高速公路建设项目档案管理的实践与思考

刘亚玲，毛一忻

杭金衢高速公路拓宽建设指挥部，浙江交工集团股份有限公司大桥分公司

杭州（红垦）至金华改扩建工程是浙江省委、省政府扩大有效投资和下大力气缓解交通拥堵的重点项目，项目全长150.812公里，批复概算为90.39亿元，于2005年启动项目前期，2018年9月全线通过交工验收。从项目开工建设到竣工验收，杭金衢拓宽指挥部（以下简称“指挥部”）始终把“三个同步（同步检查、同步管理、同步验收）”作为本项目工程档案管理的工作原则和目标，在工程建设过程中能够及时做好工程档案资料的收集和规范管理，为工程竣工档案的编制和利用奠定了良好的基础。

1 具体的做法

1.1 建立项目档案管理制度

指挥部按照国家、省有关档案管理办法及法律、法规，结合改扩建工程的实际，编制下发了《杭金衢高速公路改扩建工程项目档案整理及管理办法》，对改扩建工程项目档案的形成收集、保管利用、整理归档以及竣工文件编制、交接验收等工作做出相关规定，提出具体统一的要求。

1.2 强化项目档案安全保障

指挥部在改扩建工程建设之初即建立了项目档案管理领导小组及职能部门，配备了专职档案人员，负责项目档案管理工作，加大了工程档案安全管理力度。同时，指挥部建立了临时档案室，并将临时档案室的建设纳入项目部（监理办）驻地建设中，项目建设期间各施工、监理单位均建立了临时档案室，使整个项目档案保管相对集中、统一，保障了项目档案实体管理安全。

1.3 加强项目档案业务培训

指挥部结合工程进展情况、工作检查中发现的问题每年不定期组织档案管理培训班，指导参建单位档案管理人员做好建设项目资料的收集整理、竣工资料的编制、项目音像和电子资料的收集整理等，着力提高档案人员的业务素质。

1.4 引进专业档案服务团队

聘请第三方档案咨询服务单位对指挥部的档案收集、整理、数字化备份、归档等进行指导服务，并参与对各施工、监理单位档案管理工作的检查与指导，结合工程进展情况及存在的问题，开展有针对性的培训、指导，确保项目档案管理规范。

1.5 同步开展监督检查

将各施工、监理单位内业资料完成情况列入项目立功竞赛考核指标中，制定相应的奖惩措施，在每季度考评时，对资料的完整性、有效性、及时性、规范性等进行检查，确保整个项目工程档案检查与管理同步。

2 存在的问题

本项目的档案至2020年12月底已全部整理归档（不含地方征迁资料），形成约2.3万余卷电子档案，备份、入库、上架工作完成，达到验收要求。分析项目档案管理全过程，发现工作中还存在着以下问题：

一是参建单位重进度、轻资料，现场资料形成不及时，部分资料后补，甚至存在项目完工后补资料的现象，造成竣工资料编制进度缓慢、个别资料与实际不符或遗失等现象。

二是指挥部在档案管理方面对参建单位未事先做合同、资金上的约束，在管控措施的落实上显得心有余而力不足。

三是建设单位的工程技术人员不懂档案资料的管理，工地的资料员既对工程施工不熟悉，又对资料规范不熟悉，项目委托档案咨询服务单位常驻档案员不懂高速公路建设项目专业知识。

四是档案数字化备份缺乏深度，不便于后续的档案利用。

3 改进的措施

3.1 提升项目档案管理意识

建设单位要做好《档案法》的宣贯工作，增强高速公路建设领域从业人员的档案意识，特别是要切实增强工程项目负责人的档案意识，使其能够把档案管理纳入项目建设程序，与项目建设同步推进。

3.2 推行项目档案合同管理制

将建设项目档案管理工作纳入招标文件、合同条款中，专门明确竣工档案（文件）编制费用和人员、标准、完成时间等要求，并设立一定比例的竣工档案保证金（抵押金），使各参建单位能够自觉做好项目档案管理工作。

3.3 加强项目档案管理人才队伍建设

首先要保持建设项目档案管理岗位的稳定性，各参建单位都要配置专职的档案管理员，项目建设过程中不得随意变更。其次要加强对档案管理员的素质教育和技能培训，档案管理人员不仅要懂档案管理知识，也要懂项目建设相关知识。

3.4 加强项目档案信息化的深度开发和推广运用

积极贯彻落实国家电子文件“单套制”政策，探索做好电子档案从“双套制”向“单套制”的转变，推进存量档案的数字化和增量档案的电子化工作，提升档案工作效能，方便建设项目档案更好地服务后续营运管理、养护、改扩建等工作。

4 结语

综上所述，高速公路建设项目档案在高速公路项目建设、营运、养护中发挥了积极作用。要通过增强档案意识、强化合同管理、加强人才建设和信息化应用改进高速公路建设项目档案管理工作，实现高速公路建设项目档案管理效率和质量的提升。