共同构成的疫情防控档案工作小组，确保档案收集工作与疫情防控工作同步开展。

其次，在档案收集工作中，必须压实岗位责任，将工作落实到具体的人。医院21个内设机构都应设立档案兼职工作人员，根据专职人员制定的收集范围清单、收集时限、移交步骤等制度做好科室档案收集工作。科主任在管理科室医疗救治的同时要承担科室档案工作的监督责任。

最后，由分管院领导进行把关，使用垂直管理体系确保疫情防控档案收集工作持续不断。

2.2 加大宣传，构建激励机制

医院应大力宣传疫情防控档案工作的重要性，让医务人员认识到档案收集对于未来疫情防控具有较高的参考价值和科研价值，且人人都可以成为档案的形成者。医院不仅可以通过钉钉、微信、内外网等平台向医务人员传达学习上级关于做好新冠肺炎疫情防控期间档案工作的文件精神，还可以建立有效的激励机制，比如将档案收集工作纳入医院综合目标管理考核中，并体现在科室的每月绩效里，对在收集工作中有突出贡献的职工给予奖励，充分调动大家的积极性、主动性，确保收集到的档案资料更加完整与系统。

2.3 培训指导，提升业务能力

一是医院在档案收集工作中应主动寻求专业部门的帮助指导，邀请宁波市档案馆的档案业务专家对医院专兼职档案工作人员进行培训，对档案收集过程中遇到的问题给予指导和帮助。同时，医院可与市（区）档案部门进行合作，建立资源共享平台，达成双赢的局面。二是浙江省援助武汉抗击新冠肺炎医疗队与宁波市医疗队在结束工作后，对于产生的档案资料都进行了系统整理并汇编成册。医院可以借助他们的力量来补充援鄂资料，使疫情防控档案更加齐全完整。

2.4 建设专题，注重开发利用

作为抗击新冠肺炎疫情的“主战场”，医疗救治定点医院更要对收集到的珍贵资料进行科学管理、充分开发与利用。筹划并建设专题档案数据库是疫情防控档案收集工作后重要且必要的一步，既有利于战“疫”档案的完整性和延续性，又便于之后的档案查找和利用。首先，医院疫情防控档案工作小组应结合新冠肺炎疫情特点构建专题库的基本框架，然后对收集的材料进行梳理、筛选和归档整理，并永久保存。其次，对于对未来防控工作借鉴性强的资料可进行专题研究，如医院儿科专家总结诊疗经验后在《柳叶刀 传染病》上发表的文章。最后，可委托档案外包服务机构根据专题库内容对档案进行扫描，实现新冠肺炎疫情防控档案的数字化与信息化。

目前，疫情防控工作还未结束，战“疫”档案的收集工作仍将继续。宁波市妇女儿童医院在不断加强疫情防控档案收集工作的同时，将对档案进行科学合理的管理与利用，最大限度地发挥医疗定点救治医院的档案价值，为今后医院乃至党委、政府应对突发公共卫生事件提供可查阅、可借鉴、可利用的宝贵资料。